3 min 50 s
Il existe différentes façons de créer une facture dans EBP MéCa :
- À partir d'une Estimation de travaux,
- À partir d'un Devis,
- À partir d'une Commande,
- À partir d'un Ordre de réparation.
Important
Une facture validée ne peut plus être modifiée.
Une facture enregistrée prend un numéro définitif et il sera donc impossible de supprimer celle-ci.
Créer une facture
Pour créer une facture, passez par le tableau de bord et sélectionnez la tuile Factures :
Depuis la liste des factures, cliquez sur le bouton Ajouter et sélectionnez Factures :
La fenêtre Facture en cours de rédaction-Date du jour- (Nouveau) s’ouvre :
Renseignez :
- Informations générales : vous pourrez choisir votre atelier en fonction de la facture souhaitée : Mécanique, Carrosserie et VNVO.
- Informations du tiers : sélectionner le code tiers. Dans le cadre de la facture électronique, une coche Administration a été ajoutée. Elle permet d’identifier vos clients étant des entités publiques et est reprise de la fiche du client sélectionné. Un champ Adresse FE a été ajouté. Celui-ci est directement repris du champ présent dans l’onglet Facture électronique.
- Informations du véhicule : il vous suffit de rentrer l’immatriculation afin que les informations du véhicule se mettent automatiquement à jour.
Bon à savoir
Selon le type d’atelier sélectionné dans les informations générales, certains champs ou onglet peuvent ne pas être présent.
Onglet Détail
L’onglet détail permet de saisir les lignes de la facture. Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter des lignes supplémentaires.
Vous avez le choix entre plusieurs types de ligne (Intervention, Vide, Pièce, Fluide, Main d’œuvre, Forfait ou encore Divers et demande client) :
Ajoutez autant de ligne que nécessaires.
Onglet Pied
Depuis cet onglet, vous pouvez gérer :
- Les informations de calcul : Territorialité, TVA et mode de calcul de la TVA.
- Le récapitulatif des lignes de la facture ainsi que le récapitulatif des heures
- Le paramétrage de l’impression du document : modèle d’impression, nombre d’exemplaires…
- Le récapitulatif des montants de la facture : % de remise, les frais de port, les frais de recyclage, le total brut HT...
- Le récapitulatif des informations de TVA
Onglet Adresse
Cet onglet récapitule les informations de facturation et de livraison qui sont renseignés sur la fiche Tiers.
Onglet Échéances
Depuis l’onglet Échéances, vous pouvez paramétrer et configurer les échéances du client.
Onglet Facture électronique
L’onglet Facture électronique dispose maintenant de 4 groupes :
- L’adresse de facturation électronique.
- Les informations fiscales de conformité, qui regroupe les éléments propres à la conformité.
- Chorus Pro.
- Pièces jointes.
Le groupe Adresse de facturation électronique :
Il permet à la Plateforme Agréée d’identifier le destinataire du document de vente et d’assurer son acheminement. C'est à vous de la renseigner.
Le groupe Informations fiscales de conformité :
Il permet de définir les éléments propres à votre client pour la conformité de la facture.
La catégorie d’opération correspond à la typologie de votre facture Livraisons de biens ou Prestations de services.
La valeur est reprise par rapport à ce qui est défini dans les paramètres société (Paramètres > Société > Identification > Informations de TVA).
- La catégorie d’opération correspond à la typologie de votre facture Livraisons de biens ou Prestations de services. La valeur est reprise par rapport à ce qui est défini dans les paramètres société (Paramètres / Société / Identification / Informations de TVA).
- Le paiement de la TVA correspond au paramétrage propre à votre entreprise Sur les débits ou Sur les encaissements. La valeur est reprise par rapport à ce qui est défini dans les paramètres société (Paramètres / Société / Identification / Informations de TVA). En revanche, dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les factures d’acompte (et avoirs d’acompte) doivent être traitées selon le régime des encaissements pour la TVA même si le dossier est paramétré par défaut sur le régime des débits. De ce fait, à la création d’un document d’acompte, le paiement de la TVA est automatiquement sur les encaissements.
