Introduction
La mise en place massive du chômage partiel dans le cadre de la période sanitaire liée au Covid-19 a induit de nombreux changements rétroactifs dans le calcul de la paie des salariés concernés.
Par conséquent, les évolutions légales et techniques ont été intégrées tardivement.
Aujourd'hui, des régularisations sur le calcul des bulletins effectués les mois précédents peuvent s'avérer nécessaires.
Le but de ce document est de vous indiquer la marche à suivre.
Qui est concerné ?
La méthode de régularisation proposée dans la version 24.7 du logiciel s’adresse aux clients qui ont suivi scrupuleusement les instructions d’EBP depuis le début de la mise en place de l’Activité Partielle dans le contexte de Covid-19.
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En raison d’une limitation technique, il n’est pas possible de régulariser l’activité partielle plusieurs mois de suite sur le même salarié. Vous devez donc mettre en place la régularisation uniquement si vous êtes sûr qu’il n’y aura pas de changements ultérieurs à apporter. Notamment, vérifiez bien que le salarié entre bien dans les critères indiqués ci-dessous avant de régulariser. |
Population de salariés concernés
L’outil de régularisation de la version 24.7 est disponible uniquement pour les profils de salarié permettant l’activité partielle dans le logiciel :
- Le cas général,
- Les salariés soumis aux heures d'équivalence,
- Les salariés soumis aux heures supplémentaires mensualisées,
- Les apprentis,
- Les contrats de professionnalisation,
- Les salariés en temps partiel.
Dans la version 24.7, cela exclut notamment:
- Les salariés au forfait,
- Les mandataires,
- Les salariés sortis.
Cas de régularisation gérés
L’outil de régularisation permet de corriger et de déclarer :
- Le calcul de l’indemnisation de l’Activité partielle non soumise à cotisation,
- Le complément employeur non soumis à cotisation, (1)
- Le calcul de la CSG du cette indemnisation,
- L’écrêtement de la CSG,
- La suppression de la Rémunération Mensuelle Minimale (RMM).
(1) Attention : le maintient à 100% du net n’est pas géré dans la version 24.7. Il le sera dans une version ultérieure. Nous vous invitons à patienter si vous avez des salariés concernés.
Il ne gère pas tout ce qui modifie le salaire brut d’activité et les cotisations afférentes :
- La rectification des heures d’absences n’est pas gérée,
- Le complément employeur soumis à cotisation n’est pas géré.
Techniquement, cela signifie que :
- Les durées d’absences (variable HEUABSACTPART) doivent avoir correctement été renseignées chaque mois et déduites sur le bulletin du salarié,
- Le nombre d’heures travaillables du mois (variable RETREELLE) doit avoir été saisi correctement chaque mois,
- Le nombre de jours calendaires non rémunérés ( NBJNONREM) doit être correct chaque mois.
Si ces valeurs n’ont pas été saisies correctement le mois concerné, l’outil ne régularisera pas correctement.
Versions du logiciel régularisables
Les rubriques de régularisation proposées sont basées sur la dernière version du logiciel, avec le paramétrage à jour, qui était disponible chaque mois :
- Les paies de mars doivent avoir été calculés et déclarées en DSN avec la version 24.4.1 et uniquement celle-ci,
- Les paies d’avril doivent avoir été calculées et déclarées en DSN avec la version 24.5.0 et uniquement celle-ci,
- Les paies de mai doivent avoir été calculées et déclarées en DSN avec la version 24.6.0 et uniquement celle-ci.
EBP ne propose pas d’outil de régularisation pour les paies effectuées avec des versions plus anciennes (c’est à dire, par exemple, que l’outil présenté ici ne garanti pas une régularisation correcte d’une paie d’avril qui aurait été calculée en version 24.4.1).
