Corrections

• Lorsque l’on crée un devis depuis la fiche d’un client et que l’on modifie son état, en fermant le devis, l’état du devis dans l’historique se met à jour.

Nouveautés

Import et export des clients

• Il est possible d’importer et d’exporter les champs Fonction et Service des contacts de manière distincte.

Corrections

Import des articles

• L’import d’un fichier contenant des articles dont la description détaillée contient des retours chariot ou des tabulations est possible.

Espace de stockage des PDF

• Les documents sont bien triés par ordre antéchronologique puis par nom.

Corrections

Suppression manuelle des clients

• La suppression manuelle de clients avec des documents antérieurs au 17 septembre n’est plus possible.
• Les clients que vous auriez supprimés à tort vont être récupérés automatiquement dans les prochains heures (il est inutile de les recréer manuellement), ainsi que leurs documents.

Nouveautés

Améliorations des clients

• Clients de type “particulier” :
  • Le champ Prénom a été ajouté.
  • Le champ Forme juridique / Civilité a été renommé en Civilité.
  • Vous pouvez désormais sélectionner la civilité dans une liste, ou saisir librement dans le champ.
• Clients de type “entreprise” ou “entité publique” :
  • Le champ Forme juridique / Civilité a été renommé en Forme juridique.
  • Vous pouvez désormais sélectionner la forme juridique dans une liste, ou saisir librement dans le champ.
• Contacts :
  • Vous pouvez désormais sélectionner la civilité du contact dans une liste, ou saisir librement dans le champ.
  • Le champ Service/Fonction a été scindé en 2 champs distincts.

Corrections

Calcul du CA sur le tableau de bord

• Le calcul du chiffre d’affaires sur le tableau de bord a été revu de manière à ce que la somme des acomptes ne soit plus déduite, que les remises en pied soient bien soustraites et que les frais de port soient bien ajoutés.

Validation de factures impossible

• Il est maintenant possible de valider des factures en utilisant le chiffre “0” en préfixe des numéros.

Corrections

Envoi par e-mail des avoirs

• Il est de nouveau possible d’envoyer avoirs et avoirs d’acompte par e-mail.

Espace de stockage

• Tous les PDF des documents validés dans l’application sont bien présents, et une seule fois.

Corrections

Impression des documents

• À l’impression d’un document de vente, il n’y a plus de chevauchements dans les lignes de texte ou les descriptions détaillées des articles quand ces dernières contiennent le caractère Tabulation (récupéré en général par un Copier/Coller).

Fiche client particulier

• Il est de nouveau possible d’enregistrer un SIRET sur un client particulier.

Nouveautés

Améliorations des modèles d’impression

• Une passe complète sur les modèles de documents a été réalisée afin d’afficher les mêmes informations et avec des intitulés similaires dans tous les modèles.

• Concernant le modèle Classique :
• la couleur bleu pétrole de certains textes a été changée en noir ;
• lorsque les mentions légales sont longues, elles n’empiètent plus sur le trait.

• Concernant l’impression de la situation de compte et du relevé de facture, le pied et la signature du courrier ont été remontés.

Nouveautés

Relancez vos clients

• 1 - Paramétrage : accédez aux paramètres (icône écrou), puis à la tuile Relances, pour :
• choisir le délai à partir duquel les échéances en retard seront à relancer ;
• personnaliser le texte de la relance.

• 2 - Réalisation des relances : accédez à l’échéancier (menu Règlements) :
• Un filtre permet de n’afficher que les échéances à relancer.
• Un indicateur affiche le nombre d’échéances à relancer et leur valeur.
• De nouveaux visuels sur les lignes d’échéance permettent de voir les échéances à relancer et celles déjà relancées.
• Une action Relancer est présente sur les échéances à relancer.
• La relance peut être téléphonique, par e-mail ou par courrier.
• Dans la fenêtre de relance, vous pouvez voir si une échéance a déjà été relancée et comment, en cliquant sur le chevron en début de ligne.
• Vous pouvez également faire une relance depuis la liste des clients ou la fiche client.

Imprimez une facture acquittée

• Depuis l’onglet Visualisation d’une facture validée, une option vous permet d'apposer la mention “Acquittée” sur le document.

Déplacement de l’action “Envoi par e-mail”

• Dans un document validé, l’action d’envoi par e-mail (icône “enveloppe”) se trouve désormais dans l’onglet Visualisation.

Prévisualisation du transfert comptable

• Un regroupement par journal est réalisé dans la prévisualisation des écritures.

