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Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. L'employeur peut dédommager le salarié de ces frais de plusieurs façons :
- par le versement d'allocations forfaitaires ;
- par la prise en charge directe de ces frais ;
- par le remboursement des dépenses réelles sur justificatifs.
Ces sommes doivent figurer séparément dans la déclaration lorsqu'elles remplissent les conditions prévues à l'article 81-1° du code général des impôts (CGI) pour être exonérées d'impôt sur le revenu. Ce sont les frais qui sont occasionnés par l'exercice de l'activité professionnelle, qui sont exposés par le salarié directement dans l'intérêt de l'entreprise, et qui ne sont pas couverts par la déduction de 10 % prévue à l'article 83-3° du CGI. Ce sont par exemple les frais liés aux déplacements nécessités par l'emploi occupé ou les fonctions exercées (frais de transport, de restauration, d'hébergement).
Dans le cas contraire, et sauf exception expressément prévue, les indemnités et allocations sont incorporées au salaire proprement dit, et déclarées avec celui-ci. C'est le cas notamment des frais couverts par la déduction forfaitaire de 10 % prévue à l'article 83-3° du CGI, comme :
- les frais de restauration sur le lieu de travail,
- l'achat de documentation personnelle (non fournie par l'employeur).
Par ailleurs, lorsqu'une dépense personnelle du salarié est prise en charge par l'employeur, sous quelque forme que ce soit, cette prise en charge constitue un supplément de rémunération imposable.
Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Au niveau de l'impôt sur le revenu, le traitement de ces sommes dépend de l'éventuelle option du salarié pour la déduction des frais réels.
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