La Réduction Générale des Cotisations Patronales (RGCS) communément appelée réduction Fillon s'est étendue depuis le 1er janvier 2019, aux cotisations patronales de retraite complémentaire.
Au 1er octobre 2019, la contribution patronale au titre de l’assurance chômage a été intégrée (hors cas spécifique). Ces changements entraînent notamment une modification du paramètre T, c’est-à-dire le coefficient maximal de la réduction.
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Si vous estimez que vous avez déclaré des valeurs erronées de RGCS pour l'année 2019, la version 21.1.0 de Paie comporte les outils nécessaires pour procéder à une régularisation. |
Principes généraux
Toutes les régularisations à effectuer seront portées par une seule et unique DSN mensuelle. Les régularisations viendront en complément des déclarations habituelles du mois.
Le principe est de détailler mois par mois, dans la DSN, les écarts entre ce qui a été déclaré et ce qui aurait dû l’être.
Ainsi, si vous faites votre régularisation sur le mois principal d’octobre, votre DSN portera des blocs 22/23 (cotisations agrégées) et 78/79/81 (cotisations individuelles) pour les 9 premiers mois de l’année en plus des blocs habituels d’octobre.
Pour faire ceci, nous allons ajouter des lignes spécifiques dans les bulletins du mois portant la régularisation :
- un bloc de lignes indiquant les montants à annuler mois par mois, variant en fonction du dispositif que l’entreprise appliquait jusqu’à présent. Ceci permet de remonter les plafonds d’exonération.
- un bloc de ligne par mois, permettant de recalculer les régularisations RGCS attendues pour ce mois.
Le logiciel calcule automatiquement la différence entre les annulations et régularisations lorsqu’elles seront transcrites dans la DSN.
A noter : cette procédure amène à produire un grand nombre de lignes, inhabituel, dans le bulletin détaillé de chaque salarié concerné.
Toutefois, ces lignes n’apparaissent pas dans le bulletin clarifié et cela n’aura donc pas d’impact pour le salarié.
Pré-requis
En premier lieu, nous vous conseillons de faire une sauvegarde de votre dossier.
Pour appliquer cette procédure, vous devez disposer au minimum de la version 24.1.0 du logiciel de Paie. Cette procédure s’appuie sur de nouveaux outils qui ont été introduits dans cette version.
Afin de vérifier votre version, allez dans le menu ? en haut de votre écran puis cliquez sur A propos de Paie.
Vous devez également avoir mis en place le calcul de la nouvelle réduction RGCS.
Si ce n’est pas le cas nous vous invitons à consulter notre article Réduction générale de cotisations sociales dans EBP Paie Ancienne génération et Appliquer l'extension du chômage sur la RGCS dans EBP Paie Ancienne génération
Les étapes 1 à 3 sont à exécuter une seule fois par dossier.
Les étapes 4 et 5 sont à répéter pour chacun de vos salariés sortis.
L’étape 6 est à exécuter quand toutes vos régularisations dans les bulletins seront terminées.
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Tous les mois de l'année doivent être régularisés, même si selon vous les mois et les montants déclarés étaient cohérents, ceci afin d'alimenter les cumuls et les plafonds. |
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Pour mettre en place la régularisation RGCS (Salariés sorti), nous vous invitons à suivre les étapes suivantes :
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Etape 1 - Mise à jour des rubriques du mois
1.1 - Mise à jour de COTRGCS1 ou COTRGCS2, COTCOEF, COTDEF01 …
- COTRGCS1 / COTRGCS2
Pour la fin de l’année, le calcul de la réduction RGCS doit tenir compte des régularisations effectuées.
Sur 2019, il est donc nécessaire de mettre en place une version spéciale de COTRGCS1/COTRGCS2.
Afin de mettre à jour votre rubrique de réduction générale, allez dans le menu Outils sélectionnez Importations puis lot de paramétrage et enfin cochez Réductions générales de Cotisations Sociales
Cliquez ensuite sur Importer.
