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Les documents comptables tels que les Factures, Avoirs, Factures d'acompte et Avoirs d'acompte (Vente) doivent être validés avant d'être remis aux clients.
Auparavant, il était possible de les Dévalider après Validation et après leur transfert en comptabilité. Cela n'est plus possible actuellement. Une pièce comptable validée ne peut donc plus être modifiée en cas d'erreur.
La gestion de la validation des factures peut se faire de deux manières différentes :
- Rédaction directe avec numérotation définitive.
- Documents en cours de rédaction avec numérotation temporaire jusqu'à validation.
Choisir la méthode de validation
Afin de choisir votre méthode de gestion de validation, cliquez sur l'icône en haut à gauche de votre écran.
Cliquez sur le menu Paramètres société > Documents de vente, puis sélectionnez Validation.
Enfin, choisissez votre méthode de gestion de validation des documents de vente. Par défaut, ce mode de gestion est : Rédaction directe avec numérotation définitive.
Option : Rédaction directe avec numérotation définitive
- Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture, celle-ci prend directement un numéro définitif (en suivant la numérotation des Paramètres Société > Numérotation). Après son enregistrement, la facture ne peut pas être supprimée.
- Il est cependant possible de la modifier lorsque son état est En cours de rédaction (non validée).
- À l'impression d'une facture dont l'état est En cours de rédaction, cette mention apparaît en filigrane :
- Si vous souhaitez antidater une facture et qu'une facture a déjà été faite à une date postérieure, nous aurons l'information de rupture suivante :
Le message indique que l'enregistrement du document va créer une rupture dans la chronologie ou la continuité de la numérotation du type de document et vous invite à lire les documents légaux relatifs à l'obligation de cette continuité.
Vous pouvez corriger le document (modifier la date ou le numéro du document pour éviter cette rupture) ou continuer l'enregistrement malgré la rupture.
Si vous sélectionnez ce second choix, un événement sera enregistré dans le Journal des événements disponible depuis l'icône en cliquant sur le menu Conformité légale.
- Pour annuler une facture ayant un numéro définitif, un avoir doit être fait obligatoirement (la facture n'est pas supprimable)
- Une option dans les menus Paramètres > Paramètres société > Documents de vente > Validation permet de créer des documents postdatés avec une numérotation temporaire.
- Cette option permet d'anticiper la facturation en réalisant, par exemple, les factures de la fin du mois tout en pouvant réaliser des factures à la date du jour.
Les factures postdatées ont ainsi un numéro temporaire et doivent être validées à la date indiquée dans le document.
Remarque
Si cette option n'est pas activée et que vous établissez une facture avec une date postdatée (date supérieure à la date système de votre ordinateur) le message d'avertissement suivant apparaîtra à l'écran pour vous le signaler :
Dans cet exemple, nous sommes le 30/01/2024 et je modifie volontairement la date du document au 31/01/2024.
Vous aurez aussi à la validation de ce document l'avertissement suivant :
Option : Documents en cours de rédaction avec numérotation temporaire jusqu'à validation
- Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture, celle-ci prend un numéro dit Temporaire commençant par TMP. Il n'existe pas de numérotation à définir dans les Paramètres Société > Numérotation. Cette numérotation comme son nom l'indique est temporaire et disparaît après validation des factures.
- Après son enregistrement, la facture peut toujours être supprimée (car elle n'a pas un numéro définitif) sous réserve qu'elle ne soit pas validée.
- Une facture avec un numéro temporaire est automatiquement en état En cours de rédaction. Elle aura le même filigrane En cours de rédaction à l'impression.
- Chronologie des documents :
L'utilisation de la numérotation temporaire impose une continuité chronologique et continue sur la numérotation. Ainsi, il est possible qu'à la validation d'une facture temporaire, la date de la facture soit modifiée (avec l'accord de l'utilisateur) et prenne une date plus récente que celle mentionnée dans la facture temporaire.
La date proposée est au plus tôt la date du dernier document validé ou créé avec un numéro définitif. Il est aussi possible de mettre une autre date (mais postérieure à la date de la dernière facture ayant un numéro définitif).