- Le motif d’exonération de TVA, si votre client y est soumis. Si un motif d’exonération est défini dans la fiche client, alors celui-ci est repris automatiquement.
- Le champ Mention à imprimer sur le document est en lien avec le motif d’exonération de la TVA. Si un motif est sélectionné, alors il doit apparaître sur la facture. La mention à imprimer est celle configurée dans les paramètres société. Ce champ vous permet d’avoir un aperçu de ce qui apparaitra lors de votre impression.
Document interne :
Cette nouvelle option permet d'identifier un document de vente (facture, avoir, facture/avoir d’acompte) destiné uniquement à un usage interne.
Il est conseillé d’utiliser cette option dans un avoir dont le document d’origine a été rejeté ou refusé.
Par défaut, elle est désactivée. L’option n’est pas reprise lors de la duplication d’un document.
- Si votre logiciel EBP est connecté à la Plateforme Agréée Shine, lorsque l’option est activée, le document est transmis à la PA mais reste archivé et il n'est pas transmis à l'Administration fiscale.
- Si votre logiciel EBP n'est pas connecté à la PA Shine, l’option est affichée à titre informatif uniquement
Onglet Acomptes
Depuis l’onglet Acomptes, vous pouvez générer ou affecter une facture d’acompte liée à
votre ordre de réparation.
Pour enregistrer votre Facture, cliquez sur Enregistrer et Fermer.
Créer une facture à partir d’une Estimation de travaux
Pour créer une facture à partir d’une Estimation de travaux, passez par la tuile Activités puis sélectionnez Ventes et l’onglet Estimations de travaux.
Depuis la liste des Estimations de travaux, cochez celle que vous souhaitez transférer en Facture puis cliquez sur le bouton Transférer :
La fenêtre de Transfert de document s’ouvre. Sélectionnez la date du document puis à l’aide du menu déroulant, sélectionnez le type de document :
Si vous souhaitez consulter le document après transfert, cochez l'option Ouvrir les documents générés après le transfert.
Cliquez sur le bouton Lancer.
Créer une facture à partir d’un Devis
Pour créer une facture à partir d’un Devis, passez par la tuile Activités puis sélectionnez Ventes et l’onglet Devis.
Depuis la liste des Devis, cochez celui que vous souhaitez transférer en Facture puis cliquez sur le bouton Transférer :
La fenêtre de Transfert de document s’ouvre. Sélectionnez la date du document puis à l’aide du menu déroulant, sélectionnez le type de document :
Si vous souhaitez consulter le document après transfert, cochez l'option Ouvrir les documents générés après le transfert.
Cliquez sur le bouton Lancer.
Créer une facture à partir d’une commande
Pour créer une facture à partir d’une Commande, passez par la tuile Activités puis sélectionnez Ventes et l’onglet Commandes.
Depuis la liste des Commandes, cochez celle que vous souhaitez transférer en Facture puis cliquez sur le bouton Transférer :
La fenêtre de Transfert de document s’ouvre. Sélectionnez la date du document puis à l’aide du menu déroulant, sélectionnez le type de document :
Si vous souhaitez consulter le document après transfert, cochez l'option Ouvrir les documents générés après le transfert.
Cliquez sur le bouton Lancer.
Créer une facture à partir d’un ordre de réparation
Pour créer une facture à partir d’un Ordre de réparation, passez par la tuile Activités puis sélectionnez Ventes et l’onglet Ordres de réparation.
Depuis la liste des Ordres de réparation, cochez celui que vous souhaitez transférer en Facture puis cliquez sur le bouton Transférer :
La fenêtre de Transfert de document s’ouvre. Sélectionnez la date du document puis à l’aide du menu déroulant, sélectionnez le type de document :
Si vous souhaitez consulter le document après transfert, cochez l'option Ouvrir les documents générés après le transfert.
Cliquez sur le bouton Lancer.
Créer une facture de cession
Pour le cas d’une facture cession, la procédure de création reste la même qu'une facture client à la différence que lors de la sélection du client, vous devez sélectionner un client cession.
