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    Faire un signalement d'Amorçage des Données Variables (ADV) dans EBP Paie Solution Autonome

    Mise à jour

    6 min 40 s

    Pour plus d'informations Métier sur le sujet, n'hésitez pas à consulter notre article dédié : Qu'est ce qu'un signalement Amorçage des données variables ?

    Attention
    Ce signalement n’est pas obligatoire et ne se substitue pas aux formalités en vigueur auprès des organismes et administrations concernés y compris la DPAE. 
    De plus, il est à émettre uniquement pour un individu, il faudra donc faire autant de signalement ADV que de salariés concernés.

    Source

    Fiche DSN Info 2117

    Mise en place dans le logiciel

    Installation de la dernière version du logiciel

    La mise en place de cette procédure nécessite d'avoir votre version et votre paramétrage à jour.

    Retrouvez nos articles :

    -  Vérifier la version de ma solution Autonome

    -  Vérifier le paramétrage dans ma solution Autonome

    Avant toute mise à jour, nous vous invitons à faire une sauvegarde de votre dossier de paie, via le menu Outils Sauvegarde.

    Effectuer un signalement ADV initial

    Etape 1 : Générer un signalement ADV initial

    Allez dans la fiche salarié et cliquez sur Générer le SADV.

     

    mceclip0.png

     

    A noter que l’action est grisée à la création d’une fiche salarié qui n’est pas enregistrée.

    Vous pouvez également faire le signalement depuis :

    • La tuile Gérez vos Salariés en faisant un clic droit sur le salarié concerné.

    mceclip0.png

    • Le menu Préparez vos Déclarations > Signalements > Ajouter > Amorçage des Données Variables.

    mceclip1.png

    Ces 3 accès vous renvoient vers la déclaration du signalement.

     

    mceclip2.png

    Etape 2 : Préparation du signalement ADV

    La fenêtre ci dessous s’ouvre :

     

    mceclip3.png

    • Sélectionnez votre salarié concerné dans Salariés, si vous êtes passé par le menu Préparez vos Déclarations > Signalements > Ajouter > Amorçage des Données Variables.
    • Renseignez le motif du signalement ADV dans Nature de l'événement déclencheur du signalement, si vous souhaitez envoyer un autre motif que le 01 - Embauche d’un individu

    Explication et utilité des différents motifs du signalement 

    01 "Embauche effective de l'individu"

    Ce motif permet de : 

    • Récupérer le dernier taux de Prélèvement à la Source (PAS) du nouveau salarié
    • Initier le processus d’affiliation au contrat santé/prévoyance/retraite supplémentaire de l’assuré

    Pour cela, ce signalement est à faire au moment de l’entrée effective d’un nouveau salarié dans l’entreprise ou au démarrage d’un autre contrat de travail pour un salarié bénéficiant déjà d’un contrat de travail dans cette entreprise (ex : cas de deux temps partiels).

     02 "Embauche de l'individu suite à une mutation"

    Ce motif permet de : 

    • Récupérer le dernier taux de Prélèvement à la Source (PAS) du salarié muté
    • Récupérer les données relatives au(x) dernier(s) contrat(s) connu(s) du salarié muté déclaré dans la dernière DSN mensuelle reçue et valide par l’établissement d’origine
    • Initier le processus d’affiliation au contrat santé/prévoyance/retraite supplémentaire de l’assuré
    • Le cas échéant d’assurer la continuité des droits précédemment ouverts (cas du salarié couvert par le même contrat collectif avant et après mutation) sans application à tort d’une période de carence

    Pour cela, ce signalement est à faire au 1er jour de présence effective du salarié dans l’entreprise.La situation doit correspondre à une mutation du salarié dans un autre établissement, sans rupture du contrat de travail.

    03 "Fin de dispense d'affiliation"

    Ce motif permet de : 

    • Initier le processus d’affiliation et simplifier la gestion du contrat santé/prévoyance/retraite supplémentaire de l’assuré et ce, de manière réactive.

