Temps de lecture : 2 min 50 s

 

 

Avant de commencer

 

Le logiciel EBP Horizon (en niveau Open) permet d’automatiser la création de factures récurrentes. Inutile donc de perdre du temps à créer une facture chaque mois pour un même client et pour les mêmes articles.

 

En effectuant les paramétrages nécessaires (période de facturation, périodicité, client concerné, etc.), vous pouvez automatiser la génération des factures récurrentes.

 

Une fiche de facturation récurrente vous permet de paramétrer des factures identiques qui doivent être établies à une fréquence constante (tous les mois par exemple). C’est le cas des factures de contrat de maintenance, d’entretien, de prestations mensuelles constantes, d’assurance, de location…

 

Les factures sont créées automatiquement, vous réduisez ainsi le temps passé à cette tâche chronophage.

 

Création d'une facturation récurrente 

 

Depuis une facture validée

 

Cliquez sur l’icône paramétrer une facturation périodique comme indiqué ci-dessous :

 

 

Depuis le suivi des ventes 

 

Depuis la liste des factures, cliquez sur puis sélectionnez Paramétrer une facture récurrente :

 

 

La fenêtre suivante s'affiche.

 

 

Dans le premier encadré, vous devez renseigner :

• le Libellé (le nom que vous souhaitez donner à cette facturation récurrente) ;
• la Date de fin de facturation ;
• la Périodicité.

 

 

Les factures générées par une facturation récurrente sont créées en statut Temporaire. Vous devrez donc les valider pour les comptabiliser.

Ainsi vos factures récurrentes se suivent chronologiquement et sans interruption conformément à la loi Anti-fraude à la TVA.

Dans le deuxième encadré, vous devez renseigner la Date de facturation, et éventuellement celle de fin. La Date de la prochaine facture se renseigne automatiquement.

 

 

Depuis l'encadré Options de facturation :

• Reprendre le prix de vente de la fiche article

- Si vous cochez cette option (recommandé), lorsqu’une modification du prix de vente sera faite depuis la fiche de l’article, ce changement sera automatiquement repris sur les factures générées par la fiche de facturation récurrente. Le prix de votre article sera ainsi toujours à jour.

- Si vous ne cochez pas cette case et effectuez une modification du prix de vente depuis la fiche de l’article, le prix ne sera pas repris sur cette fiche de facturation récurrente, puisque le prix de vente appliqué sera celui de la facture modèle. Le prix de votre article sera donc différent d’un endroit à l’autre.

 

• Appliquer la remise de la fiche client 

- Si vous cochez cette option (recommandé), lorsqu’une modification de la remise sera faite depuis la fiche client, ce changement sera automatiquement repris sur les factures générées par la fiche de facturation récurrente. La remise de votre client sera ainsi toujours appliquée sur ses factures.

- Si vous ne cochez pas cette case, la remise appliquée est celle de la facture modèle.

Par défaut le Moyen de paiement privilégié du client est appliqué (celui présent dans le Menu Paramètres > Ventes > Options générales).

 

Cliquez sur le bouton .

Vous venez de créer une fiche Facturation récurrente. Celle-ci est visible en passant par le menu Suivi des ventes depuis la tuile Facturation récurrentes en cours.

 

 

En cliquant sur l’indicateur chiffré ou sur le lien Voir tout, vous accédez à la liste des facturations récurrentes en cours.

 

 

 

Depuis la tuile Facturations récurrentes en cours

 

Depuis le menu, sélectionnez Suivi des ventes, cliquez sur le lien Voir tout de la tuile Facturations récurrentes en cours puis sur le bouton 

 

Ensuite, suivez les informations de la depuis une facture validée

Dans ce cas vous devrez sélectionner le client et la facture modèle. Pour une reprise automatique de ces éléments, faites le paramétrage depuis la facture modèle.

 

Générer les factures récurrentes

 

Les factures se génèrent à échéance sans message, avec les options définies dans les options de facturation directement depuis la fiche.

Les factures se génèrent automatiquement par duplication de la facture modèle (titre compris). 

Vous êtes informé de la génération des factures récurrentes par une notification disponible en cliquant sur l'icone . Des liens vous permettent d'ouvrir les factures générées.

 

 

Historique des facturation récurrentes

 

Dans la fiche de facturation récurrente, vous retrouvez l’historique des factures générées.

Lorsqu'une facture n'a pas pu être générée, un message est indiqué en précisant la date et la raison de non génération. Vous avez la possibilité d’effectuer les modifications nécessaires et de générer la facture.