Vous pourrez également constater des incohérence en DSN si vous régularisez des paies qui ont été calculées avec une version plus récente que la version préconisée (par exemple, une paie d’avril qui aurait été recalculée en 24.6 ne peut pas être régularisée de la même manière qu’une paie d’avril calculée avec la version 24.5 telle que préconisé en avril).
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Pour vérifier que vos paies ont été effectuées avec la bonne version du logiciel, vous pouvez vous aider du Journal des événements (menu Outils / Journal des événements), en mettant les dates en rapport avec les versions. |
Vous pouvez également consulter vos DSN. La rubrique S10.G00.00.003 Numéro de version du logiciel utilisé indique le numéro de la version qui a servi à préparer la DSN.
Les 4 premiers chiffres donnent la version majeure et la version mineure. Dans cette capture, on voit une DSN effectuée avec la version 24.5.
Versions du paramétrage régularisables
Les paies doivent avoir été effectuées avec le paramétrage fourni par EBP.
L’outil pourrait donner des résultats incorrects si les rubriques ont été dupliquées (quelle qu’en soit la raison, notamment s’il s’agissait d'anticiper une correction qui serait fournie plus tard par EBP).
Aucune régularisation ne doit avoir été effectuée par anticipation dans les paies des mois concernés.
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Voici les étapes à suivre pour utiliser l'outil de régularisation pour l'activité Partielle :
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Prérequis
Version du logiciel à utiliser
Pour effectuer ces régularisations, vous devez avoir installé la version 24.7.0 ou ultérieure du logiciel de EBP Paie. Vous devez également avoir importé la mise à jour du paramétrage Activité Partielle lié à la 24.7.0 par le menu Outils / Importations / Lots de paramétrage (lot Activité partielle).
Paramétrage
Les rubriques utiles à la régularisation sont disponibles par le menu Outils / Importations / Régularisations…
Afin de simplifier vos manipulations, nous vous conseillons de cocher uniquement les mois où au moins un de vos salariés nécessite une régularisation.
Dans la majorité des cas, vous devrez cocher : Mars, Avril et Mai.
La régularisation d’un mois n’a pas d’impact sur le calcul des mois suivants. Il n’est donc pas nécessaire d’importer les régularisations pour les mois où il n’y aucun salarié en activité partielle.
Cas particuliers
Nous vous invitons à vérifier si vous êtes concernés par chacun des cas particuliers ci-dessous.
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SI VOUS N'ÊTES PAS CONCERNÉS PAR LES CAS PARTICULIERS QUI SUIVENT, VOUS POUVEZ VOUS RENDRE DIRECTEMENT À L'ÉTAPE 1 POUR LA SUITE DE LA PROCÉDURE. | |
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Cas particulier 1 : le salarié a une absence activité partielle sur le mois courant
Si votre salarié est encore en activité partielle sur le mois courant, vous devez :
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Créer normalement son bulletin de salaire du mois courant en y intégrant toutes les données (absence activité partielle, autre type d’absence, primes…).
- Important : sur chaque bulletin de salaire ayant de l’écrêtement, noter le montant total de chaque valeur d’écrêtement (rubriques COTECCRD, COTECCSN et COTECCSD). Ces montants vous serviront en fin de procédure.
- Mettre en place les régularisations selon la procédure ci-dessous.
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Cas particulier 2 : Complément employeur sur heures indemnisables versé en mars
La version 24.4.1 du logiciel ne comportait pas de rubrique pour le versement du complément employeur au delà des 70% sur les heures indemnisables. Nous avons néanmoins fourni une procédure qui indiquait de créer une rubrique pour ce versement.
Cas 1 : Vous avez nommé cette rubrique GICOMPAP en mars.
Les rubriques nécessaires sont fournies avec le logiciel, vous n’avez pas de rubrique d’annulation à créer.
Cas 2 : Vous avez nommé cette rubrique avec un autre nom.
Créez normalement le bulletin de salaire du mois courant.
Utilisez l’assistant de génération des rubriques d’annulation par le menu Outils / Générer des rubriques d’annulation.
