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Cet article a pour but de vous montrer comment créer un client.
À savoir, soit manuellement, soit en utilisant l'assistant d'import mis à votre disposition.
Créer une famille de clients
Avant de créer ou d’importer des clients, nous vous conseillons de créer des Familles de clients.
Cela facilitera :
- la constitution de votre base de clients ;
- ou votre import de clients, si votre fichier d’import contient déjà des Familles de clients.
Pour ce faire, cliquez sur le menu Répertoire, puis sur le sous-menu Familles de clients.
Cliquez ensuite sur .
Renseignez :
- le Libellé (champ obligatoire) ;
- le Taux de remise (si vous souhaitez en mettre un) ;
- les Conditions de règlement (si vous souhaitez en ajouter).
Puis, cliquez sur Enregistrer.
Créer un client
-
Depuis le menu Répertoire
Cliquez sur le menu Répertoire, puis sur le sous-menu Clients & Prospects.
Cliquez ensuite sur , puis sélectionnez Créer un client.
Une fenêtre s'ouvre vous permettant de rechercher un client par son N° SIRET ou par son nom, afin de pré-remplir sa fiche.
Si vous n'avez pas utilisé la recherche, renseignez le type de client que vous allez créer (c'est une information primordiale pour la facture électronique).
Selon le type de client choisi, renseignez au minimum le nom. S'il s'agit d'une entreprise ou d'une entité publique, renseignez le SIRET et le N° de TVA intracommunautaire. Ces informations sont nécessaires à la conformité de vos futures factures dans le cadre de la réforme de la facture électronique.
N'hésitez pas à ajouter une adresse de facturation en cliquant sur de l'encadré Facturation si aucune adresse n'est renseignée.
Vous pouvez également renseigner un contact de livraison si ce dernier est différent du contact de facturation, en cliquant sur dans l’encadré Livraison.
Vous pouvez également renseigner :
- un Taux de remise ;
- un Mode de facturation ;
- des Conditions de règlement ;
- une Famille de clients.
Ainsi, ces informations seront reprises automatiquement dans les documents, tout en restant modifiables.
Une fois votre saisie terminée, cliquez sur Enregistrer et fermer en bas à droite de votre écran.
À noter
Les champs avec * sont des champs obligatoires.
Depuis l’assistant d’import
Vous pouvez importer une liste de clients en cliquant sur depuis le menu Répertoire > Clients & Prospects.
L'assistant d’import s’ouvre sur les différentes étapes à suivre. Vous avez le choix d'ajouter des clients ou de mettre à jour votre liste de clients. Faites votre choix puis cliquez sur Suivant.
Bon à savoir
un fichier modèle au format CSV est fourni afin de vous permettre de respecter l'ordre des données à importer, en cliquant sur .
Il est primordial de respecter la structure et le format (CSV).
Une fois votre fichier prêt, déposez-le en cliquant sur , ou faites un glisser/déposer dans la zone.
L'étape suivante consiste à associer les champs de l'application avec les colonnes présentes dans le fichier que vous souhaitez importer.
Vous pouvez à présent lancer l'import en cliquant sur .
L’import se lance.
À la fin de l'import, une notification symbolisée par un chiffre sur cette icône vous informe que l'import est terminé et vous pourrez, depuis cette dernière, revenir à la liste des clients.
En cas d’échec de l’import, vous aurez accès à un lien de téléchargement indiquant les erreurs.
L'assistant de conformité
Un assistant de conformité a été mis en place dans la fiche client afin que vous puissiez vérifier dès maintenant que tous les champs exigés par la réforme de la facture électronique sont bien renseignés.
Ce pictogramme vous indique quels sont les champs qui ne sont pas (ou pas correctement) renseignés. Il convient alors de les compléter avec les bonnes informations. Une fois fait, l'assistant change de couleur comme ceci :
