PAS : mise en place dans EBP Paie Ancienne Génération

Qu’est-ce que le PAS (Prélèvement A la Source) ?

Le Prélèvement à la Source (PAS) est une réforme d’ampleur du paiement de l’Impôt sur le Revenu qui va nécessiter l’implication des employeurs.

Cette réforme permet de supprimer le décalage d’un an entre la perception d’un revenu et le paiement de l’impôt correspondant, et aligne le système de recouvrement français avec celui de la plupart des grands pays développés.

Elle n’a pas d’impact sur le total annuel de l’impôt sur le revenu dû par le particulier.

La réforme a été mise en place par la Loi de Finance 2017 et s’impose à tous les employeurs sans dérogation possible. Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à des sanctions proportionnelles au montant dû.

Concrètement, cela signifie que tout salaire versé à partir du 1^er janvier 2019 (période d’emploi de décembre 2018 pour les payes décalées) devra faire l’objet d’une retenue spécifique calculée par l’employeur sur le bulletin de paie et reversée par ses soins à la DGFiP.

Le taux à appliquer sera transmis chaque mois en retour des dépôts de DSN mensuelle.

Pour les salariés nouvellement entrés dans la société et ceux qui ne souhaitent pas que l’employeur utilise un taux personnalisé, l’employeur devra intégrer le taux à partir de barèmes fournis annuellement par l’administration fiscale.

Si un salarié conteste la manière dont le Prélèvement à la Source a été appliqué sur son bulletin de salaire, il devra en premier lieu s’adresser à son Centre des Impôts. Si le centre des impôts constate une erreur de l’employeur, et uniquement dans ce cas, l’employeur sera tenu de la corriger.

 

Se documenter

Prélèvement à la source / Kit collecteur

 Source : www.economie.gouv.fr

 

Se préparer au PAS, dès maintenant

Dès maintenant, nous vous invitons à vérifier les points suivants :

• L’identification des salariés pour le Prélèvement A la Source est basée sur le numéro de Sécurité Sociale. Il est donc fortement conseillé de vérifier que vous disposez bien de tous les numéros de vos salariés et que vos salariés étrangers sont bien immatriculés à la Sécurité Sociale.
  
  
• Pour le taux non personnalisé, il est nécessaire de disposer d’une adresse de résidence du salarié exacte. EBP Paie Ancienne Génération utilise le code postal et le pays pour déterminer la résidence du salarié. Nous vous invitons donc dès maintenant à vérifier que ces informations sont bien renseignées pour tous les salariés.
  
  
  
  

 

• Les montants de PAS que vous aurez collectés auprès de vos salariés sont prélevés par la DGFIP sur un compte bancaire que vous indiquerez dans la DSN. La DGFiP doit disposer d’un mandat SEPA sur ce compte. Si le compte que vous comptez utiliser est différent de celui que vous utilisez pour le reversement de TVA, il est conseillé d’aller dans votre Espace professionnel sur le site impots.gouv.fr pour enregistrer ce compte, et de signer le mandat SEPA :

Plus d'information sur les modalité de prélèvement de la DGFiP :Modalités de prélèvement

 

Mise en place dans le logiciel

Activation

Pour mettre en place le Prélèvement A la Source, vous devez installer la dernière version du logiciel EBP Paie, actuellement la version 23.0.6. L’import de taux passant par la DSN, il est nécessaire de disposer d’un contrat d’assistance actif pour l’utiliser.

Il n’y a pas de procédure spécifique pour « activer » le PAS dans le logiciel EBP Paie Ancienne Génération. La présence des rubriques adéquates dans le bulletin déclenche automatiquement les calculs nécessaires.

Dès que les bulletins seront calculés avec les nouvelles rubriques, les bulletins seront imprimés avec les informations du PAS (soit en Préfiguration, soit en mode réel).

L’état des charges et le transfert en comptabilité tiennent également compte de la présence des rubriques et de l'activation ou non de la « Préfiguration ».

Préfiguration du PAS

La Préfiguration vous permet d’indiquer dès le mois de septembre 2018 à vos salariés le montant de PAS qui serait prélevé si la réforme était appliquée en 2018. Cela vous permet de vous préparer plus sereinement et d'aider vos salariés à anticiper les effets sur leur trésorerie.

Lorsque l’option Préfiguration est activée, si les rubriques du PAS sont présentes sur le bulletin, le net à payer et la DSN restent inchangés. 

