PAS : les régularisations dans EBP Paie Ancienne Génération

Introduction

 

Cet article a pour vocation de vous aider à procéder à des régularisations lorsque des erreurs relatives au Prélèvement à la Source (PAS) ont été constatées, dans EBP Paie à partir de la version 23.0.5 (voir l'article Vérifier la version de ma solution Ancienne génération).

 

Pour mémoire, si le salarié conteste la manière dont a été appliqué le PAS, il doit d’abord contacter son Centre des Impôts. Si celui-ci constate que l’erreur provient de la DGFIP, l’employeur n’a rien à rectifier. Par contre, si l’erreur a été commise par l’employeur, il est tenu de régulariser dans les DSN suivantes.

 

Les mécanismes de régularisation décrits dans ce document permettent également de signaler aux impôts les autres corrections du bulletin qui peuvent avoir un impact sur le montant de l’impôt dû par le salarié.

 

Principes de régularisation

 

Les différents types de régularisation

 

La mécanique du Prélèvement à la Source prévoit 3 types de régularisation possibles :

 

• Régularisation d’assiette fiscale : l’assiette imposable n’était pas correcte les mois précédents. Cette catégorie comporte deux sous-catégories :
  • Régularisation de la Rémunération Nette Fiscale : l’assiette de calcul du PAS n’était pas correcte
  • Régularisation de la Rémunération Nette Fiscale Potentielle: les montants non soumis au PAS pour les apprentis n’étaient pas corrects

 

• Régularisation de taux: le taux PAS appliqué par l’employeur n’était pas correct

 

• Régularisation de brut :
  • Rappel de paye sur des montants dus au salarié. Cette situation ne donne pas lieu à régularisation vis-à-vis du PAS. Lorsque l’employeur a oublié de verser une somme, il la verse sur le bulletin suivant et la somme est imposable au taux en vigueur au moment du versement.
  • Régularisation d’indu (l’employeur a versé par erreur un montant trop élevé au salarié). Il s’agit donc de récupérer cette somme auprès du salarié et le montant du PAS versé à tort correspondant auprès de la DGFIP.

 

Changement de taux

Pour déterminer la méthode à employer pour régulariser, il est nécessaire de déterminer si le taux de PAS a changé entre le bulletin comportant l’erreur et le bulletin comportant la rectification. 

Depuis la version 23.0.5, vous pouvez utiliser l’impression « Prélèvement à la source » pour déterminer les taux utilisés dans les bulletins précédents.

 

Rectification de plusieurs erreurs

En fonction des circonstances, il peut être nécessaire de combiner les divers types de régularisation. 

Par exemple, une erreur portant à la fois sur la Rémunération Nette Fiscale et le Taux appliqué devra faire l’objet de deux régularisations simultanées dans la DSN portant la rectification.

 

Rectification de montant imposable sur les années précédant la mise en place du PAS

Si vous constatez une erreur dans le montant imposable déclaré pour 2018, vous devez le déclarer aux services des impôts afin que la déclaration d’impôt pré-remplie du salarié soit correcte. 

Cette rectification ne doit pas avoir d’influence sur le montant de PAS puisque vous n’avez pas prélevé de PAS sur le mois de l’erreur. 

D’un point de vue technique, les rectifications sur les années antérieures à 2019 doivent être considérées comme des erreurs d’assiette sur un salarié dont le taux personnalisé serait à 0% le mois de l’erreur.

 

Indu, brut versé trop élevé et compensation

Lorsque l’employeur cherche à récupérer un montant trop versé, on parle d’une situation d’Indu. 

Avant la mise en place du PAS, le montant net à récupérer était réclamé exclusivement au salarié.

Avec la mise en place du PAS, le montant net trop versé est réparti entre le salarié et les impôts. Il est donc possible de récupérer le montant de trop payé de PAS auprès de la DGFIP.

 

Dans le contexte de la récupération d’indu on raisonne sur le montant net de cotisations. Les montants à saisir dans les solutions ci-dessous sont des montants nets. Par exemple, une prime de 2 600 euros versée par erreur fera l’objet d’une régularisation en net d’environ 2 000 euros selon la formule : (brut versé-brut dû)-(cotisations versées-cotisations dûes).

 

Dans le cas particulier de l’indu, la solution la plus simple est de récupérer le montant dû dans le brut du mois où on a découvert l’erreur. On parle alors de compensation. Cela consiste à diminuer le montant brut du salarié, suivant un échéancier négocié avec lui, dans un ou plusieurs bulletins jusqu’à ce que la somme soit récupérée en totalité. 

Si l’employé a rompu les liens avec la société, il est parfois impossible de récupérer les sommes trop versées. Ceci est généralement traité en comptabilité par les employeurs. Toutefois, ceci ne fait pas obstacle à récupérer au moins le montant du PAS correspondant auprès des services fiscaux au moyen des rectifications d’indu de la DSN. 

La compensation n’est également pas possible si le montant brut dû le mois de rectification est inférieure au montant à récupérer. En d’autres termes, si la compensation amène à une rémunération nette fiscale négative, elle ne peut pas être utilisée.

 

Il n’est pas obligatoire de tout récupérer par compensation. Tout le PAS qui n’est pas récupéré en compensation devra être récupéré en une fois par rectification d’indu.

 

 

Erreur répétée sur plusieurs mois

En toute rigueur, si une erreur porte sur plusieurs mois, il est nécessaire de déclarer une rectification mois par mois. Ainsi, il est recommandé de déclarer 3 rectifications pour une erreur qui s’est répétée pendant un trimestre.

 

Toutefois, lorsque l’année fiscale et le taux à appliquer sur les montants régularisés ne changent pas, il est admis de regrouper les montants dans la même régularisation.