Envoi par e-mail

• Vous pouvez saisir directement une adresse e-mail dans la fenêtre d’envoi par e-mail. Pour rappel, c’est l’adresse e-mail du contact de facturation du client qui est reprise dans le champ Destinataire. Vous pouvez désormais ajouter d’autres destinataires.

Nouvelle unité

• L’unité “Tonneau” a été ajoutée. Pour l’utiliser, vous devez l’activer (en accédant aux paramètres, puis à la tuile Ventes).

Corrections

Devis ouvert depuis une fiche client

• Lorsque l’on ouvre un devis depuis l’historique de la fiche client, alors l’action Étapes suivantes du devis se comporte de nouveau correctement (les sous-actions s’affichent).

Envoi par e-mail des documents avec CGV

• Après avoir ajouté un fichier de CGV dans les paramètres, les CGV sont bien envoyés par e-mail en même temps que les documents.

Numérotation des documents

• Après avoir modifié la longueur des numéros de documents dans les paramètres, il n’y a plus de doublons constatés au niveau des codes de documents.

Correction

Validation des factures

• Après avoir modifié la longueur des numéros de documents dans les paramètres, plus aucune erreur ne s’affiche en validant des factures.

Correction

Impressions des factures, avoirs et documents d'acompte

• Les mentions légales sont de nouveau présentes dans le modèle Classique.

Nouveautés

Importez facilement des clients grâce à l’import paramétrable

• Grâce à l’association de colonnes, le fichier à importer n’a plus besoin d’être conforme au modèle d’import.

• Cette nouvelle étape vous permet d’associer manuellement les colonnes de votre fichier aux champs de la fiche client.

• Si le nom des colonnes du fichier est identique au nom des champs de la fiche client, alors les colonnes s’associent automatiquement aux champs.

• Vous pouvez enregistrer les associations pour gagner du temps si vous avez d’autres imports similaires à faire. La prochaine fois, il vous suffira de sélectionner le format créé pour que les associations se fassent automatiquement.

Transférez vos règlements en Comptabilité

• Vous pouvez maintenant transférer vos règlements en comptabilité, sous forme d’écritures.

• Attention, les règlements transférés ne sont plus modifiables (associations comprises), ils sont considérés comme “validés”.

• Seuls les règlements saisis à partir d’aujourd’hui pourront être transférés en comptabilité.

• Dans la page de transfert comptable, une option vous permet d’ajouter les écritures de règlements aux écritures de factures.

Correction

Impressions des documents

• La description détaillée contenant le caractère “/” n’est plus tronquée.

Nouveautés

Impressions

• Pour vos documents, un nouveau modèle système est à votre disposition : il s’agit du modèle “Encadré bicolore”.

• La date d’impression a été ajoutée dans les situations de comptes et le relevé de factures.

• Dans le relevé de ventes, il est désormais possible de sélectionner plusieurs états de documents dans le filtre correspondant.

Correction

Impressions des documents de vente

• La couleur des modèles Épuré et Classique a été remise comme à l’origine.

Correction

Transfert comptable

• Les écritures comptables des factures de solde (factures avec acomptes) sont de nouveau correctes : en conséquence, vous pouvez lancer le transfert.

Nouveautés

Impression des documents de vente

• Un nouveau modèle système est à votre disposition : n’hésitez pas à l’essayer ! Il s’agit du modèle “Moderne en couleur”.

Importez des articles avec mise à jour des articles existants

• L’import d’articles vous permet désormais de mettre à jour votre catalogue d’articles. Dans l’assistant d’import des articles, une étape supplémentaire a été ajoutée pour choisir le type d’import : Ajout ou Mise à jour.

• Cela peut être intéressant pour modifier facilement tous vos articles. Par exemple, vous souhaitez mettre à jour les tarifs de tous vos articles :
• exportez les articles ;
• ouvrez le fichier généré dans un éditeur de tableau récent ;
• saisissez le prix de vente souhaité sur chaque ligne ;
• enregistrez et importez le fichier modifié en choisissant l’option Mettre à jour les articles existants. Les fiches d’articles présentes dans votre application seront alors mises à jour.

• Pour rappel, les actions d’import et d’export sont présentes dans la liste des articles.

Nouvelles règles sur la facture de solde

• Au moment de la facturation du devis, un message vous informe si les factures d’acompte liées à ce devis n’ont pas toutes été réglées.

• En effet, conformément à la législation, les acomptes doivent avoir été entièrement payés au moment de l’établissement de la facture de solde.

• Les documents d’acompte sont désormais affichés dans le corps de la facture de solde, immédiatement en dessous des lignes d’articles.

