Régulariser l'activité partielle dans EBP Paie Open Line™

Introduction

 

La mise en place massive du chômage partiel dans le cadre de la période sanitaire liée au Covid-19 a induit de nombreux changements rétroactifs dans le calcul de la paie des salariés concernés.

Par conséquent, les évolutions légales et techniques ont été intégrées tardivement.

Aujourd'hui, des régularisations sur le calcul des bulletins effectués les mois précédents peuvent s'avérer nécessaires.

Le but de ce document est de vous indiquer la marche à suivre.

 

Qui est concerné ?

 

La méthode de régularisation proposée dans la version 12.8 du logiciel s’adresse aux clients qui ont suivi scrupuleusement les instructions d’EBP depuis le début de la mise en place de l’Activité Partielle dans le contexte Covid-19.

 

En raison d’une limitation technique, il n’est pas possible de régulariser l’activité partielle plusieurs mois de suite sur le même salarié. Vous devez donc mettre en place la régularisation uniquement si vous êtes sûr qu’il n’y aura pas de changements ultérieurs à apporter. Notamment, vérifiez bien que le salarié entre bien dans les critères indiqués ci-dessous avant de régulariser.

 

 

L’outil de régularisation de la version 12.8 est disponible uniquement pour les profils de salariés éligibles à l’activité partielle et intégrés dans le logiciel :

• Le cas général,
• Les salariés soumis aux heures d'équivalence,
• Les salariés soumis aux heures supplémentaires mensualisées,
• Les apprentis,
• Les contrats de professionnalisation,
• Les salariés à temps partiel,
• Les salariés avec des rémunérations variables (commissions).
• Les salariés sortis,

 

Depuis la version 12.9.0 l'outil de régularisation est disponible pour :

• les salariés au forfait
• les mandataires

 

Cas de régularisation gérés

 

L’outil de régularisation permet de corriger et de déclarer :

• Le calcul de l’indemnisation de l’Activité partielle (Apprentis, contrats de professionnalisation, minimum de 8.03, heures supplémentaires structurelles, heures d’équivalence),
• Le complément employeur (calculé par le taux),
• Le calcul de la CSG-CRDS de cette indemnisation,
• L’écrêtement de la CSG-CRDS.

Il ne gère pas tout ce qui modifie le salaire brut d’activité et les cotisations afférentes, notamment :

• La rectification des heures d’absences,
• Le complément employeur soumis à cotisations.

Cela signifie que les durées d'absences doivent avoir correctement été renseignée chaque mois ET déduites sur le bulletin du salarié.

Si ces valeurs n’ont pas été saisies correctement le mois concerné, l’outil ne pourra pas régulariser correctement.

 

voici les étapes à suivre pour effectuer une régularisation de l'activité partielle :  Vérifier la version et le paramétrage du logiciel Prérequis Régularisation 1. Régularisation par bulletin 2. Régularisation de masse Saisie de l'écrêtement du mois en cours (si nécessaire) Maintien des heures indemnisables au delà de 70% Déclaration de la régularisation 1. CSG sur revenus de remplacement pour la MSA (uniquement pour la MSA) 2. Déclaration de la régularisation de l'apprenti dont la rémunération est inférieure à 79% du SMIC Régularisation activité partielle pour les salariés sortis

 

 

 

Vérifier la version et le paramétrage de votre logiciel

 

 

Avant d'effectuer une mise à jour de solution EBP, nous vous conseillons de faire une sauvegarde de vos dossiers.

 

Pour appliquer cette procédure, vous devez disposer au minimum de la version 12.8.0 du logiciel de Paie et du paramétrage 6588.

Si vous ne connaissez pas la version de votre logiciel ou son paramétrage cliquez sur ces liens :

Vérifier la version de ma solution Open line™

 

 

Prérequis

 

Si votre salarié est en activité partielle sur le mois courant, vous devez :

 

Créez vos bulletins de salaires du mois courant en y intégrant toutes les données (absence activité partielle, autre type d’absence, primes…).

Notez le montant total de votre écrêtement sur chaque bulletin de salaire concernés (rubrique IECRETEMENT_DISPO du bulletin de salaire). Ce montant vous servira en fin de procédure.

  

Régularisation

 

L'assistant de régularisation ne pourra être lancé qu'une seule fois par période.Il faudra donc contrôler vos valeurs et les modifier si nécessaire car une seconde utilisation de l'outil ne sera pas possible.

 

• Régularisation par bulletin :

 

Les régularisations sont opérées selon la méthode annule et remplace.

Ouvrez le bulletin sur lequel vous souhaitez régulariser l’activité partielle. Préparez vos bulletins du mois puis cliquez sur Régulariser et sélectionnez Activité Partielle.