Dans la première page, cochez les mois où vous avez utilisé cette rubrique :
Dans la deuxième page, sélectionnez Rubriques de Brut :
Dans la troisième page, sélectionnez la rubrique à annuler :
Cliquez sur Suivant, confirmez l’opération en cliquant sur Oui, puis cliquez sur Terminer.
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Cas particulier 3 : Maintien des heures indemnisables au-delà de 70% du brut (hors maintien à 100% du net)
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Le cas du maintien à 100% du net est en cours de développement actuellement. Il le sera lors d’une prochaine mise à jour. Si vous êtes concernés par ce cas, nous vous invitons à patienter avant d’utiliser l’outil de régularisation. |
Si vous souhaitez régulariser un maintien de salaire supérieur à 70%, vous devez saisir ce pourcentage de maintien dans la variable TAUXMAINTIENACTPART accessible à partir de la saisie des variables.
Par exemple :
Si vous souhaitez maintenir l’indemnité à hauteur de 85% au lieu des 70% légaux, vous allez saisir 85 dans la variable TAUXMAINTIENACTPART. Le complément se calcule ainsi automatiquement sur les 15% supplémentaires.
Attention à ne pas indiquer un taux qui engendrera une augmentation du net à payer.
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Cas particulier 4 : Cas des heures supplémentaires structurelles indemnisables
Si vous souhaitez régulariser l’activité partielle en indemnisant vos heures supplémentaires structurelles, n’oubliez pas de saisir la variable HSSTRUCTINDEMNAP avec la valeur 1.
A partir de la version 24.7, une nouvelle variable à saisir NBHSEFFECTUEES Nombre heures supplémentaires effectuées (réel) a été ajoutée afin d’indiquer le nombre d’heures supplémentaires effectivement travaillées par le salarié pour le calcul de l'indemnisation de l'activité partielle du mois.
Cette variable n’a pas été saisie les mois précédents. Il est donc nécessaire d'indiquer la valeur mois par mois pour chaque salarié dans la Saisie des variables en utilisant les variables spécifiques YxxNBHSEFFECTUEES Nombre d'heures supplémentaires effectuées pour régularisation (où xx représente le numéro du mois, 03 pour mars)
Important : le salarié n’est pas considéré comme étant en activité partielle les jours fériés donc les heures supplémentaires qu’il aurait dû effectuer ces jours là doivent être intégrées dans la variable YxxNBHSEFFECTUEES.
Mise en place des rubriques de régularisation
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Vous devez créer normalement le bulletin de salaire du mois courant avant de mettre en place les lignes de régularisations. |  |
Vous trouverez dans le menu Outils / Insérer des régularisations dans les bulletins, un outil vous permettant de mettre à jour en masse les bulletins du mois courant avec les rubriques servant à la régularisation du mois précédent.
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Les lignes ainsi insérées dans le bulletin sont perdues à chaque fois que vous préparez le bulletin. La régularisation des mois précédents doit donc être effectuée après avoir saisi les variables et les absences et préparé le bulletin du mois courant. |
Etape 1 - Régularisation de l’indemnisation
Cliquez sur le menu Outils / Insérer des régularisations et sélectionnez les salariés à régulariser puis cliquez sur Suivant.
Dans la page suivante, laissez la sélection par défaut En fonction des rubriques de régularisation et cliquez sur Suivant.
Pour régulariser l’indemnisation, vous devez choisir d’insérer des rubriques de brut.
Dans la page de sélection des rubriques, pour chaque mois où le salarié a été en activité partielle, vous devez choisir :
- L’annulation de l’indemnité calculée sur le bulletin passé ( XxxxGINDACTP),
- Si vous êtes concerné, l’annulation du complément employeur (le nom de cette rubrique varie d’un dossier à l’autre),
- La rubrique de recalcul de l’indemnité (YxxxGINDACTP),
- Éventuellement, le recalcul du complément employeur (Y xxxGICOMPAP).