    Pour cela, ce signalement est à faire dès que le salarié ne bénéficie plus d’une dispense d’affiliation au contrat collectif obligatoire. 

    04 "Changement des paramètres salarié du contrat collectif prévoyance, santé complémentaire, retraite supplémentaire”

    Ce motif permet de : 

    • Assurer la continuité des droits et simplifier la gestion du contrat santé/prévoyance/retraite supplémentaire de l’assuré

    Pour cela, ce signalement est à faire dans les cas suivants:

    • Changement des conditions du contrat de prévoyance du salarié
    • Changement de code population de rattachement du salarié
    • Changement de situation du salarié (situation familiale, données administratives du salarié, nombre d’enfants à charge, changement d’un nombre d’ayants-droit)
    • Changement des conditions contractuelles de l’entreprise (changement de référence contrat, et/ ou de code option et/ou de code population)
    • Reprise suite à suspension temporaire du contrat de travail (à ne pas confondre avec une fin de dispense d’affiliation)
    • Remplacement de la liste des ayants droit

    05 "Transmission de l'ensemble d'une population à affilier à un nouveau contrat (individu faisant partie d'une population à affilier à un nouveau contrat)"

    Ce motif permet de : 

    • Assurer la continuité des droits et simplifier la gestion du contrat santé/prévoyance/retraite supplémentaire de l’assuré

    Pour cela, ce signalement est à faire en cas de :

    • Souscription d’un nouveau contrat complémentaire par l’entreprise
    • Changement d’organisme complémentaire ou de délégataire de gestion

    06 "Appel de taux de PAS pour un individu non salarié"

    Ce motif permet de :

    • Récupérer le dernier taux de Prélèvement à la Source (PAS) de l’individu non salarié.

    Pour cela, ce signalement est à faire avant le versement de sommes à un tiers, qui n’est pas lié à l’établissement par un contrat de travail.

    07 "Changement de tiers déclarant ou changement de logiciel déclaratif"

    Ce motif permet de :

    • Récupérer le dernier taux de Prélèvement à la Source (PAS) du salarié,
    • Récupérer les données relatives au(x) dernier(s) contrat(s) de travail connu(s) du salarié déclaré dans la dernière DSN mensuelle par l’établissement.

    Pour cela, ce signalement est à faire en cas de changement de tiers-déclarant ou de logiciel déclaratif.

     

    • Cliquez sur Préparer.

    L’Exercice et la Période sont paramétrés par défaut sur le mois en cours. Au besoin, ces données sont modifiables.

    À noter :

    En cas de non sélection d’un salarié, vous ne pourrez pas générer le signalement :

     

    mceclip5.png

    En cas de non sélection d’un motif, la préparation du signalement sera bloquée :

     

    mceclip6.png

    Attention : Si un salarié bénéficie d'un forfait annuel en jours inférieur à 218 jours, conformément aux dispositions de sa convention collective, vous devez renseigner manuellement les valeurs dans le signalement ADV, au niveau des rubriques S21.G00.40.012 et S21.G00.40.013

    Lorsque le signalement est généré, le processus est identique aux autres déclarations :

    • Contrôlez votre signalement et faites les corrections le cas échéant
    • Enregistrez votre signalement
    • Envoyez votre signalement en cliquant sur Dépôt Manuel ou Télétransmettre

    mceclip0.png

    Pour rappel, le fichier définitif généré via Dépôt Manuel doit ensuite être déposé sur le site net-entreprises.

     

    Attention 
    Cette étape est d'autant plus importante car il est impossible de faire un signalement "Annule et Remplace".

    Rappel sur le type du fichier à déposer

    Comme pour toute déclaration, pour envoyer votre signalement ADV, vous avez 2 choix d'envoi :

    • Test : le fichier préparé est provisoire et contrôlé mais non envoyé aux organismes.
    • Réel : un fichier est définitif. Il sera transmis et déclaré officiellement aux organismes.