Par défaut, votre dossier est configuré pour proposer la Préfiguration si l’exercice courant est en 2018 ou antérieur. L’option de préfiguration n’est plus disponible pour les exercices 2019 et ultérieurs.

Le paramétrage du Prélèvement A la Source en préfiguration ou en mode réel s'effectue à partir du menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres, encadré Options du dossier.

Application réelle du PAS

Si vous devez mettre en place le prélèvement à la source en conditions réelles vous devez sélectionner Oui – Prélèvement.

Lorsque cette option de Prélèvement est activée, la présence des rubriques diminue le net à payer pour les salariés imposables et les montants de PAS sont déclarés en DSN.

 

 

Dans le cas où vous ne voulez pas faire de la préfiguration et que vous ne devez pas encore déclarer le PAS en mode réel, vous devez sélectionner Non. 

 

Paramétrage de l’organisme DGFiP

Pour déclarer le paiement de l’impôt dans la DSN mensuelle, vous devez paramétrer l’organisme FISC.

Cet organisme existe déjà par défaut dans le logiciel. Vous pouvez consulter les informations dans l’écran principal à partir du chemin Organismes / DGFiP / FISC.

 

Vous devez vérifier dans cet écran les valeurs suivantes :

Déclaration DSN : Toutes les DSN

Par défaut, les cotisations sont versées à l'organisme chaque : Mois ou trimestre (identique aux versements URSSAF)

Règlements effectués au moyen de : Prélèvement SEPA

Comptes comptables / Tiers : 4421 (*)

Comptes comptables / Charge : « Vide »

(*)Règlement de l’Autorité des Normes Comptables n° 2018-02 du 6 juillet 2018

 

 

 

Vous avez la possibilité de créer plusieurs organismes DGFiP dans votre dossier.

Pour s’assurer que les informations seront prises dans la bonne fiche, vous devez aller dans le menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes/CVAE et sélectionner l’organisme pertinent dans la zone Organisme collecteur de l’impôt en haut de l’onglet.

 

 

Import des éléments de calcul

Le calcul du Prélèvement à la source fait appel à des tables de calcul, des variables et des rubriques spécifiques.

 Nous vous recommandons de faire une sauvegarde de votre dossier avant de lancer les imports suivants.

 

L’import du paramétrage s’effectue depuis le menu  Outils + Importations + Lots de paramétrage…, sélectionnez le répertoire Prélèvement à la source, les sous répertoire Composants et Régularisation seront automatiquement cochés (vous devez les laisser cochés)

Cliquez ensuite sur le bouton Importer.

 

Toutes les tables de calcul, variables et rubriques fournies dans le paramétrage seront mise à jour ou ajoutées.

 

Attention : Si, lors de l’importation, vous rencontrez le message erreur suivant :

 

 

 

Suivez la procédure ci-dessous :

- Mettez à jour votre logiciel dans la dernière version. Retrouvez pour cela nos articles Vérifier la version de ma solution Ancienne génération puis pour Télécharger la mise à jour de ma solution EBP.

- Depuis le menu  Outils + Maintenance utilisateur + Indiquer le type du dossier, sélectionnez le type Complet à partir du menu déroulant et cliquez sur Valider

 

 

Une fenêtre d'avertissement va apparaître, cliquez sur Oui puis OK.

 

Vous pouvez alors relancer l'importation du lot de paramétrage.

 

Détail des élément importés

 

• Pour le PAS, les tables ajoutées correspondent au barème de taux non personnalisé :

#BAREMEPASMETROPOLE	Métropole
#BAREMEPASGUAREUMAR	Guadeloupe, Réunion, Martinique
#BAREMEPASGUYMAY	Guyane, Mayotte

 

Ces tables de calcul devront être remises à jour une fois par an, en janvier, en fonction des montants votés dans la loi de Finances.

 

• Les variables ajoutées correspondent à l’abattement pour le CCD de moins de 2 mois et au seuil d’exonération pour les apprentis/stagiaires. 