Dans la page suivante, vous devez indiquer la position où insérer les régularisations. Pour le calcul, cette position n’a pas d’importance.
Pour la lisibilité, nous vous conseillons de choisir Au dessus des rubriques de brut.
La mise à jour se fait dès que vous cliquez sur Suivant. Vous pouvez ensuite cliquer sur Terminer
Etape 2 - Régularisation de la CSG/CRDS
Pour régulariser les taxes, vous devez procéder de la même manière que pour les indemnités ci-dessus. Cliquez sur le menu Outils / Insérer des régularisation et sélectionnez les salariés à régulariser puis cliquez deux fois sur Suivant.
Sélectionnez les cotisations :
Si vous devez régulariser tous les mois, et que les rubriques proposées sont uniquement liées à l’activité partielle, vous pouvez cliquer sur Toutes.
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Si vous avez utilisé l’assistant de régularisation RGCS en 2019, l’assistant affichera les rubriques concernant la RGCS. Elles ne doivent pas être sélectionnées. |
Vous devez cocher uniquement les rubriques relatives au mois à régulariser :
- L’annulation de la CSG/CRDS (XxxxCOTCRDRP , XxxxCOTCSRN et XxxxCOTCSGRD)
- L’annulation de l’écrêtement CSG/CRDS (XxxxCOTECCRD , XxxxCOTECCSN et XxxxCOTECCSD)
- Le recalcul de la CSG/CRDS (YxxxCOTCRDRP , YxxxCOTCSRN et YxxxCOTCSGRD)
- Le calcul du Net servant de point de départ pour l’écrêtement ( YxxxNETECRET)
- Le nouveau calcul de l’écrêtement CSG/CRDS (YxxxCOTECCRD, YxxxCOTECCSN et YxxxCOTECCSD)
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Toutes les rubriques de régularisation des cotisations liées à l’activité partielle comportent le mot remplacement dans leur libellé. Vous pouvez donc vous aider de la recherche pour n’afficher que les rubriques nécessaires et ensuite cliquer sur le bouton Toutes comme ci dessous. |
Dans la page suivante, vous devez indiquer la position. Vous pouvez indiquer Au dessus des rubriques de cotisation mais la position est laissée à votre libre choix. Elle n’a pas d’influence sur le calcul.
L’insertion des rubriques est réalisée dès que vous cliquez sur le bouton Suivant. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Terminer.
Etape 3 - Annulation de la Rémunération Mensuelle Minimale
En utilisant les derniers paramétrages, il n’est plus nécessaire de calculer la Rémunération Mensuelle Minimale (RMM) dans les bulletins. Il est donc nécessaire de retirer la rubrique GRMM du profil et d'annuler les montants calculés sur les bulletins précédents.
Pour cela, vous devez procéder de la même manière que pour les indemnités ci-dessus. Cliquez sur le menu Outils / Insérer des régularisation et sélectionnez les salariés à régulariser puis cliquez sur deux fois sur Suivant.
Cochez Net, puis sélectionnez toutes les rubriques (XxxxGRMM) dans la page suivante :
Les rubriques doivent être positionnées Au dessus des rubriques de net.
Pour insérer les rubriques, cliquez sur le bouton Suivant puis sur Terminer.
Etape 4 - Prise en compte des nouvelles rubriques de régularisation
Pour que les nouvelles rubriques soient correctement prises en compte, vous devez ensuite recalculer tous les bulletins concernés.
