Avant de commencer

 

GoCardLess permet la mise en place de prélèvements SEPA. Le but est de réaliser des prélèvements automatiques à date d'échéance des factures.

Afin de souscrire vous devrez :

• Cliquez sur la tuile GOCARDLESS dans l’H-Store.
• Cliquez sur l'action Souscrire : la page de création d'un compte GoCardless s'affiche.

 

 

Paramétrage de connexion

 

Vous êtes client chez GoCardless

• Cliquez sur Connexion et connectez-vous avec vos identifiants.
• Autorisez GoCardless à se connecter à EBP Horizon.
• EBP Horizon associe les débiteurs Horizon et les débiteurs GoCardless grâce aux critères nom, pays, contact, email.

 

Vous n'êtes pas client chez GoCardless

• Créez votre compte.

La tuile de l’H-Store peut afficher différents statuts :

• Compte en cours de vérification (la création de mandats et les prélèvements sont opérationnels) :

 

• Informations à compléter (avec un lien vers la page GoCardless à compléter)
• Compte vérifié

 

Bon à savoir
Après souscription, le moyen de paiement par défaut du dossier passe automatiquement à Prélèvement.

 

Pour prélever un débiteur, il faut obtenir son accord. Cela passe par la création d’un mandat SEPA. Il peut s'agir d'un mandat papier, ou d'un mandat en ligne. 

Les données à saisir sont les suivantes :

• Prénom,
• Nom,
• Email,
• Pays,
• IBAN.

Lorsque vous validez une facture dans laquelle les échéances sont prévues pour être réglées par prélèvement :

 

 

 

Envoyez la facture par mail à votre client. Ce mail contient automatiquement un lien vers la création d'un mandat SEPA :

 

 

• Votre client reçoit le mail et clique sur le lien :

 

 

• Votre client doit remplir le mandat.
• Les échéances de la facture passent alors de l'état En attente de création d'un mandat SEPA à l'état Prélèvement en préparation :

 

 

Il est possible également de créer le mandat SEPA depuis la liste des contacts. 

• Envoyer un email de création de mandat SEPA au client : permet d'envoyer un email dédié à la création d'un mandat (contenant un lien) :

 

 

Dans la liste des contacts, un statut permet de connaître les débiteurs avec un mandat SEPA : 

• Mandat SEPA en attente (de création),
• Mandat SEPA valide,
• Mandat SEPA invalide,
• pas de statut (= pas de mandat).

 

 

1. Le client valide une facture contenant une échéance par prélèvement.
2. Horizon envoie les données permettant d'effectuer le prélèvement à GoCardLess.
3. Si besoin, on décale la date d'échéance pour qu'elle puisse être prise en compte (un délai minimal étant nécessaire).
4. Si le débiteur a un mandat actif, l'échéance affiche le statut Prélèvement en préparation, sinon En attente de création d’un mandat SEPA.
5. Le client envoie la facture par mail : si le débiteur a un mandat actif, on lui rappelle, dans le corps du mail, que le montant dû sera prélevé, sinon on lui donne le lien pour créer un mandat SEPA.
6. Lorsque GoCardless indique à Horizon que le prélèvement est effectif, Horizon crée la fiche de règlement et pointe l'échéance. La facture passe en statut Réglée. 

Mail joint à la facture du client avec mandat SEPA valide :

 

 

Suivi des échéances 

 

États des échéances

Les différents états sont :

• En attente de création d’un mandat SEPA,
• Prélèvement en préparation (créé mais pas encore soumis à la banque),
• Prélèvement en cours (soumis à la banque),
• Réglée,
• Prélèvement échoué (par exemple le compte n'était pas approvisionné),
• Prélèvement rejeté (par exemple le débiteur s'est opposé au prélèvement),
• Prélèvement annulé (le client a annulé un prélèvement en cours),
• Prélèvement remboursé (le client a remboursé un prélèvement directement sur le site de GoCardless),

 

Tuiles spécifiques

• Une tuile permet de suivre les prélèvements échoués, pour éventuellement les représenter.
• Une tuile permet de suivre les prélèvements en attente, pour éventuellement consulter la date de prélèvement prévu, et si besoin annuler le prélèvement.

 

 

 

Versements

 

C'est GoCardLess qui prélève les débiteurs et reverse les montants aux clients, en prenant une commission au passage. La commission n'est pas soumise à TVA.

Lorsque l’opération GoCardless s’affiche dans le compte bancaire, le logiciel génère automatiquement les écritures de règlement et de commission, et effectue les lettrages avec les règlements en attente (ODR).

 

 

 

 

Nouveau règlement par chèque ou virement

 

Si vous n’avez pas souscrit à GoCardless et crée un règlement par chèque ou virement, on affiche un bandeau orange :

 

 

Rapprochement des clients EBP Horizon et des clients GoCardless

 

Il est possible d'associer manuellement les clients (débiteurs) EBP Horizon et GoCardless en allant dans Paramètres > Paramétrage des modules.