Créer / Importer un client dans EBP Hubbix Gestion Commerciale

Temps de lecture : 2 min 40 s

 

Avant de commencer

 

Cet article a pour but de vous montrer comment créer un client.

À savoir, soit manuellement, soit en utilisant l'assistant d'import mis à votre disposition.

 

Créer une famille de clients

 

Avant de créer ou d’importer des clients, nous vous conseillons de créer des Familles de clients.

Cela facilitera :

- la constitution de votre base de clients ;

- ou votre import de clients, si votre fichier d’import contient déjà des Familles de clients.

Pour ce faire, cliquez sur le menu Clients, puis sur le sous-menu Familles de clients.

 

 

Cliquez ensuite sur .

Renseignez :

• le Libellé (champ obligatoire) ;
• le Taux de remise (si vous souhaitez en mettre un) ;
• les Conditions de règlement (si vous souhaitez en ajouter).

Puis, cliquez sur Enregistrer.

 

 

Créer un client

 

• Depuis le menu Clients

 

Cliquez sur le menu Clients, puis sur le sous-menu Clients.

 

 

Cliquez ensuite sur .

 

Pour commencer, renseignez le type de client que vous allez créer (c'est une information primordiale pour la facture électronique).

 

 

En renseignant le SIRET, les principales informations d'identification de votre client sont récupérées automatiquement (Nom, adresse principale, …). Sinon, saisissez son nom.

 

 

N'hésitez pas à ajouter une adresse de facturation en cliquant sur de l'encadré Facturation si aucune adresse n'est renseignée.

Vous pouvez également renseigner un contact de livraison si ce dernier est différent du contact de facturation, en cliquant sur  dans l’encadré Livraison.

Vous pouvez également renseigner :

• un Taux de remise ;
• un Mode de facturation ;
• des Conditions de règlement ;
• un Compte comptable.

Ainsi, ces informations seront reprises automatiquement dans les documents, tout en restant modifiables.

Une fois votre saisie terminée, cliquez sur Enregistrer et fermer en bas à droite de votre écran.

 

À noter
Les champs avec * sont des champs obligatoires.

 

• Depuis l’assistant d’import

Vous pouvez importer une liste de clients en cliquant sur  depuis le menu Clients > Clients.

L'assistant d’import s’ouvre sur les différentes étapes à suivre.

Bon à savoir 
un fichier modèle au format CSV est fourni afin de vous permettre de respecter l'ordre des données à importer, en cliquant sur .

 

Il est primordial de respecter la structure et le format (CSV).

Les informations suivantes sont importantes pour l'import des clients :

• Le Nom est obligatoire pour l'identification des clients.
• Le Compte comptable est obligatoire pour l'import des clients.
• Le Code postal est nécessaire pour qu'une adresse soit valide dans un document de vente.
• La Date de reprise est obligatoire si le champ Restant dû antérieur est renseigné.
• Les caractères spéciaux tels que € ou % ainsi que tous les caractères autres que numériques ne sont pas acceptés dans les colonnes de type “montant” ou "taux".
• Il est fortement conseillé d'utiliser une version récente d'un tableur pour récupérer et implémenter le modèle d'import avec vos données à importer, afin d'éviter d'éventuels problèmes de conversion des caractères accentués notamment.

Choisissez ensuite le type d'import à effectuer :

- soit un ajout de client ;

- soit une mise à jour de vos clients existants.

Une fois votre fichier prêt, cliquez sur et déposez-le en cliquant sur , ou faites un glisser/déposer dans la zone.

Cliquer sur  vous permet de prévisualiser les données prêtes à être importées (uniquement les 100 premières lignes).

Vous pouvez à présent lancer l'import en cliquant sur .

Un message vous indique que vous pouvez Conserver les codes du fichier ou Utiliser la codification automatique.

Faites votre choix.

 

 

L’import se lance.

À la fin de l'import, une notification symbolisée par un chiffre sur cette icône   vous informe que l'import est terminé et vous pourrez, depuis cette dernière, revenir à la liste des clients.

 

 

En cas d’échec de l’import, vous aurez accès à un lien de téléchargement indiquant les erreurs.