#ABTCCPAS	Abattement de Rémunération nette fiscale pour contrats courts
#SEUILAPPRENTIPAS	Seuil pour soumettre les apprentis au Prélèvement à la Source

 

Lors de la mise à jour du dossier, deux autres variables seront créées automatiquement. Ces variables sont nécessaires au bon fonctionnement du logiciel :

#TAUXPAS	Taux de Prélèvement à la Source DGFIP Cette variable prend la valeur du taux si le salarié a opté pour le taux personnalisé ou un nombre négatif s’il est en taux non personnalisé.
#DUREEINITIALE	Durée initiale d’un CDD

 

• Les rubriques importées correspondent aux rubriques du prélèvement à la source.

#GABTCC	Net	Maximum d’abattement sur la RNF pour contrat court
#RPAS	Net	Prélèvement à la source
#RRNF	Net	Rémunération Nette Fiscale
#RRNFA	Net	Rémunération Nette Fiscale Apprentis
#RRNFP	Net	Rémunération Nette Fiscale Potentielle
#RRNFPA	Net	Rémunération Nette Fiscale Potentielle Apprentis
#COMPIIJ	Commentaire	Part imposable des IJSS

 

Modification des profils

 

Profils fournis par EBP

Tous les profils fournis avec les logiciels ont été mis à jour pour intégrer les nouvelles rubriques.

Si vous utilisez les profils EBP sans modification, vous pouvez importer les mises à jour au moyen du menu Outils + Importations + Lots de paramétrages..., en cochant l’option Mise à jour des profils.

 Attention : L’importation des profils écrase toutes vos personnalisations. Elle ne doit être pratiquée que sur des profils strictement identiques à ceux fournis par EBP.

 

Profils personnalisés

Si vous avez créé vos propres profils ou modifiés ceux fournis dans le logiciel, vous devez les modifier vous-même pour insérer les éléments de PAS.

Pour cela, vous devez insérer les rubriques suivantes, dans l’ordre du tableau ci-dessous, juste avant la rubrique RACOMPTE (ou RNE90200 dans les dossiers Bâtiment) :

 

• Tous salariés sauf apprentis et stagiaires

#GABTCC	Maximum d’abattement sur la RNF pour contrat court
#COMPIIJ	Part imposable des IJSS
#RRNF	Rémunération Nette Fiscale
#RRNFP	Rémunération Nette Fiscale Potentielle
#RPAS	Prélèvement à la source

 

 

• Apprentis et stagiaires

#COMPIIJ	Part imposable des IJSS
#RRNFA	Rémunération Nette Fiscale Apprentis/Stagiaires
#RRNFPA	Rémunération Nette Fiscale Potentielle Apprentis/Stagiaires
#RPAS	Prélèvement à la source

 

 

 
Toutes les rubriques de retenue situées sous la rubrique d’acompte doivent être remontées au-dessus de celle-ci.  

Après les rubriques de PAS, vous ne conserverez que les lignes d’acompte, de net à payer et les commentaires.

 

Les commentaires Net imposable, et Net à payer ne sont plus pertinents car ils font partie des modèles de bulletin. Il est donc conseillé de mettre Jamais dans le déroulant Imprimer de ces rubriques comme dans l’exemple ci-dessous, afin qu’elles ne remontent pas sur le bulletin :

 

Modèle de bulletin

Le Prélèvement à la Source impose une nouvelle présentation du bulletin.

Les modèles d’impression du bulletin fournis par EBP ont été adaptés pour tenir compte des prescriptions légales. Si vous utilisez l’un de ces modèles, vous n’aurez rien à faire.

Si vous utilisez un modèle de bulletin personnalisé, il est nécessaire de procéder à des adaptations sur ce modèle. Le support technique d’EBP ne fait pas d’assistance sur la personnalisation des modèles d’impression. Nous vous invitons à vous rapprocher de votre revendeur habituel ou du service commercial d’EBP pour plus d’informations.

                   

Actions à faire lors de l’évolution de la situation du salarié
 

Changement d’adresse

En cas de changement d’adresse, il est important de bien mettre à jour le code postal du salarié. Cette information sert à déterminer le taux non personnalisé (voir le paragraphe Se préparer au PAS ci-dessus).

Immatriculation du salarié à la Sécurité Sociale

Il est recommandé de s’assurer que tous les salariés assujettis au PAS sont bien immatriculé à la Sécurité Sociale et mettre à jour la fiche salarié en conséquence (voir le paragraphe Se préparer au PAS ci-dessus).

Salarié non concerné par le Prélèvement à la source

Si vous avez un salarié non concerné par le prélèvement à la source (exemple : salarié expatrié), vous devez le spécifier dans sa fiche salarié.

