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Toujours dans l’optique de vous faire gagner du temps, votre logiciel de Gestion Commerciale évolue et vous permet maintenant d’envoyer plusieurs documents de vente dans un même et unique mail pour un même client.
Vous avez la possibilité d’envoyer les documents de vente que vous souhaitez.
Exemple : plusieurs factures ou un devis, une facture et une commande.
Bon à savoir
Cette fonctionnalité n’est valable que pour les documents de vente. Cette nouveauté est disponible à partir de la version 20.1
Comment faire ?
Une fois que vous avez paramétré les envois par e-mails (Mes paramètres > Paramètres société > E-mail > Paramètres), il vous suffit d’aller dans le menu Clients I Ventes, puis de cliquer sur Documents clients et de sélectionner les documents de vente que vous souhaitez envoyer.
Assurez-vous que les documents sélectionnés concernent le même client comme ci-dessous.
Bon à savoir
Si vous cochez 2 tiers différents, l'option Regrouper les documents dans un seul mail ne sera pas disponible.
Puis, cliquez sur l'icône en haut à droite de votre écran.
La fenêtre de personnalisation du message s’ouvre, vous donnant la possibilité ou non de procéder à un envoi en un seul mail.
À noter : lors de l’envoi par E-mail groupé, la fenêtre de personnalisation est toujours affichée dès lors que vous avez sélectionné plusieurs documents qui appartiennent exclusivement au même tiers et, cela, quel que soit le choix effectué dans les Paramètres société.
Le choix du destinataire définit l’envoi d’un seul mail groupé ou de plusieurs.
En effet :
- Si vous choisissez le Contact principal de facturation du tiers, qui correspond à celui renseigné dans la fiche client dans l’onglet Identification, encadré Contact de facturation, un seul mail contenant tous les documents lui sera envoyé.
Par exemple :
Vous sélectionnez 4 factures pour votre client et vous souhaitez les envoyer en un seul mail. Vous cochez alors l’option Regrouper les documents en un seul mail, vous sélectionnez Contact principal de facturation du tiers et à la validation de l’envoi, une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvrira contenant les 4 documents.
- Si vous choisissez Contact de facturation/livraison des documents, il y aura autant d’envois que de contacts de facturation et de livraison renseignés dans chaque document.
Par exemple :
1/ Vous sélectionnez quatre factures pour votre client et vous souhaitez les envoyer en un seul mail au contact de facturation/livraison des documents.
Il y a deux factures avec un contact de facturation A et deux autres factures avec un contact de facturation B.
Vous cochez alors l’option Regrouper les documents en un seul mail, vous sélectionnez le destinataire Contact de facturation/livraison des documents.
À la validation de l’envoi, deux fenêtres d’envoi d’e-mail s’ouvriront, une pour chaque contact de facturation, contenant leurs documents respectifs.
2/ Vous sélectionnez un devis, une facture, un bon de livraison et un bon de retour pour votre client et vous souhaitez les envoyer en un seul mail au contact de facturation/livraison des documents.
Le devis, la facture, le bon de livraison et le bon de retour ont le contact de facturation A et le contact de livraison A.
Vous cochez alors l’option Regrouper les documents en un seul mail, vous sélectionnez le destinataire Contact de facturation/livraison des documents.
À la validation de l’envoi, deux fenêtres d’envoi d’e-mail s’ouvriront, une pour le devis et facture avec le contact de facturation A, une pour le bon de livraison et le bon de retour avec le contact de livraison A.
Vous pouvez y ajouter la liste des documents dans l’objet et/ou le message de votre mail à l’aide de la variable Liste des documents disponible depuis Ajouter une variable.
Puis, cliquez sur .
L’e-mail est alors préparé pour prévisualisation ou envoyé directement (selon le paramétrage de vos envois par e-mail) aux destinataires et avec les documents sélectionnés.
Cliquez sur après avoir vérifié les informations ou ajouté un message.