• Autant de lignes que de documents d’acompte et de taux de TVA sont présentes.

• Les montants de ces documents d’acompte sont automatiquement déduits du récapitulatif de TVA.

• L’impression est impactée de la même manière.

Nouvelles unités

• Ajout des unités Bouteilles, Mètre linéaire, Forfait et Stère.

Corrections

Impression des documents de vente

• Lorsque l’on personnalise le modèle Classique en retirant la colonne Description des articles, alors le tableau des articles est de nouveau centré dans la page.

• Le motif d’exonération sélectionné dans les paramètres ou sur le document s’imprime bien sur les documents provisoires.

Nouveautés

Imprimez l’historique des éco-contributions

• Imprimez l’historique des éco-contributions des articles vendus en allant dans le menu Ventes, sous-menu Rapport.

• Cet état vous donne le montant total des éco-contributions présentes dans vos articles vendus pour une période donnée.

• Le sous-menu Rapport contient maintenant tous les états en lien avec les ventes (pour l’instant le relevé des ventes et l’historique des éco-contributions).

Consultez le palmarès des meilleurs articles vendus

• Dans la liste des articles, l’indicateur du palmarès des meilleurs articles vendus est disponible.

• Personnalisez le nombre d’articles à afficher en cliquant sur l’écrou de la carte.

Simplification du récapitulatif de TVA

• La répartition de la TVA sur les débits et sur les encaissements n’est plus affichée dans le récapitulatif de TVA du document à l’écran comme à l’impression puisque le type de TVA dépend maintenant entièrement de la catégorie d’opération (biens ou services).

Description détaillée dans la fiche article

• La taille de la description détaillée est passée de 500 à 1000 caractères.

Corrections

Documents de vente

• Lorsque l’on duplique un document sans catégorie d’opération, ou que l’on facture un devis sans catégorie d’opération, alors le champ Catégorie d’opération du nouveau document s’initialise avec celle des paramètres.

• Dans l’onglet Échéances d’une facture, il n’était pas toujours possible de visualiser toutes les échéances car le scroll ne permettait pas de descendre suffisamment.

Correction

Impressions des documents

• Les PDF des documents validés sans l’adresse du vendeur ont été re-générés avec l’adresse du vendeur. Vous pouvez renvoyer ces documents à vos clients.

Correction

Impressions des documents

• L’adresse du vendeur est de nouveau présente sur les impressions des nouveaux documents et documents provisoires.

Corrections

Impressions des documents

• Les sous-totaux d’un document en facturation TTC sont de nouveau exprimés en TTC à l’impression.

Avoirs d’acompte

• On peut de nouveau valider un avoir d’acompte créé à partir d’une facture d’acompte avec un taux de TVA à 0%.

Nouveautés

Transférez les PDF des factures en comptabilité

• Désormais, les PDF des documents peuvent être joints aux écritures, grâce à l’option Joindre les documents associés présente dans la page du transfert comptable (menu Comptabilité).

• Cas 1 : vous avez souscrit à la Comptabilité Hubbix : les PDF sont directement accessibles depuis les écritures.

• Cas 2 : vous n’avez pas souscrit à la Comptabilité Hubbix : les PDF sont exportés en même temps que le Fichier des Écritures Comptables.

• Important ! Le transfert comptable des pièces jointes ne concerne que les factures et avoirs que vous validez à partir de maintenant.

• De plus, la date du dernier transfert, ainsi que le nombre de jours depuis le dernier transfert, sont maintenant affichés dans la page de transfert comptable.

Changement de la TVA sur les factures

• Un récapitulatif de TVA est maintenant présent dans la facture d’acompte, reprenant toutes les TVA du devis d’origine, proratisées selon le montant de l’acompte.

• L’écriture comptable de la facture d’acompte contient donc potentiellement plusieurs lignes de TVA.

• De plus, il n’est plus possible de saisir le règlement partiel d’un acompte.

Paramétrez des codes de documents plus courts

• Vous pouvez maintenant choisir la longueur des codes de documents afin d’éviter un trop grand nombre de “0” non significatifs. Pour cela, accédez aux paramètres par l’icône écrou, puis aux rubriques Ventes + Numérotation. Ce choix n’impacte ni les codes provisoires, ni les documents déjà enregistrés, ni les codes des articles et des clients.

Envoyez un relevé de factures à un client

• Depuis la liste des clients, vous pouvez envoyer un relevé de factures par e-mail, ou en l’imprimant, grâce à l’action Envoyer un relevé de factures disponible depuis le menu trois points d’une ligne.

