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Aujourd'hui, quand un fournisseur vous envoie une facture, que ce soit par courrier postal ou par e-mail, il a besoin de deux choses :
- Votre adresse (postale ou e-mail)
- Le nom de la bonne personne ou du bon service à qui la destiner.
Si ces informations sont incorrectes ou manquantes, la facture n'arrive pas !
Avec la facturation électronique, le principe est exactement le même — sauf qu'à la place d'une adresse postale ou d'un e-mail, votre fournisseur aura besoin de connaître votre adresse de facturation électronique.
L'adresse de facturation électronique est un identifiant numérique et c'est le point de départ obligatoire pour la réforme. Elle est déclarée auprès de l'annuaire central de la facturation électronique par votre Plateforme Agréée.
Cette adresse permet aux Plateformes Agréées d'acheminer correctement les factures et leurs statuts.
Vos fournisseurs risquent certainement de vous la demander, et vous allez également avoir besoin de connaître celles de vos clients (Professionnels en France) quand vous aurez besoin de leur envoyer électroniquement leurs factures.
De quoi se compose une adresse de facturation électronique
Niveau SIREN ou SIRET
Une adresse dans l'annuaire central de la facturation électronique est construite à partir des identifiants d'une entreprise. Il en existe deux, du plus général au plus précis :
- Le SIREN, identifie votre entreprise dans son ensemble. C'est l'identifiant de base, obligatoire pour tout le monde. Dans ce contexte, l'adresse de facturation électronique sera construite avec votre N°SIREN.
Quand vous désignez une Plateforme Agréée pour la première fois, c'est sur cette base que votre ligne d'adresse de facturation électronique est créée et associée à la PA à laquelle vous faites la demande.
- Le SIRET, identifie un établissement précis de votre entreprise. Utile si vous avez plusieurs sites ou agences. Dans ce contexte, l'adresse de facturation électronique sera construite de cette manière : SIREN_SIRET.
Bon à savoir : Si vous êtes une petite entreprise avec un seul établissement, votre SIREN seul suffit pour constituer votre adresse de facturation électronique. Pas besoin d'aller plus loin !
Pour aller plus loin, parlons Suffixes (niveau SIREN) et Codes de routage (niveau SIRET)
Vous avez une organisation d'entreprise plus complexe ?
Par exemple des services différents qui reçoivent des factures, ou bien plusieurs établissements ou sites ? Vous allez pouvoir constituer votre adresse de facturation électronique en précisant cela par le biais de suffixe ou de code de routage.
Le Suffixe (SIREN)
Un suffixe, c'est une précision que vous ajoutez uniquement à votre SIREN pour distinguer plusieurs boîtes de réception au sein de votre entreprise.
Exemple, une entreprise avec le SIREN 123456782 peut créer :
- 123456782 -> adresse de facturation électronique générale de l'entreprise
- 123456782_FraisGeneraux -> adresse de facturation électronique pour les factures de fournitures de bureau, loyers, électricité, etc.
- 123456782_Travaux -> adresse de facturation électronique pour les factures liées aux chantiers.
Le Code de routage (SIRET)
Un code de routage fonctionne comme le suffixe, mais il s'applique uniquement au niveau d'un SIRET pour diriger les factures vers le bon service, à l'intérieur d'un établissement.
Exemple, un supermarché avec le SIRET 12345678200001 reçoit des livraisons de dizaines de fournisseurs différents.
Plutôt que de recevoir toutes les factures d'achats au même endroit, il peut créer des adresses de facturation électronique avec un code de routage par rayon :
- 123456782_12345678200001_Boucherie -> factures du boucher, de l'éleveur…
- 123456782_12345678200001_Boulangerie -> factures du meunier, du fournisseur de levure…
- 123456782_12345678200001_Epicerie -> factures des conserves, boissons, produits secs…
Chaque rayon reçoit ainsi directement les factures qui le concernent, sans avoir à les trier manuellement.
Bon à savoir : Le suffixe et le code routage sont facultatifs. Ils ne sont utiles dans votre adresse de facturation électronique que si vous avez vraiment besoin de séparer vos factures selon leur nature. Pour la grande majorité des entreprises, une seule adresse suffit, composée du SIREN.
Attention : le suffixe comme le code de routage, ne doivent pas contenir d'accents, ni d'espaces et les seuls caractères spéciaux autorisés sont le "." et le "-".
Quel rôle ?
Quand vous créez une ligne d'adresse de facture électronique, il est important de bien définir comment vous souhaitez l'utiliser. Vous pouvez choisir parmi 3 rôles :
- Emission et réception : Ce double rôle permet d'envoyer vos factures clients, recevoir automatiquement la mise à jour des statuts de ces factures, et aussi de recevoir vos factures fournisseurs et gérer leurs statuts.
- Emission : Si vous souhaitez uniquement envoyer vos factures clients et recevoir les mises à jour de statuts de ces factures.
- Réception : Si vous souhaitez uniquement recevoir vos factures fournisseurs et gérer leurs statuts.
Mon annuaire
Cette page, que vous trouvez dans les Paramètres > Plateforme Agréée > Mon annuaire, est présente à partir du moment où vous avez complété votre première inscription à la PA Shine.
Ici, vous retrouvez l'ensemble des lignes d'adresses ajoutées à partir du parcours d'inscription sous forme de liste.
Voici ce que représente chaque colonne du tableau :
- Libellé : nom que vous avez donné à la ligne d'adresse au moment de sa création.
- SIREN / SIRET : indique si la ligne est au niveau SIREN (entreprise entière) ou SIRET (établissement précis).
- Routage : code routage choisi au moment de l'inscription à la PA Shine.
- Suffixe : suffixe choisi au moment de l'inscription à la PA Shine.
- Plateforme Agréée : indique si la ligne d'adresse est bien inscrite dans l'annuaire ou si c'est en cours.
- Rôle : quel rôle a été défini pour la ligne d'adresse.
L'action Ajouter une ligne permet d'inscrire une nouvelle ligne dans l'annuaire :