 

 

Mise en place dans EBP Paie

 

Bulletin

 

Toutes les régularisations à déclarer en DSN feront l’objet d’une ou plusieurs lignes de net correspondantes dans un bulletin afin de pouvoir déclencher les blocs spécifiques correspondants de la déclaration. 

Pour les besoins de la DSN, dans le cas d’un salarié sorti, il est nécessaire de faire un bulletin qui pourra ne comporter que les lignes de régularisation. Il n’est pas nécessaire de chercher à remettre ce bulletin à l’ancien salarié.

 

Nouvelles natures de rubriques

 

De nouvelles natures de rubrique ont été mises en place dans le logiciel afin de gérer toutes les combinaisons identifiées de remplissage des blocs 50 et 56 de la DSN mensuelle dans les cas de régularisation. 

Ces natures ont chacune un comportement spécifique vis-à-vis des cumuls SNET (Net à Payer) et SNETIMP (Net imposable), et, des blocs à remplir en DSN.

 

Nature Prélèvement à la Source – Régularisation

 

	Impact Bloc 50	Production Bloc 56	Cumul SNETIMP annuel (Net imposable)	Cumul SNET annuel (Net à payer)
Rectification de RNF		01 (RNF)	Ajouter ou soustraire base	Ajouter ou soustraire le montant salarial
Rectification de taux		02 (Taux)		Ajouter le montant salarial
Rectification de net imposable sur indu	RNF + Montant		Soustraire la base
Déclaration d'indu		03 (Indus)

 

Ordre des rubriques

 

Toutes les rubriques de nature « Rectification PAS » utilisées doivent être placées après la rubrique de calcul du PAS du mois courant sur le bulletin. 

Afin de garantir un calcul correct, elles doivent être placées dans l’ordre suivant :

 

Position	Sous-nature
1	Rectification de RNF
2	Rectification de taux
3	Déclaration d'indu
4	Rectification de net imposable sur indu

 

Lorsque les rectifications concernent plusieurs mois, on trie d’abord par mois puis par nature. 

 

Il n’y a pas de scénario où ces 5 sous-natures sont utilsées simultanément pour la même régularisation.

 

 

Etat des charges / transferts en comptabilité

 

Pour l’Etat des charges et le Transfert en comptabilité, toutes les rubriques de régularisation PAS dont la sous-nature modifie le montant PAS du bloc 50, sont considérées comme des cotisations.

 

Paramétrages recommandés

 

Pour chacune des natures ci-dessus, une rubrique d’exemple est disponible dans les fichiers de paramétrage.

 

Import des paramétrages recommandés dans le dossier 

 

Nous vous conseillons d’importer toutes ces rubriques en une seule fois. Toutefois, il n’existe aucun cas où elles seront toutes utilisées simultanément sur le même bulletin.

 

 

A partir de la version 23.0.5, vous pouvez utiliser l’import de paramétrage par lot (menu Outils + Importation + Lots de paramétrage…) pour importer ces rubriques (cocher « PAS – régularisations »). 

Si votre dossier a été créé avec un paramétrage de base Vide, vous pouvez utiliser le menu  Outils + Importations + Rubriques. Sélectionnez le répertoire correspondant au paramétrage que vous utilisez actuellement, et, ouvrez le fichier dont le nom se termine par .rub. Cliquez sur le bouton Aucune puis cochez les rubriques suivantes : 

 

Code	Description	Type	Nature	Base à saisir	Taux à saisir
GRPSRNFP	PAS: diminution de RNF potentielle	Net/Gain	Rectification de RNF potentielle	X
RRPSRNFP	PAS: augmentation de RNF potentielle	Net/Retenue	Rectification de RNF potentielle	X
GRPSRNF	PAS: diminution de RNF	Net/Gain	Rectification de RNF	X	X
RRPSRNF	PAS: augmentation de RNF	Net/Retenue	Rectification de RNF	X	X
RRPSTAUX	PAS: rectification de taux	Net/Retenue	Rectification de taux	X	X
GRPSDECI	PAS: déclaration d'indu	Net/Gain	Déclaration d'indu	X	X
RRPSDECI	PAS: déclaration d'indu	Net/Retenue	Déclaration d'indu	X	X

 

 

Utilisation dans le bulletin

 

Si l’erreur à corriger porte sur un seul mois, vous pouvez utiliser directement les rubriques d’exemple ci-dessus dans le bulletin.  Si l’erreur porte sur plusieurs mois, vous devez dupliquer la rubrique autant de fois qu’il y a de mois à rectifier. 

L’import est à faire une seule fois. Vous pouvez réutiliser les rubriques chaque mois où vous avez à rectifier des erreurs.

 

Le logiciel ne réalise aucun calcul des valeurs à régulariser. Vous devez effectuer ces calculs par vous-même et les reporter dans la zone base et/ou taux de la rubrique sélectionnée.

Mise en place dans le bulletin

 

Si le salarié est toujours présent dans l’entreprise, vous devez ajouter les rubriques correspondantes à votre cas de régularisations après la rubrique de PAS. 

Pour cela, utiliser les boutons +/- situés en pied de bulletin.

 

  

 

Pour positionner ces rubriques, juste après la rubrique de Prélèvement à la Source (RPAS dans l’exemple), utiliser les boutons représentant des flèches vers le haut et le bas. 

Si le salarié a quitté l’entreprise, pour une déclaration correcte de la régularisation en DSN, vous devez créer un bulletin pour le salarié sur le mois courant. Ce bulletin ne contiendra que les rubriques de régularisation. Vous n’aurez pas besoin de remettre le bulletin au salarié.