Gérer la comptabilité auxiliaire dans EBP Comptabilité (V20 et >)

 

Temps de lecture : 5 min

 

Avant de commencer

 

Bon à savoir
En comptabilité, un compte auxiliaire représente une subdivision d’un compte général.

 

Un dossier tenu selon les règles de comptabilité auxiliaire contient donc 2 plans comptables :

• Le plan comptable auxiliaire contenant les comptes de tous les tiers (fournisseur DUPONT, client DUBOIS…).

• Le plan comptable général contenant les comptes généraux.

 

Recourir aux comptes auxiliaires permet, notamment lorsque le nombre de tiers est relativement important, d’avoir directement le nom du tiers, d'éviter la duplication des comptes par racine (411, 401…) et de séparer les états sur les comptes généraux et auxiliaires.

 

Exemple

 

Pour un fournisseur DUPONT, vous devez enregistrer des factures d'achat et des factures d'immobilisation.

 

Cas de la comptabilité générale :

• Création des comptes 401DUPONT et 404DUPONT qui n'ont pas de lien entre eux.

 

Cas de la comptabilité auxiliaire :

• Création du compte tiers FDUPONT dans le plan comptable
• Les comptes généraux 401 et 404 sont dans le plan comptable général.

Dans ce cas, il suffit de consulter le compte FDUPONT pour avoir une vision globale de la situation de DUPONT.

 

 

Impacts du choix d'un dossier en comptabilité auxiliaire

  

Le fait d'être en comptabilité auxiliaire entraîne donc :

• La coexistence de deux plans comptables (plan comptable général et plan comptable auxiliaire).

• La coexistence en saisie de deux colonnes relatives aux numéros de compte (Compte général et Compte auxiliaire),

• La coexistence de deux champs de compte en consultation de compte (Compte général et Compte auxiliaire).

• La coexistence de plusieurs types d'états interactifs et d'impression (Grand Livre interactif général et Grand Livre interactif auxiliaire, Comparatif N/N-1 général et Comparatif N/N-1...).

 

Choix du mode de comptabilité auxiliaire

 

Lors de la création du dossier

 

Dans l'assistant de création de dossier, cochez la case Gérer les comptes de tiers en auxiliaires :

 

 

 

Ultérieurement

 

1 - Si votre dossier en comptabilité générale ne contient pas d'écritures.

 

Depuis l'icône ,  cliquez sur le menu Paramètres société / Options  comptables > Plan comptable auxiliaire. Dans la fenêtre affichée, cochez Gérer les comptes de tiers en auxiliaire.

 

A l'inverse, si votre dossier en comptabilité auxiliaire ne contient pas d'écritures avec compte auxiliaire, il vous est possible de revenir à un dossier en comptabilité générale en décochant Gérer les comptes de tiers en auxiliaire.

 

2 - Si votre dossier en comptabilité générale contient des écritures.

 

Depuis l'icône , cliquez sur le menu Paramètres comptables / Plan comptable général > Gérer les comptes de tiers en auxiliaires dans le menu Plus d'actions :

  

 

L’assistant de conversion des comptes généraux de tiers s'ouvre. Il vous permet de convertir un dossier en comptabilité générale en un dossier gérant les comptes de tiers auxiliaires :

 

 

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Définition des comptes auxiliaires

 

 

Section Format et racine des comptes auxiliaires

 

• Cochez Compléter à droite par des zéros si vous désirez compléter les comptes auxiliaires par des zéros pour atteindre une longueur totale de 15 caractères.

• Indiquez une racine de compte auxiliaire si vous souhaitez que les numéros de compte débutent par un (ou des) caractère(s) précis (exemple F pour les fournisseurs). Par défaut, F, S, C et A sont proposés par défaut pour respectivement les Fournisseurs, les Salariés, les Clients et les Autres.

 

Section Mode de conversion des comptes généraux en comptes auxiliaires

 

Cochez le mode voulu :

• Compte auxiliaire = compte général sans racine. 

Exemple : Le compte général 401DUPOND permet de créer le compte auxiliaire DUPOND.

 

• Compte auxiliaire = intitulé du compte général. Les comptes auxiliaires sont créés en reprenant l’intitulé du compte général, après suppression des espaces, conversion en majuscules et dans la limite de 15 caractères. 

Exemple : Le compte général 401001 intitulé "La boutique" permet de créer le compte auxiliaire LABOUTIQUE.

