Pré-requis :
- être inscrit à la PA Shine
- avoir mis à jour votre version EBP Gestion Commerciale version Plus (V25.6) / Devis-factures (V25.6) version Plus
- avoir activé les échanges (transmission)
- avoir paramétré les fiches tiers (adressage)
- avoir paramétré les documents de facturation
S’inscrire à la PA Shine
Pour envoyer émettre (envoyer) des factures électroniques depuis votre solution EBP Gestion Commerciale Plus / Devis-factures version Plus, vous devez être inscrit à la PA Shine.
Mettre à jour ma solution EBP Plus
Pour rappel : pour vérifier la version de votre solution EBP Plus, passez par le menu Mes paramètres et sélectionnez A propos. Vous devez être en V25.6 minimum.
Activer les échanges
Pour activer les échanges, passez par le menu Mes paramètres / Facture Electronique / Paramétrage. Cochez Activer la transmission :
Puis, cliquez sur Enregistrer les modifications et Fermer.
Paramétrer les fiches Tiers clients
Depuis la fiche Tiers (menu Clients I ventes / Clients I Prospects / Clients / Facture électronique), renseignez l’adresse de facturation électronique que votre client vous à fournit.
Pour rappel : Cette adresse est composée soit du SIREN (et éventuellement d’un Code suffixe) soit du SIREN + SIRET (et éventuellement du Code routage).
Vous pouvez trouver cette adresse de facturation électronique en faisant une recherche d’établissement. Si l’établissement est trouvé la fiche se renseigne automatiquement.
Créer une facture électronique
Depuis le menu Clients I ventes sélectionnez Documents clients puis cliquez sur le bouton Ajouter :
Renseignez les éléments de votre facture comme à votre habitude.
Ensuite, cliquez sur le nouveau menu Facture électronique :
- L'adresse de facturation électronique
Ce groupe reprend par défaut l’adresse du client définie dans la fiche tiers (client). Il est possible de la modifier ou d’en sélectionner une autre. En cliquant sur le lien Consultation annuaire vous avez accès à l’annuaire central qui regroupe toutes les adresses de facturation connues.
- Informations fiscales de conformité
Ce groupe permet de définir les éléments propres à votre client pour la conformité de la facture :
- La catégorie d’opérations correspond à la typologie de votre facture Livraisons de biens ou Prestations de services. La valeur est reprise par rapport à ce qui est défini dans les paramètres société (Paramètres / Société / Identification / Informations de TVA).
- Le paiement de la TVA correspond au paramétrage propre à votre entreprise Sur les débits ou Sur les encaissements. La valeur est reprise par rapport à ce qui est défini dans les paramètres société (Paramètres / Société / Identification / Informations de TVA). En revanche, dans le cadre de réforme de la facturation électronique, les factures d’acompte (et avoirs d’acompte) doivent être traitées selon le régime des encaissements pour la TVA même si le dossier est paramétré par défaut sur le régime des débits. De ce fait, à la création d’un document d’acompte, le paiement de la TVA est automatiquement sur les encaissements.
- Le motif d’exonération de TVA, si votre client y est soumis. Si un motif d’exonération est défini dans la fiche client, alors celui-ci est repris automatiquement. Le motif d’exonération de TVA peut aussi vous permettre par exemple de facturer des échantillon à 0 Euros.
- Le champ Mention à imprimer sur le document est en lien avec le motif d’exonération de la TVA. Si un motif est sélectionné, alors il doit apparaître sur la facture. La mention reprise est celle configurée dans les paramètres société. Ce champ vous permet d’avoir un aperçu de ce qui apparaitra lors de votre impression. Pour les avoirs, un groupe supplémentaire est affiché et concerne le Numéro des factures d’origine. Ce groupe est sous le groupe Informations fiscales.
Document interne
- Cette nouvelle option permet d'identifier un document de vente (facture, avoir, facture/avoir d’acompte) destiné uniquement à un usage interne. Il est conseillé d’utiliser cette option dans un avoir dont le document d’origine a été rejeté ou refusé. Par défaut, elle est désactivée. L’option n’est pas reprise lors de la duplication d’un document et le document avec l’option cochée ne peut pas être utilisé comme un document de référence d’une facturation périodique. Si votre logiciel EBP Plus est connecté à la Plateforme agréé Shine, lorsque l’option est activée, le document est transmis à la PA mais reste archivé et il n'est pas transmis à l'administration fiscale.
Contrôle de conformité avant validation et envoi
Afin de vous guider au mieux dans l’émission de vos factures électroniques (et d'éviter des rejets inutiles), plusieurs contrôles de conformité sont mis en place lors de la validation des documents :
- Les caractères spéciaux dans le numéro de facture sont ignorés.
- La présence des trois mentions légales obligatoires sont contrôlées (Pénalités, Forfait d'indemnité, Escompte).
- Le Siret et Nom de la société et pays du dossier sont obligatoires.
- Le nombre de caractères du numéro de TVA intracommunautaire client et vendeur sont limités à 18 caractères.
- Si un moyen de paiement de type Virement ou Virement SEPA est renseigné dans les échéances, la banque du dossier doit disposer d'un IBAN.
- Le document doit contenir au moins une ligne valorisée.
- Un document de vente Non conforme n’est pas validé.
Validation et envoi de la facture électronique
De nouveaux messages apparaissent à la validation de la facture selon la typologie de la facture :
- La facture est à destination d'une entreprise française : sa validation entraîne l'envoi automatique à la PA Shine, qui se charge de transmettre la facture au client final (grâce à l'adresse de facturation électronique que vous avez renseignée) ainsi qu'à l'Administration fiscale.
- La facture est à destination d'une entreprise étrangère ou d'un particulier (français ou étranger) : à sa validation, votre logiciel transmet les informations attendues à l'Administration fiscale via la PA Shine. L'envoi au client final reste à faire par vos moyens habituels. Un bandeau jaune d'information s'affiche dans l'entête du document après la validation (uniquement pour les factures à destination d’un particulier pour l’instant).
- La facture est à destination d'une entreprise publique : l'envoi est à réaliser via Chorus Pro *(transmission directe depuis votre logiciel si activée).*Un bandeau jaune d'information s'affiche dans l'entête du document après la validation.
Pour aller plus loin
Récupérez et Envoyez les statuts du cycle de vie des factures - Gestion Commerciale Plus
Focus sur la mention obligatoire : les motifs d'exonération de TVA
