Procédure Assistant Egalité Professionnelle

Temps de lecture : 11 min 40 s

Rappel Contextuel

Le 08 janvier 2019, le 1er ministre Edouard Philippe, la ministre du travail Muriel Pénicaud et la secrétaire d'Etat auprès du Premier ministre, chargée de l'égalité entre les femmes et les hommes et de la lutte contre les discriminations Marlène Schiappa, ont signé le décret 2019-15 du 8 janvier 2019 portant sur l’application des dispositions visant à supprimer les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes dans l’entreprise et relative à la lutte contre les violences sexuelles et les agissements sexistes au travail. En conséquence, il est devenu obligatoire pour les entreprises de calculer des indicateurs pour mesurer l’égalité dans leur structure. Cette obligation s’applique depuis :

le 1er mars 2019 pour les entreprises d’au moins 1000 salariés
le 1er septembre 2019 pour les entreprises d’au moins 250 salariés
le 1er mars 2020 pour les entreprises de moins de 250 salariés (entre 50 et 250)

Ces indicateurs seront calculés à partir des données de paie, sur une période de 12 mois que vous devrez choisir, afin de mesurer l’écart de rémunération entre les hommes et les femmes à travail égal. La somme de ces indicateurs devra atteindre l’index minimal de 75 points requis par ce décret afin d’être en conformité avec la demande d’égalité entre les hommes et les femmes. Si cet index minimal n’est pas atteint, l’entreprise aura 3 ans pour se mettre en conformité et atteindre cet index.

Afin de vous aider à calculer cet index, nous avons créé et mis en place un module appelé Egalité professionnelle.

Ce module est indépendant du logiciel de paie, c’est pourquoi nous avons également créé un assistant Egalité professionnelle, dans le logiciel de paie, afin d’extraire les données de paie, nécessaires au calcul des indicateurs, vers le module Index Egalité professionnelle.

Nous vous invitons à suivre cette procédure qui vous guidera dans l’utilisation de cet assistant.

PRÉ-REQUIS

Comme pour toute nouvelle installation, nous vous conseillons de procéder préalablement à la sauvegarde de vos dossier actuels.

Pour cela, allez dans le menu Outils / Sauvegarde afin de réaliser celle ci.

Ces nouveautés sont disponibles dans la version 12.4.0. en version PRO, PME, Ligne Expert-Comptable et Autonome.

Afin de vérifier la version de votre logiciel et de la mettre à jour, cliquez sur le lien suivant : Vérifier ma version de ma solution Open Line™

Utilisation de l’assistant dans le logiciel de paie

Accès à l’assistant

En paie Autonome, PRO et PME : Pour lancer l’assistant, allez dans le menu Outils > Assistance de paie > Egalité Professionnelle.

Fenêtre 1/5 - Bienvenue

Lorsque vous lancez l’assistant, la page 1/5 - Bienvenue s’affiche.

Dans cette fenêtre, vous y trouverez un résumé vous rappelant le but de cet assistant. Vous aurez également la possibilité de faire la sauvegarde de votre dossier.

Cliquez sur Suivant

Fenêtre 2/5 - Sélection de la période de référence

L’étape 3 de l'assistant a pour but de choisir la période de référence que vous souhaitez déclarer. Cette période de référence sera la période sur laquelle sera calculé l’index.

Vous êtes libre de choisir la période que vous souhaitez à condition de respecter 2 conditions:

celle ci devra être impérativement de 12 mois consécutifs
cette période devra obligatoirement se terminer au plus tard au 31/12 de l’année précédant l’année de publication

Pour choisir votre période de référence, vous devez :

renseigner le Mois de clôture de cette période de référence,
renseigner l’Exercice du mois de clôture de la période de référence,
cliquer sur Suivant.

Attention
Dans cet assistant, tout retour sur la fenêtre précédente entrainera la perte des modifications manuelles que vous auriez pu faire.

Exemple : si vous choisissez une période de référence allant du 01 janvier 2019 au 31 décembre 2019 pour la déclaration de 2020, vous devez :

renseigner le mois de décembre en Mois de clôture,
renseigner 2019 en Exercice.

