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Vous pouvez maintenant envoyer votre devis avec un lien de signature électronique sécurisé, intégré directement depuis votre logiciel.
Activer la fonctionnalité
Vous devez au préalable souscrire à notre service complémentaire Yousign.
Puis, depuis le menu Paramètres > Paramètres Market Place > Yousign, cochez Service activé.
Ici, vous pouvez :
- Associer les différentes étapes de la signature électronique (En attente de signature, Signé, Refusé, Expiré) avec les états de vos devis ;
- Activer les options de relances et définir une fréquence et un nombre de relances maximum ;
- Définir comment votre client recevra le code de sécurité (E-mail ou SMS) pour signer votre offre ;
- Définir le corps du message qui sera envoyé dans le mail de signature pour inviter votre client à signer.
Ces paramètres accompagneront vos manipulations à chaque demande de signature électronique.
Envoyer la demande de signature électronique
L’action Demander une signature électronique, positionnée en haut à droite de votre écran, que ce soit dans la liste des devis et dans chaque devis, vous permet de déclencher l’assistant d’envoi de signature électronique.
Il se compose de 3 parties :
- Informations du signataire : En fonction du code de sécurité sélectionnée, les champs à remplir diffèrent.
- mais peut être modifiable
- Informations de la signature
- Documents joints.
Une fois les informations complétées, cliquez sur Envoyer. Ainsi, le devis à signer est transmis à votre client par e-mail pour signature.
Exemple de mail reçu par le client :
Cliquez sur Accéder au document afin de signer le devis.
Bon à savoir : Le devis passe alors en lecture seule.
Chaque devis propose un onglet Signature électronique qui permet de suivre les étapes de signature et de voir à qui et quand la demande a été faite.
Annuler si besoin la demande
Si vous constatez une erreur, n’hésitez pas à annuler votre demande de signature grâce à l’action Annuler la demande de signature, disponible en haut à droite du devis.
A partir du moment où vous annulez l’envoi de la signature, le document redevient modifiable.
Si vous transformez votre devis en commande alors qu’une demande de signature a été envoyée, le logiciel vous propose d’annuler la demande de signature.
Télécharger le document signé
Une fois que votre client aura signé électroniquement le devis, vous pourrez télécharger le dossier de preuve et le document signé toujours depuis l’onglet Signature électronique.
Si vous décidez de ne plus souscrire au service complémentaire Yousign, le téléchargement du dossier de preuve et le téléchargement des documents signés seront disponibles pendant 10 ans.