• Le relevé de facture récapitule toutes les échéances de factures de la période demandée, avec, pour chaque échéance, son montant réglé et restant dû.

Conformité au RGPD pour vos clients : le droit à l’oubli

• RGPD signifie Règlement Général pour la Protection des Données.

• Votre application vous permet de gérer le droit à l’oubli de vos clients :
• une action Oublier est disponible dans les fiches des clients de type particulier ; elle vous permet de supprimer leurs données personnelles s’ils vous en font la demande.
• Cette action est historisée dans le journal des événements.

Design

• L’identité visuelle des clients et des articles a évolué.

• Côté liste des devis, le design de l’indicateur a été amélioré.

Corrections

Impressions de documents

• La date de validité du devis est de nouveau imprimée avec le modèle classique.

• La mention d’annulation de facture est de nouveau imprimée sur les avoirs.

• La mention provisoire est de nouveau présente sur le modèle classique pour les factures et avoirs temporaires.

Nouveauté

Envoi par e-mail

• Compte tenu du durcissement de la politique de sécurité de certains fournisseurs de messagerie (Google, Yopmail, …), les e-mails envoyés depuis votre application Hubbix pourraient ne plus arriver à leurs destinataires. Aussi, pour assurer la distribution de ces e-mails, ils seront désormais envoyés via une adresse générique EBP (apibrevo-hubbixgestion@ebp.com). Votre client verra toujours que vous en êtes l’émetteur et pourra continuer à répondre à l’e-mail comme avant.

Correction

Impressions des factures d’acompte et avoirs d’acompte

• Le numéro d’un document d’acompte (facture ou avoir) avec un préfixe de plus de 4 caractères n’est plus tronqué à l’impression avec le modèle Classique.

Correction

Génération des PDF de documents

• L’utilisation d’un slash (/) dans le préfixe d’un numéro de document n’empêche plus la génération du PDF de ce document.

Correction

Impressions des documents en facturation TTC

• Les modèles de documents (devis, facture et avoir) en facturation TTC ont été corrigés, car les intitulés de colonnes ou leur contenu n’étaient pas tous corrects.

Nouveautés

Important : changement de la gestion de la TVA

• La gestion de la TVA dans votre application change (pour être conforme à la législation). Vous devez impérativement renseigner la catégorie d’opération des nouveaux documents.

• Explication :
• Chaque document doit être maintenant rattaché à la catégorie d’opération “Livraisons de biens” ou “Prestations de services”.
• Le type de TVA (sur les débits ou sur les encaissements) dépend du régime de TVA et de la catégorie d’opération, et plus du type des articles vendus.
• Il n’est plus possible de mixer les deux types de TVA dans un même document.
• Vous devez donc définir, pour chaque document, si vous vendez principalement des biens ou des services.

• Cas 1 : vous appartenez au régime général
• Un document avec la catégorie “Livraisons de biens” sera automatiquement en mode d’exigibilité de la TVA sur les débits.
• Un document avec la catégorie “Prestations de services” sera automatiquement en mode d’exigibilité de la TVA sur les encaissements.

• Cas 2 : vous appartenez au régime sur les débits
• Quelle que soit la catégorie d’opération du document, le mode d’exigibilité de la TVA sera sur les débits.

• Le cas spécifique des factures d’acompte
• Le cas spécifique des factures d’acompte

• Voici comment procéder :
• Dans les paramètres, accessibles par l’écrou, allez dans Fiscalité + Options de TVA, et sélectionnez la catégorie d’opération la plus fréquente.
• Chaque nouveau document sera initialisé avec cette catégorie, mais vous devez la modifier en allant dans le tiroir des Informations importantes du document lorsque c’est nécessaire.

Envoyez une situation de compte à un client

• Une situation de compte reprend les échéances des documents de vente validés ainsi que les règlements de votre client. Elle est établie à la date du jour.

• Pour envoyer une situation de compte à l’un de vos clients, accédez à la liste des clients. Cliquez sur le menu trois points du client concerné puis sur Envoyer une situation de compte. Choisissez ensuite le mode qui vous convient : l’envoi par e-mail ou l’impression.

Journal des événements

• Le changement d’un motif d’exonération de TVA lié à votre situation s’inscrit dans le journal des événements accessible par le menu Conformité.

Conformité à la facture électronique dans la fiche client

• Amélioration design du visuel de conformité.

Corrections

Solde dû du client

• Le calcul du solde dû du client tient désormais compte de règlements qui n’auraient pas été associés à des échéances.