Gérer correctement les sorties de salariés dans EBP Paie Solution Accompagnée

Information : 

Pour une sortie de salarié, vous devez suivre plusieurs étapes :

• Saisir la sortie du salarié
• Générer les documents de sortie
• Vérifier le bulletin
• Réaliser un Signalement DSN de Fin de Contrat (opération obligatoire)

 

Saisir la sortie du salarié - Générer les documents de sorties :

Par le menu Gérez vos salariés - Salariés, ouvrez la fiche du salarié concerné et cliquez sur le bouton Sortie de salarié.

 

 

Renseignez tous les champs de l’onglet Sortie de salarié puis enregistrez.

 

Cliquez sur le bouton Générer le solde de tout compte.

 

 

Cliquez sur le bouton Voir le solde de tout compte.

 

Dans la fiche Solde de tout compte, saisissez ou corrigez les éléments relatifs à la fin de contrat, en passant sur chacun des onglets (Rupture de contrat de travail, Préavis, Bulletins, Chômage total sans rupture de contrat de travail, Signalements). Enregistrez et fermez la fiche.

 

 

Vérification du bulletin :

De retour dans la fiche Salarié, onglet Sortie de salarié, cliquez Voir le Bulletin de sortie :

 

 
Le bulletin du salarié sorti est automatiquement mis à jour, avec ses retenues pour sortie, ses indemnités Congés payés…

Comme pour tous les autres bulletins, vous pouvez toujours utiliser la Saisie des variables du bulletin de paye pour valoriser des variables supplémentaires (Indemnités de licenciement, rupture conventionnelle…).

  

 

 

Important : dans le bulletin, pensez à bien vérifier ou éventuellement à modifier la période d’emploi afin que ce bulletin ne dépasse pas la date de sortie du salarié.

 

 

Générer le Signalement DSN Fin de contrat :

De retour dans la fiche Salariée, onglet Sortie de salarié, cliquez successivement sur les boutons Générer le signalement de fin de contrat puis Voir le signalement de fin de contrat.

 

 

 

La fenêtre Signalement fin de contrat de travail s’ouvre.

 

Cette fiche retranscrit les informations saisies dans votre fiche Fin de contrat STC. Vous pouvez également retrouver cette fiche dans le menu Préparez vos déclarations - Signalements - Fins de contrat STC.

Cliquez sur l’onglet Edition :

 

 

• Veillez à bien vérifier les données de votre signalement DSN.

 

Attention : pour effectuer une correction, le mieux est de modifier l’information directement dans la fiche Solde de tout compte, afin que la donnée soit correctement reprise par la suite. Sinon, vous pouvez également corriger l’information dans le document ou dans l’éditeur.

 

• Contrôlez votre DSN grâce au bouton Contrôler puis Générer le fichier
                   

 

 

• Déposez votre Signalement DSN sur Net-Entreprises

Une fois votre Signalement DSN enregistré, le bouton « Déclarer le fichier » apparaît en haut à gauche de l’écran, pas loin du bouton « Enregistrer ». Cliquez alors sur « Déclarer le fichier ». Une fenêtre TRÈS IMPORTANTE s’affiche :

 

 

Un message vous propose alors de choisir le mode de production : Test ou Réel.

Test : Le fichier est préparé, provisoire et peut être envoyé aux organismes à titre d’essai. Vous pouvez renouveler l’opération autant de fois que vous le désirez.

Réel : Le fichier définitif est créé. Celui-ci sera déclaré officiellement.

Enfin, cliquez sur OK pour valider votre choix.

 

Important : 

Nous vous conseillons de déposer votre Signalement DSN en mode TEST une première fois sur Net-Entreprises. Le portail Net-Entreprises effectuera une vérification.

S’il n’y a aucune anomalie bloquante dans ce cas vous pouvez redéposer votre Signalement DSN en mode REEL.

Si Net-Entreprise révèle des anomalies bloquantes, dans ce cas vous pouvez retourner dans le logiciel pour effectuer les modifications nécessaires et réactualiser votre Signalement DSN.  Ensuite, redéposez votre Signalement DSN toujours en mode TEST sur Net-Entreprise afin de s’assurer de la bonne correction des anomalies. Une fois le Signalement DSN conforme détectée par Net-Entreprise, vous pouvez redéposer votre Signalement DSN en mode REEL sur Net-Entreprises.

 

Questions / Réponses (techniques) :

1. Comment renseigner l’indemnité de licenciement ?

Pour pouvoir renseigner l’indemnité de licenciement, vous devez renseigner la date et le motif de sortis dans la « fiche salarié » en cliquant sur « sortie salarié ». Puis créer le bulletin en passant par le menu « Créer » + « Bulletin » de la fiche salarié. Et enfin sur le bulletin dans les variables à saisir, renseigner la ou les valeurs pour l’indemnité de licenciement concerné.

2. Les congés payés (ou tous types d’absences) se sont mal calculés sur le bulletin d’un salarié sortant, comment le modifier correctement ?
   
   

Raisons possibles du mauvais calcul :

• Vous avez dû saisir les absences de ce salarié sortant après avoir modifié la période de paye
• Ou vous avez dû renseigner la date de sortie de ce salarié une fois le bulletin créé.
• Ou vous avez saisi les absences après avoir renseigné une date de sortie de ce salarié.

Procédure à suivre :

1. Vous devez tout d’abord supprimer le bulletin concerné par le mauvais calcul : Ouvrir le bulletin et cliquez sur la petite croix rouge en haut.
2. Vous devez ensuite vérifier la date de validité des absences :
   • Menu « Gérer vos salarié »
   • Onglet «  Congé et absences » puis « Saisi des absences et Congés », une fenêtre de grille de saisie s’ouvre.
   • Cliquez sur la date de l’absence directement sur la grille puis vérifiez sur la fenêtre (à droite de l’écran, appelé « Compteur », si la date de validité est la bonne (cette date doit toujours être inférieure ou égale à la date de sortie du salarié) si ce n’est pas le cas sur votre écran, dans ce cas modifiez et indiquez la bonne date de validité.
3. Vous devez ensuite aller dans la Fiche Salariée de la personne concernée pour renseigner sa date de sortie en cliquant sur le bouton « Sortie de Salarié». Puis enregistrez la Fiche Salariée
4. Vous pouvez ensuite préparer le bulletin de ce salarié en allant dans sa fiche salariée puis cliquer dans le menu Créer + Bulletin.

 

3. Comment gérer le bulletin d’un salarié qui a effectué plusieurs CDD dans le même mois et donc plusieurs sorites ?
   
   

• Pour un salarié qui a 3 contrats dans le mois, avant de créer le bulletin vous devez sortir le salarié en cliquant sur  en haut à gauche de sa « fiche salariée » puis renseigner la date de sortie et le motif, ce qui calculera par la même occasion les rubriques d’indemnité de précarité et congés payés sur le bulletin. Ensuite vous pouvez créer son 1er bulletin concernant ce 1er contrat.

 

• Pour   pouvoir faire un 2èmebulletin pour le même mois, une fois le 1er bulletin fini, vous devez valider ce 1er bulletin en cliquant sur  de celui-ci. Ensuite il faut vous rendre sur sa « fiche salariée » et rentrer de nouveau le salarié en passant par « Créer » + « Nouvelle entrée » de la « fiche salariée ». Il vous suffit alors de reproduire la procédure précédente (« sortie de salarié » etc)