 

 

 La fenêtre suivante s’ouvre :

 

 

Dans cette fenêtre vous avez le choix de sélectionner le mois sur lequel débutent les régularisations, jusqu’au mois où elles se terminent. Vous y trouverez ensuite la liste des rubriques qui vont être traitées et les rubriques ajoutées pour la régularisation.

Dans le cas où vous avez dupliqué des rubriques d’indemnité et/ou de complément activité partielle, vous pourrez cocher celles à régulariser (les autres rubriques de brut personnalisées ne pourront pas être régularisées).

 

Vous avez la possibilité de lancer l’assistant en plusieurs fois (Mars puis Avril puis Mai sur le bulletin de Juin) mais l'assistant ne pourra pas régulariser 2 fois une même période de paie (Régulariser le mois de mars en Juin puis de nouveau régulariser le mois de mars en Juillet).

 

Par exemple :

Vous souhaitez effectuer les régularisations de Mars, Avril et Mai. Dans votre outil de régularisation vous devez sélectionner à partir du mois de Mars jusqu’au mois d’Avril.

Si vous cliquez sur Annuler, la régularisation ne sera pas effectuée sur votre bulletin.

Si vous cliquez sur OK, le traitement s’effectue et une fois terminé, vous avez un écran vous proposant d’enregistrer le rapport. Nous vous conseillons de sauvegarder ce que vous avez effectué.

 

 

 

 

Les lignes de régularisations se sont ajoutées à votre bulletin. Nous vous invitons à les contrôler et à modifier les valeurs le cas échéant.

 

 

Vous aurez ainsi pour chacune de vos rubriques, une rubrique d’annulation qui annule le montant calculé initialement dans votre bulletin et une rubrique de régularisation qui calcule le nouveau montant à appliquer.

 

Exemple d’une régularisation du mois de mars:

 

 

Si vous avez besoin de modifier les valeurs des rubriques de régularisation, positionnez vous sur cette rubrique, faites un clic bouton droit et sélectionnez l’option Forcer les valeurs de cette régularisation (vous ne pouvez pas forcer les rubriques d’annulation).

 

 

 

 Les zones modifiables sont en vert.

 

 

Modifiez chaque valeur (Base, taux et montant) et relancez un calcul.

 

• Régularisation de masse

 

Depuis la fenêtre bulletins, sélectionnez les bulletins courants des salariés dont l’activité partielle est à régulariser.

Faites un clic bouton droit et sélectionnez l’option Régularisation Activité Partielle 

  

 

 

La suite de la régularisation est la même que pour un seul bulletin.

 

  

Saisie de la valeur de l’écrêtement du mois courant

 

Cette étape n’est à appliquer que si votre salarié est encore en activité partielle ce mois-ci

 

Sur la ligne “Montant de l'écrêtement CSG-CRDS disponible” (rubrique IECRETEMENT_DISPO), saisissez la valeur que vous avez notée lors du prérequis en début de procédure afin de retrouver le bon montant d’écrêtement du mois courant.

 

Maintien des heures indemnisables au-delà de 70%

 

Si vous souhaitez régulariser un maintien de salaire supérieur à 70%, vous devez saisir ce pourcentage de maintien dans la variable TAUX_NI70 accessible à partir de la saisie des variables.

Par exemple :

Si vous souhaitez maintenir l’indemnité à hauteur de 85% au lieu des 70% légaux, vous allez saisir 85 dans la variable TAUX_NI70. Le complément se calcule ainsi automatiquement sur les 15% supplémentaires.

 

Attention à ne pas indiquer un taux qui engendrera une augmentation du net à payer.

  

 

Déclaration de la régularisation

 

Une fois vos régularisations effectuées, en outre vos vérifications classiques, il y a 2 points de vigilance sur vos déclarations en DSN : 

• 1er Point : CSG sur revenus de remplacement pour la MSA (uniquement pour la MSA) 

Pour déclarer votre régularisation de CSG-CRDS, vous devez saisir manuellement la ligne dans l’éditeur DSN. 

Le montant à renseigner est égal au montant de la CSG-CRDS régularisée - montant de l’écrêtement régularisé. 

Pour cela générez tout d’abord votre déclaration puis depuis le menu édition, faites un clic droit sur Établissement puis Ajouter et Ajouter un sous-groupe. 

 

  

Sur la fenêtre suivante sélectionnez cotisation établissement puis OK.

  

 

 

Une ligne cotisation établissement est ainsi créée. Placez vous dessus.

 

 

  

Dans le volet de droite vous devez avoir 5 lignes vides que vous devez renseigner.

