Création de la facture d’avancement

Vous devez obligatoirement partir d’un document de référence. Pour les niveaux EBP Bâtiment et EBP Bâtiment PRO, le document de référence est une commande de vente.

Il peut être aussi un devis d’exécution sur le niveau EBP Bâtiment ELITE.

Dans votre document de référence, une fois les lignes saisies et le client renseigné, il est nécessaire, dans un premier temps, de figer le marché. Ceci pour initialiser un montant de début de chantier et pouvoir faire des comparaisons si des modifications ont lieu.

Sur Bâtiment

Accédez à l’onglet Compléments (suite) d'une commande de vente, puis cochez la case Figer le marché.

Sur Bâtiment PRO et Bâtiment ELITE

Accédez à l’onglet Avenants d'une commande de vente, puis cochez la case Figer le marché.

Une fois le marché figé, enregistrez votre document puis cliquez sur le menu Plus d'actions afin de sélectionner Créer une situation de travaux.

La fenêtre suivante apparait :

Dans le champ Choisir la date et le type de document à générer, le logiciel reprend automatiquement le mois de la date de génération pour la première situation et passera au mois suivant sur les prochaines situations générées.

Dans le champ Lissage des acomptes (voir l'article Gestion d'un acompte), apparaît un menu déroulant avec deux choix :

Aucun :

Dans ce cas, l’acompte (associé initialement au document de référence) est repris dans son intégralité.

Exemple situation à 40 % :

• Montant de l’acompte dans le document de référence : 4 000 €
• Montant de l’acompte dans la situation : 4 000 €

Prorata :

Dans ce cas, l’acompte (toujours associé initialement au document de référence) est repris en fonction du pourcentage d’avancement global de la situation.

Exemple situation à 40 % :

• Montant de l’acompte dans le document de référence : 3 000 €
• Montant de l’acompte dans la situation : 1 200 €

Ainsi, le montant de l’acompte est subdivisé en autant de situation générée pour le chantier.

Si vous souhaitez visualiser le document généré après son transfert, cochez la case Ouvrir les documents générés après transfert.

Cliquez alors sur Lancer pour générer la situation.

À l’ouverture de votre situation, vous pourrez renseigner les pourcentages d’avancements souhaités dans les colonnes spécifiques.

Il existe deux possibilités pour saisir le % d'avancement :

• Saisie globale : Accessible depuis l'onglet Compléments (suite).
  Dans ce cas de figure, toutes les lignes de l'onglet détail auront ce même % d'avancement.
• Saisie ligne à ligne (ou poste à poste) : Accessible depuis l'onglet Détail. Dans ce cas de figure, vous devez saisir l'avancement dans la colonne % avancement ou % avancement quantité (selon la méthode de calcul définie).

Attention, le document contient des colonnes spécifiques à l’avancement de travaux qualitatif et à l’avancement de travaux quantitatif.

Ce type d’avancement est paramétrable par défaut dans le menu Paramètres > Paramètres Société > Documents de ventes > Situations de travaux.

Dans ce menu, il sera possible de déterminer le type de calcul souhaité par défaut.

Pour rappel 

Avancement quantitatif :

Cette méthode de calcul gère uniquement le calcul de l’avancement en fonction de la quantité.

Par exemple :

• Quantité Initiale Prévue : 10
• % Avancement Quantité : 30
• Quantité Avancée : 3

Avancement qualitatif :

Cette méthode permet de gérer deux critères de facturation de l’avancement.

Si nous prenons l’exemple d’une société posant des fenêtres (4 dans l’exemple), il se peut que la pose de ces fenêtres soit plus ou moins difficile.

Ainsi, ce mode de calcul permet de gérer :

• une facturation qualitative à hauteur de 75 % (parce que le client considère que sur les 4 fenêtres à poser, il a réalisé le plus difficile)
• une facturation quantitative à hauteur de 50 % (parce que le client a posé réellement 2 fenêtres sur les 4 prévues).

Donc :

• Quantité Initiale Prévue : 4
• % Avancement Quantité : 50
• % Avancement : 75
• Quantité Avancée : 2

Attention
Dans ce cas de figure, seul un montant est calculé. Cependant, si les colonnes quantités ne sont pas renseignées, aucun bon de sortie sera généré, et la commande restera à l'état Non livré.

Facturation de la situation de travaux

Une fois la situation chiffrée, il est nécessaire de l'accepter.
Cette action s'effectue via le bouton Accepter / Facturer. À cet instant, le document qui est généré est une facture d'avancement.

La facture générée ne sera pas modifiable. En effet, elle reprend à l’identique les informations de la situation.

Pour créer une situation suivante, il vous faudra repartir du document de référence (votre commande ou votre devis d’exécution) et répéter les étapes présentées.

Bon à savoir
Il est désormais possible de modifier et supprimer des situations, à condition que celles-ci soient les
dernières de la chaîne et que les factures d’avancement associées soient annulées par un avoir.

Pour ce faire, il est nécessaire de  : 

• réouvrir la fiche de la situation concernée.
• changer l'état de la situation en : En cours.

• enregistrer à nouveau la situation.

Suite à l'enregistrement, le logiciel crée automatiquement un avoir du montant TTC de la facture d'avancement générée.

Il est alors possible de modifier à nouveau la situation.

À la fin du chantier, afin d'obtenir une synthèse complète des factures d'avancements, et de leurs règlements, vous pouvez générer un DGD (Décompte Général Définitif).

Pour vous aider, nous avons créé cet article : Éditer un décompte général définitif.