- COTDEFO1 / COT00677
En version 24.1.0, les rubriques COTDEFO1 et COT00677 (Déduction forfaitaire patronale sur Heures Supplémentaires pour les entreprises de 1 à 19 salariés) ont été rectifiées pour ne plus alimenter les cumuls servant au calcul des réductions (Fillon).
Depuis le menu Outils sélectionnez Importations puis Rubriques. Sélectionnez le dossier Complet puis le fichier Complet.rub.
Dans la fenêtre suivante, cliquez sur Aucune, puis sélectionnez la rubrique COTDEFO1.
Cliquez ensuite sur Importer.
Etape 2 - Recalcul des cumuls
Les formules de régularisations se basent sur la valeur des cumuls SCOTSSPAT et SCOTAAREDPAT + SCOTFILLON.
Suivant la version du logiciel Paie Ancienne Génération que vous avez utilisée pour le début d’année, la valeur de ces cumuls peut être nulle ou fausse dans certains cas. Il est donc nécessaire de recalculer ces cumuls.
Lancer le recalcul des cumuls pour les mois précédents depuis le menu Outils sélectionnez Maintenance utilisateur et enfin Recalcul de cumuls.
Cliquez sur le bouton Tous puis sélectionnez les trois cumuls et cliquez sur le bouton OK.
Sur la fenêtre suivante, le logiciel vous demandera le motif du recalcul de cumul. Vous pouvez indiquer régularisation RGCS 2019 et cliquez sur OK.
Etape 3 - Génération des rubriques de régularisations nécessaires
3.1 - Identification des rubriques à annuler
En premier lieu, vous devez établir une liste de toutes les rubriques que vous avez utilisé pour appliquer les réductions de cotisation à annuler.
Pour vous aider, nous vous conseillons d’imprimer un état de charges (menu Impressions + Etat des charges périodique… + Etat des charges du dossier…), en choisissant une périodicité de mois à mois et en indiquant les mois que vous devez régulariser.
Note : si vous devez annuler des Réductions Générales de Cotisation 2019, vous devez également cocher l’organisme Agirc-Arrco.
A titre indicatif, dans les anciennes versions, EBP fournissait les rubriques suivantes que vous seriez susceptible d’avoir utilisé (liste non exhaustive) :
- COT671 : Réduction Loi Fillon pour les établissements assujetties au FNAL 0.50% (régularisation progressive)
- COT672 : Réduction Loi Fillon pour les établissements assujetties au FNAL 0.10 % (régularisation progressive)
Ces rubriques sont désormais toutes obsolètes.
Si vous avez déjà mis en place les rubriques de RGCS 2019 sur les mois précédents, nous vous conseillons de prévoir d’annuler également ces cotisations (COTRGCSA Part Agirc-Arrco de la Réduction FIllon et COTRGCSU Part URSSAF de la Réduction Fillon) et de recalculer le montant à cotiser dans le bulletin courant.
Ceci permettra de prendre en compte les plafonds recalculés pour les mois précédents.
3.2 - Création des rubriques d’annulation
Pour chacun des montants déclarés à tort les mois précédents, nous allons ajouter une ligne d’annulation dans le bulletin courant. Nous avons donc besoin d’autant de rubriques que de cotisations et de mois en erreur.
La version 24.1.0 contient un nouvel outil permettant de créer des rubriques de cotisation spéciales permettant d’annuler des montants cotisés (ou déduits) dans des bulletins précédents en précisant les mois pour lesquels on veut annuler un dispositif de réduction particulier.
Il est accessible depuis le menu Outils puis Générer des rubriques d’annulation.
Page 1 - Sélection du mois
Cette page permet de choisir les mois pour lesquels vous avez besoin de procéder à des annulations pour un dispositif particulier. Par défaut, tous les mois précédant le mois courant sont cochés.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.
Page 2 - Rubriques à annuler
Cette page permet de sélectionner les rubriques que vous avez identifiés précédemment (étape 1.1).
