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Avant de commencer
La clôture annuelle (appelée aussi clôture de l'exercice) est une opération irréversible qui vise à rendre intangible les éléments comptables de l’exercice sélectionné.
Toute nouvelle saisie, modification ou suppression d’écriture, tout lettrage et délettrage seront interdits. En revanche, vous pourrez continuer à modifier les échéanciers, à pointer ou dépointer les échéances, à exécuter des rapprochements.
- L'assistant de clôture annuelle s'ouvre sur le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier.
- Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées sinon la clôture ne sera pas réalisable (besoin d'aide pour valider une écriture ? Consultez notre article : Principe de validation des écritures dans EBP Comptabilité.)
Attention
Dans un premier temps, il convient d'effectuer une sauvegarde de votre dossier (menu / Sauvegarde).
La clôture annuelle
Pour effectuer une clôture annuelle, cliquez le menu Clôture puis Gestion des exercices :
Sélectionnez l'exercice à clôturer puis cliquez sur Clôturer l'exercice :
Vous allez être guidé par un assistant qui détaille la totalité des contrôles et des traitements de la clôture annuelle.
Une sauvegarde ainsi qu’un archivage de votre dossier seront nécessaires et lancés en continuité de la clôture annuelle :
Cliquez sur le bouton .
Étape 1/4 : informations sur l'exercice à clôturer
L’assistant de clôture se lance obligatoirement sur le premier exercice non clôturé du dossier. Les dates de l'exercice à clôturer ne sont pas modifiables. Les comptes comptables de résultats (bénéfice, perte) sont à définir dans les paramètres de la société :
Cliquez sur .
Étape 2/4 : paramètres de l'exercice suivant
Les dates de l'exercice (début et fin) sont proposées et non modifiables si l'exercice suivant existe déjà. Elles sont proposées et modifiables si l'exercice suivant n'existe pas.
Les options (Générer les A Nouveaux ou Ne pas générer les A Nouveaux) ne sont pas modifiables si les A Nouveaux ont déjà été générés sur le nouvel exercice, car ils devront obligatoirement être mis à jour.
En revanche, si l'exercice suivant n'existe pas encore ou s'il existe, mais qu'il ne contient aucun À Nouveau, il est possible de sélectionner l'une ou l'autre option.
La section de génération des A Nouveaux (avec ou sans détails) n'est modifiable que dans les paramètres de la société.
Cliquez sur .
Étape 3/4 : options de clôture annuelle
Vous pouvez cocher ou décocher les options suivantes.
- Procéder aux clôtures mensuelles (option cochée par défaut). L'état coché-décoché des deux options suivantes est défini dans les paramètres du dossier (menu Paramètres société / Options comptables / A Nouveaux / Clôture annuelle).
- Générer les impressions annuelles (déconseillé dans le cas d'un ficher de plus de 100000 lignes par exercices). Si vous laissez la case cochée, le logiciel génère 4 fichiers au format PDF distincts (journaux, grand livre, balance, journal centralisateur) pour chaque impression.
- Générer le fichier d'export au format FEC.
- Rendre inactifs les journaux non utilisés depuis <le début de l'exercice devant être clôturé>
- Rendre inactifs les comptes non mouvementés : permet de rendre inactifs les comptes non mouvementés depuis 2 ans (il faut au minimum deux exercices clôturés pour que la case soit active).
Cliquez sur .
Étape 4/4 : contrôles
Cliquez sur le bouton Démarrer pour lancer le traitement sur les contrôles.
Si un contrôle échoue, le statut Échec s'affiche sur la ligne concernée. La clôture ne peut donc être faite.
Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement.
Cliquez sur pour connaître le détail de l'erreur.
Il existe un statut Information : ce traitement peut alors être exécuté, car certains contrôles ne sont pas bloquants. Les erreurs ainsi relevées peuvent être corrigées ou laissées volontairement, elles ne bloqueront pas la clôture.
Cliquez ensuite sur .
Bon à savoir
Si vous rencontrez un échec durant cette étape, nous vous invitons à suivre les étapes de l'article suivant : Principe de validation des écritures dans EBP Comptabilité.
Toutes les données nécessaires à la clôture annuelle ont été collectées
Contrôlez l'exactitude des paramètres que vous avez sélectionnés précédemment.
Cliquez sur le bouton .
Si vous cliquez sur le bouton LANCER, la clôture de votre exercice sera définitivement exécutée. La génération des A Nouveaux (AN) sera effectuée ou non en fonction des options que vous avez choisies. Vous serez automatiquement positionné sur l’exercice suivant.
L’assistant de clôture annuelle lance ensuite automatiquement une sauvegarde complète de votre dossier puis un archivage de celui-ci.
Opération terminée
L'opération de clôture annuelle est terminée. Vous pouvez consulter le résumé des opérations effectuées.
Pour quitter l'assistant de clôture annuelle, cliquez sur le bouton Fermer.
