Envoyer un document par e-mail dans EBP Hubbix Gestion Commerciale

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Avant de commencer

Les devis (quels que soient leurs statuts) ou les factures / avoirs / factures d’acompte / avoirs d’acompte validés peuvent être envoyés par e-mail.

L’envoi par e-mail requiert 2 conditions :

• un e-mail doit être renseigné dans la fiche client ;
• l’e-mail de l’expéditeur (le vôtre) doit également être renseigné.

Renseigner l’e-mail dans la fiche Client

Depuis le menu Clients > Clients, cliquez sur le nom du client concerné afin d’accéder à sa fiche.

Cliquez sur l'icône  dans l’encadré Facturation.

Renseignez les différents champs dont le champ E-mail.

Et cliquez sur , puis fermez votre fiche en cliquant sur Enregistrer et fermer.

Depuis la liste des clients, vous constatez que les informations du Contact de Facturation ont été ajoutées.

Renseigner l’e-mail de l’expéditeur

Depuis le menu Paramètres symbolisé par cette icône , cliquez sur le menu Options d’envoi de la tuile E-mails.

Renseignez alors l’adresse e-mail de l’expéditeur (la vôtre), et si vous le souhaitez, ajoutez un destinataire de copie cachée.

Envoyer un document par e-mail

Ouvrez le document de vente que vous souhaitez envoyer (dans notre exemple, il s’agit d’un devis).

Cliquez sur cette icône située en bas à droite de votre fenêtre.

Les champs Destinataire, Objet, Corps du message se renseignent automatiquement en reprenant les informations de la fiche Client, et le devis se trouve en pièce jointe au format PDF.

Le destinataire n’est pas modifiable, mais l’objet et le corps du message le sont.

Vous pouvez ajouter les CGV (si elles sont présentes dans le menu Mes paramètres > Tuile Impressions > CGV) en activant le curseur .

Puis cliquez sur .

Cette icône située en haut à droite de votre document vous informe que ce dernier a bien été envoyé par e-mail.

Depuis la liste des devis, vous retrouvez également cette information :

Pour envoyer une facture, un avoir, une facture d'acompte ou un avoir d'acompte par e-mail, la procédure est la même.