Vous devez cocher ici les rubriques qui doivent faire l’objet d’une annulation sur les mois indiqués dans la page précédente.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. L’assistant est prêt pour générer les rubriques demandées et vous demande une confirmation.
Cliquez sur le bouton Oui.
Une fois le traitement effectué, un écran récapitulatif des rubriques d’annulation ajoutées s’affiche.
Cliquez sur Terminer.
Pour chacun des mois et chacune des rubriques, l’assistant va générer une rubrique de la forme :
- XCOTaaaa00P, constituée de la façon suivante : COTaaaa est le nom de la rubrique à annuler, 00 représente un numéro de mois en 01 (janvier) et 09 (septembre) et P pour l’annulation de la part patronale.
Exemple :
Annulation de l’assiette de la rubrique Réduction Générale (cas général) : XCOTRGS1xxA
Pour janvier cela donnera XCOTRGS101A
Pour février cela donnera XCOTRGS102A
3.3 - Import des rubriques de régularisation
La version 24.1.0 du logiciel est livrée avec une série de rubriques permettant de recalculer rétroactivement les cotisations.
Pour y accéder, passez par le menu Outils puis Importations et enfin Régularisations.
Vous devez choisir la ligne, parmi toutes celles proposées, qui correspond au mois de régularisation (= votre mois courant, dans notre exemple Novembre 2019).
Puis Cochez Calcul de taux pour les salariés sortis.
Cliquez ensuite sur le bouton Importer.
Une fois l’import terminé, vous arrivez sur un écran de confirmation vous indiquant que l’import est réussi, cliquez sur OK
Etape 4 - Préparation du bulletin du salarié sorti
Si vos salariés sortis ne s’affichent pas, faites un clic droit sur le Menu salarié dans l’arborescence de gauche puis décochez l’option Masquer les salariés sortis
Ensuite placez vous sur le contrat du salarié à régulariser (Attention, il faut ici sélectionner le contrat actif en 2019 pour lequel le salarié avait eu de la RGCS, si le salarié a eu plusieurs contrats sur l’année, il conviendra de répéter les opérations sur chacun des contrats actifs en 2019).
Une fois le contrat identifié et sélectionné , un bulletin vide est disponible.
Par défaut, aucun profil n’est utilisé pour ce salarié.
Commencez donc par sélectionner le profil correspondant à sa situation en début d’année (Par exemple si il avait un profil Mensuel 35, sélectionnez celui-ci (cela permettra d’avoir le bon paramétrage DSN mais n’aura aucune autres incidences sur les calculs, si vous ne vous souvenez plus du profil exact, sélectionnez un profil similaire).
Toutes les rubriques du profil s’ajoutent alors par défaut dans le bulletin.
Celles-ci ne nous sont pas nécessaires, il faut donc les supprimer afin d’obtenir un bulletin sans aucune rubrique, mais un profil renseigné.
Pour cela, cliquez sur le 
en pied de bulletin et confirmez la suppression sur chacune des lignes présentes (ou cliquez sur la touche suppr de votre clavier puis Entrée après avoir sélectionné chacune des lignes.
Vous devriez ainsi obtenir un bulletin sous cette forme :
Etape 5 - Insertion des rubriques dans le bulletin
5.1 - Insertion des rubriques de régularisation dans le bulletin du mois courant
Rendez-vous dans le menu Outils + Insérer des régularisations dans les bulletins.
Page 1 - Salariés concernés
Sélectionnez les salariés sortis pour lesquels vous avez appliqué un mauvais dispositif dans les mois précédents et cliquez sur Suivant.
Page 2 - Mois à annuler
Pour insérer les rubriques générées par l’assistant d’annulation (voir ci-dessus), vous pouvez laisser le choix En fonction des rubriques de régularisation et cliquer sur le bouton Suivant.
Page 1 - Rubriques à insérer
Dans la copie écran, en exemple on régularise Janvier et Février. Veillez à cocher toutes les rubriques correspondant à tous vos mois de régularisations.
