La Facture d’Acompte : Il s’agit d’un document attestant du paiement partiel par l'acheteur de l'article de type Service ou Bien convoité.

Pour créer une Facture d’Acompte, positionnez-vous dans le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran), cliquez sur Achats (ou le menu Vente pour les clients).

Puis, dans la liste au-dessus, sélectionnez Factures d’acompte.

 

 

La liste des factures d’acompte ou Avoirs d’acompte s’affiche. Cliquez dans la barre d’outils en haut de votre écran sur le bouton , puis sélectionnez Factures d’acompte.

 

 

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de saisir votre nouvelle Facture d’acompte.

 

 

Informations générales

•  Numéro. Il peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement si vous avez coché l’option Utiliser le compteur (menu Paramètres / Société / Numérotation). Ce numéro est limité à 8 caractères pour le préfixe et à 10 caractères pour le suffixe.
•  Etat du document d'acompte. Par défaut lors de la création d’une facture d’acompte ce champ se positionne sur En cours de rédaction.
•  Date. Ce champ est saisissable mais vous pouvez aussi, en cliquant sur l’icône, sélectionner la date par le biais d'un calendrier.

 

Informations du tiers

•  Code tiers. Cliquez sur l'icône  afin de sélectionner un code tiers dans la liste. Vous pouvez également en créer un nouveau en cliquant sur .

Si vous sélectionnez un fournisseur dans la liste, toutes les informations concernant celui-ci (nom, adresse…) se renseignent automatiquement d'après le contenu de sa fiche. Cependant, ces champs restent modifiables.

 

 

Onglet Détail

 

 

• Associé à. Cette section permet de visualiser les documents sur lesquels le document d'acompte est affecté.

 

• Commande N°. Ce champ est non saisissable. Il contient le numéro de la commande associée au document d'acompte.

 

• Bon de réception N°. Ce champ est non saisissable. Il contient le numéro du bon de réception associé au document d'acompte.

 

• Facture N°. Ce champ est non saisissable. Il contient le numéro de la facture associée au document d'acompte.

 

• Montants. Vous pouvez saisir le montant de votre acompte en renseignant le champ Montant HT ou Montant TTC et en sélectionnant le taux de TVA à appliquer.

 

• Informations de paiement. Cette partie permet de pré-sélectionner les informations obligatoires sur une fiche règlement.

 

Si Génération automatique du règlement d'acompte est cochée dans les options du dossier (menu Paramètres > Société > Documents d'achat > Options générales), Générer le règlement est par conséquent automatiquement coché.

 

 

• Décochez Générer le règlement si vous ne souhaitez pas générer immédiatement le règlement de la facture d’acompte. Suite à la dé-sélection de cette case, vous aurez la possibilité de définir une date d'échéance (par défaut, la date du jour (date système)) pour l'acompte ainsi qu'un moyen de paiement et une banque.

 

• Moyen de paiement. Le renseignement de ce champ est obligatoire si la génération du règlement est immédiate. Pour ce faire, cliquez sur l'icône  afin de sélectionner un moyen de paiement dans la liste. Vous avez aussi la possibilité d'en créer un en cliquant sur .

 

• Banque. Ce champ est automatiquement renseigné si une banque existe sur la fiche du Moyen de paiement sélectionné précédemment. Sinon, c'est la banque définie dans les options du dossier (menu Paramètres > Société > Règlements) qui est indiquée automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur l'icône  afin de sélectionner une banque dans la liste. Vous avez aussi la possibilité d'en créer une en cliquant sur .

 

• Solde dû. Ce champ, non saisissable, est mis à jour automatiquement. Ce montant correspond au Montant TTC de l’acompte moins les règlements déjà affectés à cette facture d’acompte.
  
  

 

Onglet Récapitulatif

 

 

Cet onglet contient le détail des calculs du pied et de la TVA de la facture d’acompte.

 

• Territorialité. Le renseignement de ce champ est obligatoire. La territorialité renseignée est celle de la fiche du tiers sélectionné en entête. Il est également possible de la modifier en sélectionnant dans la liste déroulante - accessible depuis l'icône  - la territorialité désirée.

 

• TVA. Le renseignement de ce champ est obligatoire. Le taux de TVA par défaut est celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres > Société > Identification > Informations de TVA). Il est également possible en cliquant sur l'icône  de sélectionner un taux de TVA dans la liste ou d'en créer un nouveau en cliquant sur . Ce taux sera repris par défaut dans l'onglet Détail.

 

• Mode de calcul de TVA. Ce champ permet de déterminer les conditions de calcul de la TVA et du transfert comptable du document. Il est par défaut celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres > Société > Identification > Informations de TVA).

 

• Conserver la TVA de l'acompte sur la facture. Si l’option est cochée, le taux de TVA de la facture d’acompte et son montant de TVA doivent être conservés. Le montant de TVA du document associé doit alors être calculé sur la différence entre le montant du document et le montant de la facture d’acompte.

 

Le pied représente sous forme de tableau, le récapitulatif des montants HT et TVA par taux de TVA.

 

Onglet Facturation

 

Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact principal de facturation.

 

Adresse de facturation 

• Adresse sélectionnée. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante une adresse définie dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Code postal, Ville et Pays sont obligatoires à la saisie.
  Par défaut, l’adresse principale de facturation définie sur la fiche fournisseur est reprise.

 

Contact de facturation

• Contact sélectionné. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un contact défini dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié.
  Par défaut, le contact principal de facturation défini sur la fiche fournisseur est repris.

 

Onglet Livraison

 

 

Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact de livraison. C’est à cette adresse qu’il est prévu d’envoyer la marchandise ou d’effectuer le service.

 

Adresse de livraison

• Cochez Identique à l'adresse de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations de l'adresse de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner l'adresse à votre convenance.

 

• Adresse sélectionnée. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante une adresse définie dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Code postal, Ville et Pays sont obligatoires à la saisie. L’adresse principale de livraison définie sur la fiche fournisseur est reprise par défaut.

 

Contact de livraison

• Cochez Identique au contact de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations du contact de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner le contact à votre convenance.

 

• Contact sélectionné. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un contact défini dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Le contact principal de livraison défini sur la fiche fournisseur est repris par défaut.

 

Onglet Compléments

 

 

• Commercial / collaborateur. Si le commercial/collaborateur est défini dans la fiche fournisseur, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du fournisseur. Cependant, le champ reste modifiable. Pour ce faire, cliquez sur l'icône  afin de sélectionner un commercial/collaborateur dans la liste ou en crée un nouveau en cliquant sur .

 

• N° TVA intracommunautaire. Si le n° de TVA intracommunautaire est défini dans la fiche fournisseur, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du fournisseur. Vous avez également la possibilité de saisir directement sur le document le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur.

 

• Impression. Cochez Imprimé si vous désirez savoir si un document a déjà été imprimé. (Cette option peut être gérée automatiquement grâce au menu Paramètres > Société > Marquer comme imprimé).

 

Onglet Notes

 

 

Cet onglet permet :

1- d'indiquer une référence. Il peut par exemple s'agir du numéro de document chez le tiers,
2- de sélectionner un ou des document/s associés, un fichier ou une adresse web,
3- de saisir un commentaire.

 

Une fois votre saisie terminée cliquez sur le bouton  pour enregistrer votre facture d’acompte.