Une fois le choix renseigné, cliquez sur Suivant.

Attention
Une fois choisie et déclarée pour la première fois, la période de référence ,n'est pas modifiable (sauf exceptions très spécifiques)

En effet, le décret 2019-15 du 8 janvier 2019 précise que toutes les déclarations de cet index devront avoir le même mois de clôture d’une année sur l’autre.

C’est pour cela que lorsque vous relancez l’assistant, le mois de clôture sera pré rempli et non modifiable comme dans l’exemple ci dessous.

Vous devrez uniquement renseigner l’exercice souhaité et cliquer sur Suivant.

Si vous souhaitez changer le mois de clôture, vous devez quitter l’assistant Egalité professionnelle et aller dans le menu Paramètres > Société dans lequel vous pourrez modifier le mois de clôture.

Pour le modifier, changez le mois dans la liste déroulante.

Lors du changement de mois, un message d’alerte vous rappellera que tout changement de période de référence devra être validé auprès de la DIRECCTE.

Si vous n’avez pas encore contacté la DIRECCTE à ce sujet, cliquez sur Non.

Si vous avez eu leur accord, cliquez sur Oui.

Cliquez sur Ok de la fenêtre du menu Paramètres > Société, sur laquelle nous étions et relancez l’assistant Egalité Professionnelle via le menu Outils > Assistance de paie > Egalité Professionnelle.

Fenêtre 3/5 - Sélection des salariés éligibles

A cette étape vous allez devoir choisir les salariés éligibles au calcul des indicateurs, ce seront les salariés que vous souhaitez exporter dans le module Egalité professionnelle.

Une première sélection a été faite dans cette fenêtre. En effet, nous excluons automatiquement les salariés non retenus pour le calcul de cet index (apprentis, contrats de professionnalisation, salarié absent plus de 6 mois sur la période de référence…)

Si la liste est conforme à vos attentes, cliquez sur Suivant et passez à l’étape 5.

ATTENTION : Si vous avez des salariés mis à disposition par d’autres entreprises, ceux ci doivent être exclus et ne sont pas éligibles. Le champ “mise à disposition externe” dans la fiche salarié étant un champ nouvellement créé pour l’occasion, il n’y aura pas d’exclusion automatique pour cette année. Vous devrez les exclure manuellement en suivant les consignes ci dessous.

Si la liste n’est pas conforme à vos attentes, vous avez la possibilité de la modifier.

Pour cela vous avez la possibilité d'enlever ou d'ajouter des salariés en cliquant sur le bouton Modifier.

Cette action vous ouvrira la fenêtre ci-dessous :

Pour modifier :

cliquez sur le salarié désiré puis sur les boutons ou
double cliquez sur le salarié désiré pour le faire passer dans l’autre colonne

Ensuite cliquez sur Suivant.

Exemple : Nous souhaitons garder uniquement les 5 premiers salariés, nous retirons tous les autres :

Fenêtre 4/5 - Les données générées

Cette fenêtre récapitule l'entièreté des données extraites du logiciel de paie afin de calculer votre index, concernant uniquement les salariés choisis en étape 4.

Si vous avez des salariés avec des contrats parallèles, vous pouvez consulter directement l'Etape 5 BIS : Fenêtre 4/5 - Les données générées avec des salariés avec des contrats parallèles , sinon nous vous invitons à poursuivre ci-dessous.

La période N est la période sur laquelle sera calculé l’index.

Exemple : nous avons déclaré la période du 01 janvier 2019 au 31 décembre 2019 pour l’index 2020. Cette période est notre période N.

Attention
Toutes les données, exceptés le nom le prénom et le sexe, sont modifiables.

Le vous alerte sur les informations qui ne sont pas renseignées dans le logiciel. Suivant les situations, il vous faudra les renseigner manuellement.

D’autre part, vous pouvez également cliquer sur Exporter pour exporter vos données en fichier .csv.