    Une fois ce choix effectué, cliquez sur OK.

    L’écran suivant vous indique le chemin de génération du fichier.

    Le fichier généré précédemment doit ensuite être déposé sur le site net-entreprises.

    Une fois le signalement terminé, vous le retrouvez dans Préparez vos Déclarations > Signalements > Amorçage des Données Variables.

     

    mceclip1.png

    Effectuer un signalement “Annule”

    Dans le cas où vous avez fait un signalement à tort (signalement fait sur le mauvais salarié), vous devez effectuer un signalement Annule.

    Pour ce faire, ouvrez le signalement que vous souhaitez annuler et cliquez sur Annule.

     

    mceclip2.png

    Lorsque le signalement est généré, le processus est identique au signalement initial :

    • Contrôlez votre signalement et faites les corrections le cas échéant
    • Enregistrez votre signalement
    • Envoyez votre signalement en cliquant sur Dépôt Manuel ou sur Télétransmettre.

    Vous pouvez également le générer en faisant un clic droit dans la liste des signalements.

     

    mceclip3.png

    Signalement “Annule et Remplace”

    Le signalement “Annule et remplace” est interdit et inexistant dans la norme.

    Dans le cas où vous avez fait une erreur dans votre signalement (sur le motif notamment), vous devez :

    1. Faire un signalement Annule de votre signalement concerné par l’erreur et le déclarer en réel sur Net Entreprise.
    2. Refaire le signalement initial.

    Faire un signalement ADV en masse

    Par principe, le signalement ADV est à émettre uniquement pour un individu, il faut autant de signalement ADV que de salariés concernés.

    Pour autant, lorsque plusieurs salariés ont le même motif (voir explication de l’étape 2), il est possible de faire un signalement en masse. 

    Pour ce faire, il convient d’aller sur la liste de vos salariés et de sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez faire des signalements de même motif.

    Faites un clic droit et cliquez sur Création en masse des signalements ADV :

     

    mceclip4.png

    L’assistant s’ouvre sur la page de Bienvenue.

     

    mceclip12.png

    Cette page présente la fonctionnalité de cet assistant.

    Cliquez sur Suivant.

     

    mceclip5.png

    Cette page liste les salariés choisis au lancement de l’assistant.

    Si la liste vous convient, cliquez sur Suivant et vous arriverez sur la page 3/4.

    Si vous devez ajuster cette liste, cliquez sur Modifier et modifiez la liste des salariés via la fenêtre ci dessous :

     

    mceclip6.png

    Si vous souhaitez enlever un salarié de la liste des salariés sélectionnés :

    • cliquez sur le salarié concerné dans l’encart Salariés sélectionnés et cliquez sur <

    Si vous souhaitez ajouter un salarié dans la liste des salariés sélectionnés :

    • cliquez sur le salarié concerné dans l’encart Tous les salariés et cliquez sur >

    Ensuite cliquez sur Suivant.

     

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    Cette page permet de choisir le motif des signalements ADV à envoyer.

    Sélectionnez le dans Nature de l'événement déclencheur du signalement.

    Vous pouvez ensuite cliquer sur Vérifier afin de contrôler certaines possibles incohérences entre le choix du salarié et du motif (voir exemple ci-dessous).

    Puis cliquez sur Lancer.

    Exemple de contrôle :

    Des salariés non mutés ont été sélectionnés pour faire un signalement avec le motif 02 - Mutation de l’individu sans rupture de contrat de travail.

    Le contrôle vous liste les salariés concernés :

     

    mceclip8.png

    Ce même contrôle est fait lorsque vous cliquez sur Lancer.

    Une fois le signalement lancé, vous arrivez sur la dernière page mentionnant que l’opération s’est terminée avec succès :

     

    mceclip16.png

    Cliquez sur Fermer.

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