  

 

 

Vous devez renseigner à l’intérieur les informations suivantes :

• S21.G00.82.001 : Le montant total dû régularisé de la CSG/CRDS sur revenus de remplacement (écrêtement déduit) à verser à votre caisse (Somme des rubriques de régularisation CSG/CRDS sur revenus de remplacement et montant de l'écrêtement régularisé de tous vos salariés que vous pouvez retrouver dans votre état des charges du mois déclaré).

• S21.G00.82.002 : 033 (cela correspond au code déclaratif pour la CSG.)

• S21.G00.82.003 : La date de début de votre période de paie.

• S21.G00.82.004 : La date de fin de votre période de paie.

• S21.G00.82.005 : Votre code caisse MSA (DMSAXX).

Cela vous donnera par exemple, pour un montant de cotisation CSG/CRDS de 700 € sur revenus de remplacement et d'un écrêtement de 30 €, un montant total dû de 670 € pour la période de Mars à la MSA d’Ile-de-France les lignes suivantes :

 

  

• Second point : Déclaration de la régularisation de l’apprenti dont la rémunération est inférieure à 79% du SMIC

Ce profil bénéficie d’une exonération salariale sur ses cotisations de retraite complémentaire. Le montant de la rémunération exonérée de cotisations salariales est déclaré au bloc S21.G00.81 sur le code 109 - Exonération de cotisations salariales apprenti (rémunération inférieure à 79 % du Smic)

Or, en cas de régularisation, seule la cotisation individuelle 109 du mois courant doit remonter au bloc S21.G00.81.

Par conséquent, les blocs S21.G00.81 de chaque mois régularisé et contenant les cotisations individuelles 109 doivent être supprimés manuellement.

Pour ce faire, dans l’onglet Édition de la Déclaration, il convient de sélectionner la cotisation individuelle code 109 et de cliquer sur le bouton supprimer.

  

 Exemple :

En juin, j’ai régularisé les mois d’avril et de mai, seul le montant de la rémunération exonérée (valorisé en 109) du mois de juin doit remonter au bloc 81.

 

 

Régularisation activité partielle pour les salariés sortis

 

Pour effectuer la régularisation en juillet d’un salarié sorti pendant la période COVID-19, notamment en mars, avril, mai, vous devez tout d’abord apporter les modifications suivantes dans la fiche du salarié sorti :

• Dans l’onglet Paie :

• Dans la partie Information de paie, indiquer “zéro” dans la zone Salaire mensuel ;

Dans la partie Propriétés, cocher la case Plafond neutralisé.

 

 

 

 

Une fois ces modifications apportées, vous pouvez préparer le bulletin.

Le plafond de Sécurité Sociale, les heures travaillées, le salaire brut , le net imposable et le net à payer sont à zéro.

 

 

 

Point particulier pour le cas d’un salarié APPRENTI ou en CONTRAT DE PROFESSIONNALISATION :

 

Vous devez supprimer la rubrique GMENS_APP du bulletin (ou GPROF pour les contrat de professionnalisation) afin que le plafond de Sécurité Sociale, les heures travaillées, le salaire brut, le net imposable et le net à payer soient à zéro.

Pour cela, faire un clic droit sur la rubrique puis supprimer.

 

 

Après avoir calculé le bulletin, vous obtiendrez un bulletin à 0 :

 

 

Une fois le bulletin préparé, vous pouvez lancer l’assistant de régularisation de l’activité partielle pour les mois correspondants :

 

 

Sur le bulletin, les rubriques d’annulation et de régularisation pour chaque mois concerné apparaîtront (indemnité d’activité partielle, les compléments, les cotisations CSG-CRDS sur les revenus de remplacement ainsi que l’écrêtement).

 

 

Au niveau de la DSN mensuelle, nous vous invitons à vérifier les points ci-dessous :

 

Le bloc S21.G00.53 (Activité) de type 01 (Travail rémunéré) doit être à zéro pour l’unité de mesure 40 (jours calendaires de la période d’emploi pris en compte dans le calcul du plafond de Sécurité Sociale).

 

 

 

Le bloc S21.G00.62 (Fin du contrat) doit être déclaré avec tous les éléments qui concernent la sortie du salarié.

 

 

 

 

 

 

Afin de mieux appréhender le calcul de l'activité partielle et ses régularisations n'hésitez pas à consulter nos articles :  Explication de bulletin activité partielle (cas général et apprenti) Synthèse Métier Activité Partielle

 

Vous pouvez retrouver cet article en tuto en suivant ce lien : Utiliser l'outil de régularisation pour l'activité partielle dans EBP Paie Open Line™