ATTENTION : Dans le cas où le logiciel ne contiendrait pas les informations de la période de référence N-1 (suite à une migration entre le logiciel d’ancienne génération C++ et le logiciel Open line, ou suite à la migration entre un logiciel concurrent et EBP), les colonnes Rémunération annuelle brute par EQTP N-1 et Augmentation ne pourront pas être renseignées automatiquement. Vous devrez donc les renseigner manuellement.

La colonne Retour de congés maternité ne sera pas renseignée automatiquement dans le cas où la salariée est rentrée de congé maternité avant la création du dossier dans le logiciel de paie.

ATTENTION : Si vous possédez un logiciel EBP Paie Autonome :

Les compléments de salaire sur les minima conventionnels ne sont pas pris en compte dans le calcul des rémunérations. Un message vous alertera lorsque vous aurez des salariés concernés par cette situation.

Vous devrez modifier les salaires dans les colonnes Rémunération N, afin d’ajouter ce complément de salaire et cocher la case Augmentation si nécessaire.

Pour finir, une fois que tout est conforme à vos attentes, cliquez sur Lancer.

La fenêtre d’envoi s’ouvre et vous mentionne la bonne réussite de l’extraction des données du logiciel de paie.

3 choix s’offrent à vous :

Ouvrir Indicateur RH : cela vous permettra d’ouvrir et d’accéder directement au site pour découvrir votre Index Egalité Professionnelle
Fermer l’assistant : cela vous fera quitter l’assistant
Ouvrir le centre d’aide : cela vous permettra d’accéder à notre base de connaissance

Si vous ne souhaitez pas l’ouvrir, vous pouvez l’ouvrir, à tout moment, via le menu Outils > Assistance de paie > Indicateur RH.

Ensuite, poursuivez à partir de l’Etape 6 : Fenêtre 5/5 Récapitulatif

Fenêtre 4/5 - Les données générées avec des salariés ayant des contrats parallèles

Cette étape 5 BIS concerne uniquement les entreprises qui emploient un ou plusieurs salariés pour lesquels ils ont plusieurs contrats à temps partiels qui se juxtaposent au sein de la même entreprise. Si vous n’êtes pas dans ce cas, passez directement à l’étape 6.

Exemple de contrats parallèles (liste non exhaustive) :

un salarié a dans la même entreprise un contrat de travail à temps partiel du 01 février 2019 au 30 novembre 2019 pour le poste “A”, tout en ayant pour la même période un contrat de travail à temps partiel pour le poste “B”.
Autre cas possible de contrats parallèles : un salarié a dans la même entreprise un contrat de travail à temps partiel du 01 février 2019 au 30 novembre 2019 pour le poste “A”, tout en ayant un contrat de travail à temps partiel pour le poste “B” du 01 janvier 2019 au 31 juillet 2019.

Actuellement la législation ne mentionne pas les modalités de prise en compte ou non de ces contrats pour le calcul de l’index.

Dans l’attente d’informations, tous les salariés qui ont des contrats parallèles seront surlignés en bleu accompagnés d’une remarque sous le tableau, afin que vous puissiez les retrouver plus aisément dans la liste comme ci dessous :

Sans informations légales, nous avons fait le choix de remonter tous les contrats parallèles de vos salariés et de les mettre en Équivalent temps plein (comme il est préconisé pour le traitement d’un salarié à temps partiel) sans exclure les contrats inférieurs à 6 mois de présence sur la période de référence.

Vous avez de ce fait la possibilité d'exclure les contrats que vous ne souhaitez pas prendre en compte dans le calcul de votre index.

Pour cela, faites un clic droit sur le contrat que vous souhaitez exclure et cliquez sur Exclure le contrat :

Lorsque vous cliquez sur Exclure le contrat, la ligne de ce contrat se grise et les informations de ce contrat ne seront pas prises en compte pour le calcul de votre index.

Dans le cas ou vous souhaiteriez annuler cette action, faites sur cette même ligne un clic droit et cliquez de nouveau sur Exclure le contrat afin de le prendre de nouveau en compte pour le calcul de votre index.

Une fois que vous avez de nouveau cliqué sur Exclure le contrat, la ligne de ce dernier redevient bleue et est de nouveau prise en compte pour le calcul de votre index.