 

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Mode de découpage des comptes généraux

 

 

Section Mode de découpage

 

Sélectionnez un des modes suivants :

•  Longueur de racine variable (mode automatique). Cette option permet de découper les comptes lorsque le caractère suivant est rencontré : une lettre, un zéro (sauf s’il est sur la racine), un tiret, un point ou un 401ABC permet de créer le collectif 401 et l’auxiliaire ABC. 401001 permet de créer le collectif 401 et l’auxiliaire 001. 4011.123123 permet de créer le collectif 4011 et l’auxiliaire 123123.

• Longueur de racine fixe. Cette option permet de découper les comptes selon une longueur définie. Si vous indiquez 3 pour la Longueur de la racine, le compte collectif sera toujours composé des 3 premiers caractères du compte.

 

Section Options de conversion

 

Cochez : 

• Supprimer les zéros à gauche des comptes auxiliaires si vous ne voulez pas que les comptes auxiliaires commencent par des zéros.

• Supprimer les caractères spéciaux si vous voulez supprimer des comptes auxiliaires les caractères spéciaux comme l’espace, le tiret, le tiret bas.

 

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Liste des auxiliaires fournisseurs à créer

 

 

Les fenêtres (une par type de tiers) affichent les comptes auxiliaires qui vont être créés. Les données sont modifiables.

 

Comptes en gras

 

Ces comptes sont des doublons que vous pouvez renommer s’il s’agit de comptes différents. Si le compte affiché en gras semble unique, vérifiez bien qu'il n'existe pas un compte identique dans une autre catégorie de tiers (par exemple DURAND existe en tant que client et en tant que fournisseur).

 

Comptes en gras et rouge

 

(dossier lié à Gestion Commerciale)

Ces comptes sont des doublons que vous devez renommer afin de ne pas perturber la synchronisation des tiers.

 

Cas des comptes 401, 411 et 421

 

Si les comptes 411, 401 ou 421 ont été mouvementés et si vous souhaitez qu’ils deviennent collectifs, vous devez obligatoirement indiquer un compte auxiliaire.

Exemple : saisissez "DIVERS", afin que tous les mouvements saisis sur le compte 411 passent sur le couple collectif 411 / auxiliaire "DIVERS".

 

Comptes vides

 

Vous devez saisir un compte auxiliaire ou décocher la case À créer.

 

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Comptes collectifs par défaut

 

 

Tout compte auxiliaire est rattaché à un compte général dit compte collectif.

Modifiez ou complétez les comptes collectifs qui seront repris par défaut dans la fiche des comptes auxiliaires.

 

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Toutes les données nécessaires ont été collectées

 

Cet écran vous donne un récapitulatif des options précédemment sélectionnées :

 

 

 

Cliquez sur Lancer.

 

L'assistant de sauvegarde s'ouvre. Laissez vous guider jusqu'à la fin de la sauvegarde.

En fermant l'assistant de sauvegarde, une fenêtre s'ouvre vous informant que la conversion a bien été effectuée.

 

 

Cliquez sur Fermer.

Si votre dossier en comptabilité auxiliaire contient des écritures qui ne peuvent être supprimées, il vous est impossible de repasser en comptabilité générale.

 

 

Pour aller plus loin 

 

Pour saisir des écritures en comptabilité auxiliaire, le compte général doit être de type Détail ou Collectif.

S'il est de type Détail et qu'il n'a jamais été mouvementé, dès qu'un compte auxiliaire est saisi sur la même ligne, il devient automatiquement Collectif.

 

S'il est de type Collectif, vous devez obligatoirement saisir un compte auxiliaire sur la même ligne.

 

Saisie pratique

Dans le masque de saisie pratique , saisissez le tiers (fournisseur ou client). Le compte collectif automatiquement associé est celui défini par défaut dans la fiche compte.

 

Saisie par écriture

Le compte auxiliaire doit obligatoirement être saisi avec un compte général de type collectif. L'ordre de saisie est sans importance.

 

Si vous commencez par le compte collectif, seuls seront affichés les comptes auxiliaires ayant un Collectif principal identique au compte général collectif saisi sur la ligne.

 

Si vous commencez par le compta auxiliaire, le compte général sera automatiquement renseigné par le Collectif principal défini dans la fiche du compte auxiliaire.