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A cette étape, on sélectionne UNIQUEMENT les rubriques dont le code commence par la lettre Y. Pour vous aider, vous pouvez préalablement saisir la lettre Y dans le champ de recherche en haut à droite. |
Une fois les rubriques sélectionnées, cliquez sur le bouton Suivant.
Vous devez avoir :
- une série de rubriques dont le code commence par Y0COTSMIC pour la reprise du smic déclaré sur le mois de régularisation
- une série de rubriques dont le code commence par Y1COTAJSMI pour l’ajustement manuel du smic
- une série de rubriques dont le code commence par Y2COTSMIRG pour le calcul du smic pris en compte pour la régularisation
- une série de rubriques dont le code commence par Y3COTCOEF pour le calcul des coefficients de réduction mois par mois
- une série de rubriques dont le code commence par Y3COTCOEFC pour le calcul du coefficient complémentaire
- une série de rubriques dont le code commence par Y3COTRGCS1 ou Y3COTRGCS2 pour le calcul de la réduction Fillon
- une série de rubriques dont le code commence par Y3COTRGCSU pour le calcul de la part Urssaf de chaque mois.
- une série de rubriques dont le code commence par Y3COTRGCSA pour le calcul de la part Agirc/Arrco de chaque mois.
Page 2 - Position où insérer les rubriques
Vous devez donc choisir Au dessus des rubriques de cotisation et cliquer sur le bouton Suivant.
Une fois l’insertion terminée, vous arrivez sur un écran de confirmation précisant que le traitement a bien été effectué.
Cliquez sur Terminer.
Pour chaque mois, vous devez avoir les rubriques dans l’ordre suivant :
- Y0COTSMIC0x
- Y1COTAJSMI0x
- Y2COTSMIRG0x
- YCOTCOEFxx
- YCOTCOEFCxx
- YCOTRGCS1xx
- YCOTRGCS3xx
- YCOTRGCSAxx
- YCOTRGCSUxx
5.2 - Insertion des rubriques d’annulation dans le bulletin du mois courant
Rendez-vous dans le menu Outils + Insérer des régularisations dans les bulletins.
Page 1 - Salariés concernés
Sélectionnez les salariés sortis pour lesquels vous avez appliqué un mauvais dispositif dans les mois précédents et cliquez sur Suivant.
Page 2 - Mois à annuler
Pour insérer les rubriques générées par l’assistant d’annulation (voir ci-dessus), vous pouvez laisser le choix En fonction des rubriques de régularisation et cliquer sur le bouton Suivant.
Page 3 - Zone du bulletin
Sélectionner Cotisations et cliquer sur le bouton Suivant
Page 4 - Rubriques à insérer
Sélectionnez les rubriques d’annulation à insérer dans le bulletin, pour les salariés sélectionnés, selon les mois pour lesquels vous désirez faire une annulation.
A cette étape, on sélectionne uniquement des rubriques dont le code commence par la lettre X.
NB : Pour vous aider, vous pouvez préalablement saisir X dans le champ de recherche.
Une fois les rubriques sélectionnées, cliquez sur le bouton Suivant.
Page 5 - Position où insérer les rubriques
Sélectionnez Au dessus des rubriques de cotisation puis Suivant et Terminer
Les lignes sont ajoutées, il vous faudra cliquer sur Calculer pour que les montants soient alimentés.
5.3 - Insertion des rubriques spécifique au salarié sorti
Allez dans le menu Outils > Insérer des régularisations dans le bulletin
Sélectionnez les salariés sortis à régulariser
Sélectionnez ensuite “En fonction des rubriques de régularisation” puis “Suivant “
Cochez dans la liste les rubriques SSTAUXRGCSC, SSTAUXRGCSA et SSTAUXRGCSU
Enfin cochez l’option Au dessus des rubriques de cotisation” puis Suivant et Terminer
Après avoir intégré les rubriques d'annulation et de régularisation dans les bulletins, il faudra intégrer en haut du bulletin la rubrique de FNAL utilisée en début d'année pour chacun des salariés sortis.