Ensuite, vérifiez les messages d’alerte dans Remarques et renseignez, au besoin, les champs manquants puis cliquez sur Lancer.

Attention
Toutes les données, exceptés le nom, le prénom et le sexe, sont modifiables.

Le vous alerte sur les informations qui ne sont pas renseignées dans le logiciel. Suivant les situations, il vous faudra les renseigner manuellement.

D’autre part, vous pouvez également cliquer sur Exporter pour exporter vos données en fichier .csv.

ATTENTION : Dans le cas où le logiciel ne contiendrait pas les informations de la période de référence N-1 (suite à une migration entre le logiciel d’ancienne génération C++ et le logiciel Open line ou suite à la migration entre un logiciel concurrent et EBP), les colonnes Rémunération annuelle brute par EQTP N-1 et Augmentation ne pourront pas être renseignées automatiquement. Vous devrez donc les renseigner manuellement.

ATTENTION : Si vous possédez un logiciel EBP Paie Autonome :

Vous devrez modifier les salaires dans les colonnes Rémunération N, afin d’ajouter ce complément de salaire et cocher la case Augmentation si nécessaire.

Pour finir, une fois que tout est conforme à vos attentes, cliquez sur Lancer.

La fenêtre d’envoi s’ouvre et vous mentionne la bonne réussite de l’extraction des données du logiciel de paie.

3 choix s’offrent à vous :

Ouvrir Indicateur RH : cela vous permettra d’ouvrir et d’accéder directement au site pour découvrir votre Index Egalité Professionnelle
Fermer l’assistant : cela vous fera quitter l’assistant
Ouvrir le centre d’aide : cela vous permettra d’accéder à notre base de connaissance

Si vous ne souhaitez pas l’ouvrir, vous pouvez l’ouvrir, à tout moment, via le menu Outils > Assistance de paie > Indicateur RH.

Fenêtre 5/5 Récapitulatif

Le récapitulatif vous confirme la bonne extraction et vous pouvez cliquer sur Fermer.

Si l’extraction ne s’est pas déroulée avec succès, un message d’erreur vous expliquera le problème rencontré.

Utilisation du module Egalité professionnelle

Mise à jour des données fournies par le logiciel de Paie

Dans cette première étape, il s’agit de vérifier vos données fournies par le logiciel de paie et de les corriger si besoin.

Pour modifier vos données, il est nécessaire de cliquer sur sur chaque ligne désirée.

En cliquant sur , vous pourrez modifier la situation du salarié :

Le salarié appartient à une catégorie socio-professionnelle différente
Le salarié a reçu une rémunération annuelle brute moyenne différente
Le salarié a reçu une augmentation
Le salarié est de retour d’un congé maternité ou d’adoption

Les boutons suivants vous permettent de :

Sauvegarder la modification
Quitter la ligne

Il est possible de revenir à tout moment à la version d'origine en cliquant sur le bouton

Dans ce cas, toutes vos modifications seront écrasées et reviendront aux dernières données de votre export du logiciel de Paie.

Attention
Ce tableau servira de base pour le calcul de vos différents indicateurs, il est donc important que celui-ci reflète la situation de vos salariés sur la période de référence.

Une fois vos données correctes, il vous suffit de cliquer sur pour calculer automatiquement vos indicateurs.

Il vous est également possible de cliquer sur “générer le rapport” avant de modifier votre tableau afin d’effectuer une simulation.

L’aide au remplissage

Afin de vous accompagner au mieux lors de votre déclaration en ligne, nous avons mis en place une aide au remplissage.

Ainsi, vous pouvez consulter facilement le résultat de vos indicateurs en cliquant sur chacun d’entre eux.

A droite, vous retrouverez votre résultat à l’index ainsi que votre effectif.

En dessous de 75 points, votre index est rouge, au dessus de 75 points, il sera vert. Enfin, lorsque celui-ci n’est pas calculable, il apparaît en gris.

A chaque fois, plus d’informations sur votre résultat se trouve dans l’aide.

Vous avez la possibilité d’imprimer votre rapport en cliquant sur