Etape 5 : Correction de la valeur de l’écrêtement du mois courant
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Cette étape n’est à appliquer que si votre salarié est encore en activité partielle ce mois-ci | |
Sur chaque ligne d’écrêtement, vous devez indiquer la valeur que vous avez notée en début de procédure
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Pour la rubrique |
Libellé |
Utiliser la variable à saisir |
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COTECCRD |
Écrêtement CRDS revenus de remplacement |
ECRETEMENTCRDS |
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COTECCSD |
Écrêtement CSG revenus de remplacement déductible |
ECRETEMENTCSGDED |
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COTECCSN |
Écrêtement CSG revenus de remplacement non déductible |
ECRETEMENTCSGNONDED |
Pour ce faire, faites un clic droit sur le montant de l’écrêtement, puis sélectionnez Saisie des variables.
Vous pouvez dès lors renseigner le montant que vous avez noté en début de procédure.
Forcer les valeurs à utiliser
Les formules fournies dans les formules de régularisation ont été étudiées pour gérer les cas les plus courants.
Si les valeurs calculées ne vous conviennent pas pour un salarié en particulier, des Variables à saisir ont été mise à disposition afin de forcer la valeur à utiliser dans chacune des rubriques.
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Nom de la variable à saisir |
Description de la variable à saisir |
Ajustement de la base |
Ajustement du taux |
Ajustement du montant |
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Yxx1GINDACTP |
Indemnités Activité Partielle hors formation (régularisation) |
YxxHEUINDACTP |
YxxTAUXGINDACTP |
Ne peut pas être ajusté |
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Yxx2GICOMPAP |
Complément employeur sur heures indemnisables non soumis à cotisations (régularisation) |
Identique Yxx1GINDACTP, pas d'ajustement |
YxxTAUXGICOMPAP (1) |
YxxMONTANTMAINTIENACTPART(1) |
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Yxx2COTCRDRP |
CRDS revenus de remplacement non déductible (régularisation) |
YxxBASECSGCRDSRR |
Ne peut pas être ajusté, le taux correspond à la DSN |
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Yxx3COTCSRN |
CSG revenus de remplacement non déductible (régularisation) |
YxxBASECSGCRDSRR |
Ne peut pas être ajusté, le taux correspond à la DSN |
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Yxx4COTCSGRD |
CSG revenus de remplacement déductible (régularisation) |
YxxBASECSGCRDSRR |
Ne peut pas être ajusté, le taux correspond à la DSN |
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Yxx5NETECRET |
Net à prendre en compte pour l'écrêtement en régularisation |
YxxNETECRET |
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Yxx6COTECCRD |
Écrêtement CRDS revenus de remplacement (régularisation) |
YxxCOTECCRD |
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Yxx7COTECCSN |
Écrêtement CSG revenus de remplacement non déductible (régularisation) |
YxxCOTECCSN |
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Yxx8COTECCSD |
Écrêtement CSG revenus de remplacement déductible (régularisation) |
YxxCOTECCSD |
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COTECCRD |
Écrêtement CRDS revenus de remplacement (2) |
ECRETEMENTCRDS |
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COTECCSD |
Écrêtement CSG revenus de remplacement déductible (2) |
ECRETEMENTCSGDED |
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COTECCSN |
Écrêtement CSG revenus de remplacement non déductible (taux plein) (2) |
ECRETEMENTCSGNONDED |
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Dans ce tableau “xx“ représente le numéro du mois (xx=03 pour mars)
(1) Il n’est pas possible de forcer le taux et le montant simultanément.
Attention : Lorsqu’on force le montant, le plafond de 3.15 SMIC n’est pas testé.
(2) L’écrêtement pratiqué sur le mois courant pour les salariés qui sont encore en activité partielle peut avoir varié avec les régularisations. Les variables dont le nom commence par ECRETEMENT vous permettent de rectifier cette valeur.
Remarque : Il n’est pas possible de forcer les valeurs des rubriques d’annulation.
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Afin de mieux appréhender le calcul de l'activité partielle et ses régularisations n'hésitez pas à consulter nos articles : |
Vous pouvez retrouver cet article en tuto en suivant ce lien : Utiliser l'outil de régularisation pour l'activité partielle dans EBP Paie Ancienne Génération
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