- COTAL2 pour le FNAL < 20 salariés,
- COTAL4 pour le FNAL > 20 salariés,
- COTAL5 pour le FNAL Apprenti >= 20 salariés.
Vous pourrez ensuite calculer votre bulletin
Etape 6 - Génération de la DSN mensuelle
Une fois que vos bulletins ont été calculés, vous devez générer la DSN mensuelle.
La création d’un bloc spécifique est nécessaire dans votre DSN mensuelle pour chacun de vos salariés sortis.
6.1 - Création d’un bloc fin de contrat
Au niveau du bloc contrat, il faudra créer le bloc fin de contrat sur les salariés sortis.
Pour cela, rendez vous dans l’onglet données de la déclaration puis sur le “+” à gauche du salarié sorti.
Placez vous ensuite sur la ligne intitulée S21.G00.40 : Contrat et effectuez un clic droit dessus puis ajoutez une fin de contrat S21.G00.62
Il faudra renseigner dans ce bloc S21.G00.62 les informations qui avaient été déclarées pour ce salarié le mois où il a quitté l’entreprise.
Si vous ne vous souvenez plus de ces éléments, vous avez possibilité de consulter la date de sortie du salarié en consultant sa fiche onglet entrée/sortie.
Ensuite, vous pouvez consulter la déclaration du mois correspondant à la date de sortie du salarié afin d’avoir les éléments à renseigner. (Dans notre exemple la DSN de Février).
On se rend sur le “+” du salarié puis le “+” de contrat et on se place sur le bloc 62.
Ensuite, vous pouvez consulter la déclaration du mois correspondant à la date de sortie du salarié afin d’avoir les éléments à renseigner. (Dans notre exemple la DSN de Février).
On se rend sur le “+” du salarié puis le “+” de contrat et on se place sur le bloc 62.
Les éléments de sortie sont alors affichés.
Il suffit de renseigner ces mêmes informations dans la DSN du mois courant.
6.2 - Modification des blocs rémunérations
Toujours dans la déclaration, il faudra contrôler les blocs 51 générés.
En effet ceux-ci remontent par défaut avec les dates de la période de paie actuel, or le salarié n’a pas de paie sur la période.
Pour les contrôler, cliquez sur le “+” à gauche du versement du salarié puis sur le “+” à gauche de Rémunérations.
Vous devez modifier la date de début et la date de fin de période de ces blocs avec la dernière période de paie du salarié (date de son dernier bulletin).
6.3 - Contrôle des données régularisées
Il est important de vérifier que les Codes Type de Personnels annulés en blocs 22/23 sont corrects, mais également sur la partie individuelle : les blocs 81 de type 018 sont correctement alimentés avec la différence de cotisation à appliquer.
Au niveau du bloc “Bordereaux de cotisations dues” vous devez avoir autant de bordereau daté que de mois régularisé.
A l’intérieur de chaque bordereau, vous aurez le CTP 671 ou 801 (668 ou 669 à partir d’Octobre) contenant l’écart entre ce que vous avez déclaré au moment du mois en question, et ce qui a été recalculé.
Ex : En Janvier 2019 j’ai déclaré sur le CTP 671 359,29€. Lors de la procédure de régularisation, le logiciel recalcule 368.29. Mon bordereau sera donc porté par le CTP 671 à hauteur de 9€.
Au niveau du bloc Individuel, vous retrouvez également un bloc par période de régularisation. Sur la ligne S21.G00.81 code 018 vous retrouvez le montant de l'écart en négatif (si CTP 671) car cela correspond au montant manquant de la déclaration initiale.
Etape 7 - Impression de bulletins
Nous vous conseillons d’éditer vos bulletins avec 2 formats différents :
- le bulletin clarifié pour vos salariés
- le bulletin détaillé que vous conservez à des fins de justifications des calculs effectués pour la régularisation.
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