RFE : Les différents statuts du cycles de vie des documents

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Dans le cadre de la Réforme de la Facture Electronique, le dépôt des factures sur les Plateformes Agréées s’accompagne des Statuts du cycle de vie pour ces documents. 

En tant qu’ACHETEUR ou VENDEUR, vous devez récupérer et envoyer les statuts du cycle de vie de vos factures.

S’agissant du cycle de vie, les entreprises assujetties soumises à la réforme ont l’obligation :

• De renseigner le Statut FE Refusée en tant qu’ACHETEUR, justifié par un motif à renseigner parmi une liste de motifs, en cas de refus de la facture.
• De renseigner le Statut FE Encaissée en tant que VENDEUR lors de chaque encaissement, partiel ou total, d’une facture pour laquelle la TVA est due à l’encaissement.

En tant qu'ACHETEUR

En tant qu’ACHETEUR, vous avez la possibilité de renseigner plusieurs Statuts différents :

• Prise en charge  
  Ce Statut n’est pas obligatoire. Il permet d’informer le VENDEUR de la prise en charge de la facture.  
• Approuvée  
  Ce Statut n’est pas obligatoire. Il permet d’informer le VENDEUR que vous approuvez la facture.  
• Approuvée partiellement 
  Ce Statut n’est pas obligatoire. Il permet d’informer le VENDEUR que seule une partie de la facture a été approuvée. Dans cette situation, vous devez renseigner un motif afin d’indiquer au VENDEUR les informations erronées de la facture. Vous pourrez approuver et transmettre un paiement par la suite.  
• Paiement transmis 
  Ce Statut n’est pas obligatoire. Il permet d’informer le VENDEUR du paiement partiel ou total de la facture.  
• Litige 
  Ce Statut n’est pas obligatoire. Il permet d’informer le VENDEUR que vous avez constaté un écart ou une erreur avec ce qui est attendu. Dans cette situation, vous devez renseigner un motif afin d’indiquer au VENDEUR la raison du litige. Vous pourrez approuver et transmettre un paiement par la suite.  
• Suspendue 
  Ce Statut n’est pas obligatoire. Il permet d’informer le VENDEUR qu'il vous manque une information pour traiter la facture. Vous pourrez approuver et transmettre un paiement par la suite.  
• Refusée 
  Ce Statut est obligatoire dans le cas où vous refusez une facture ! 
  En tant qu’ACHETEUR, vous pouvez refuser la facture. Le refus d’une facture conduit soit à la non-comptabilisation de celle-ci, soit à l'annulation de sa comptabilisation, justifiée par la facture Refusée (à conserver comme pièce comptable). 

Bon à savoir : Le Statut Refusée ne doit pas être utilisé en cas de litige ou de désaccord sur le contenu d’une facture, et doit toujours être accompagné d’un motif correspondant.  

Lorsqu'une facture a été Refusée, plus aucun autre Statut ne peut être renseigné sur la facture. Il s’agit donc d’un Statut définitif qui termine le cycle de vie d’une facture. 

Le Statut Refusée doit être utilisé uniquement dans les cas suivants :

• Soit une non-conformité réglementaire non testée par votre PA(par exemple absence du n° de bon de commande fourni préalablement à la facturation).
• Soit une facture pour une transaction inconnue, c’est à dire, pour laquelle vous ne connaissez pas le VENDEUR ou ne lui avez rien acheté qui justifierait la réception de la facture.
• Soit, le cas échéant, un non-respect de conditions contractuelles vous empêchant de traiter la facture.

En tant qu’ACHETEUR, votre seule obligation est de renseigner le Statut Refusée d’une facture que vous refusez. 

Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de renseigner les autres Statuts. En revanche, renseigner les Statuts permet un meilleur suivi du cycle de vie de vos documents, et de transmettre les informations au VENDEUR au fur et à mesure du traitement de vos documents.

En tant que VENDEUR

En tant que VENDEUR, vous avez la possibilité de renseigner plusieurs Statuts différents :

• Encaissée 
  Ce Statut est obligatoire ! 
  En tant que VENDEUR, vous devez renseigner le Statut Encaissée lors de chaque encaissement, partiel ou total, d’une facture pour laquelle la TVA est due à l’encaissement. Ce Statut est transmis à l’administration fiscale afin de préparer le pré-remplissage de la déclaration de TVA.
• Complétée 
  Ce Statut n’est pas obligatoire. 
  Suite à la réception d’un Statut Suspendue renseigné par l’ACHETEUR, le Statut Complétée permet d’indiquer à l’ACHETEUR que les informations manquantes au traitement de la facture ont été complétées.

Tableau récapitulatif 

PA-E = Plateforme Emettrice, soit, la plateforme du vendeur

PA-R = Plateforme Réceptrice, soit, la plateforme de l’acheteur

CdD PPF = Concentrateur de Données du Portail Public de Facturation