Pour cela, ouvrez la fiche de votre salarié puis allez dans l’onglet Etat civil et cochez Dispensé de Prélèvement à la Source.

 

 

Sur le bulletin de ces salariés, les rubriques du prélèvement à la source seront à zéro.

 L’utilisation de cette fonction se fait sous votre responsabilité. Vous vous exposez à des sanctions si vous ne prélevez pas le PAS sur un salarié qui y est assujetti.
 

 C’est à vous de déterminer si un salarié est assujetti au Prélèvement à la Source ou non. Quelle que soit la situation du salarié, la DGFIP retournera un taux dans les Comptes Rendu Métier de la DSN, même s’il ne doit pas servir.

Date de fin de Contrat à Durée Déterminée (CDD)

Les Contrats à Durée Déterminée de moins de 2 mois bénéficient d’un abattement pour le calcul du taux non personnalisé.

Afin de ne pas fausser le calcul de l’abattement du CDD, lorsque celui-ci est prolongé, il est important de mémoriser la durée qui était initialement prévue. Un nouveau champ Date de fin de contrat prévue au début du contrat a donc été ajouté dans l’onglet Contrat du salarié :

Cette date correspond à la date de fin de contrat initial et ne doit plus être modifiée ensuite. En cas de prolongation, vous devez uniquement changer la Date de fin de contrat prévue actualisée.

 
 

 

Préparation du bulletin mensuel

 

Téléchargement des taux personnalisés DGFIP depuis net-entreprises

Les taux personnalisés sont transmis par la DGFIP via un compte-rendu métier (CRM), en retour de la DSN mensuelle. Ce CRM est nommé CRM nominatif.

Il est obligatoire de télécharger ce CRM chaque mois.

Pour télécharger le CRM, vous devez tout d’abord vous connecter sur le portail de Net-Entreprises. A partir du tableau de bord, cliquez sur la loupe en face du nom de votre fichier.

Cliquez ensuite à nouveau sur la loupe pour accéder à la liste des CRM.

 

Descendez jusqu’à l’organisme DGFIP.

Au niveau de Données nominatives, cliquez sur le lien Accéder au bilan de traitement.

 

 

 

La consultation du CRM s’ouvre.

• Descendez en bas de la page pour télécharger le rapport.

 

 

Par défaut, le fichier s’enregistre dans votre répertoire de téléchargement.

Vous venez de récupérer les taux pour chacun de vos salariés.
L’étape suivante consiste à importer le CRM dans l’application EBP Paie.

 

 

Import des taux PAS dans EBP Paie

Chaque mois, après l’import du CRM nominatif, vous devez intégrer celui-ci dans le logiciel. Ceci permet d’actualiser le taux à appliquer pour les salariés.

 Conformément aux recommandations de la DGFIP, il n’existe pas d’écran de saisie des taux dans le logiciel. Le seul moyen de les mettre à jour est d’importer le CRM. Le salarié n’a pas à vous communiquer directement le taux qu’il souhaite voir appliqué.

Pour importer le taux, utilisez le menu Gestion + Import des taux de Prélèvement à la Source.

Dans la première page de l’assistant, vous devez indiquer le chemin où se trouver le CRM téléchargé (voir paragraphe précédent). Par défaut, il s’agira probablement d’un fichier dans votre répertoire de téléchargement.

 

 

 Vous devez toujours indiquer ici le dernier fichier téléchargé. Il est conseillé de conserver séparément les nouveaux fichiers des fichiers qui ont déjà été importés dans le logiciel. 

Dans la page suivante, vous devez rapprocher le fichier CRM d’une DSN. Ceci permet de déterminer la date de validité des taux et de limiter les erreurs d’import de mauvais fichiers.

 

 

 

Sélectionnez la DSN à partir de laquelle a été réalisé le fichier et cliquez sur le bouton Suivant pour lancer l’import.

Important : 

• Si vous avez changé de logiciel en cours d'année, vous pouvez cocher DSN réalisé dans un autre logiciel afin de sélectionner le fichier DSN correspondant (fichier que vous devez télécharger au préalable sur votre portail de dépôt DSN).
• La coche Importer un CRM sans la DSN correspondante vous permet de sélectionner la date de la DSN correspondante au CRM (à utiliser dans le cas où vous ne pouvez ni choisir une DSN créée dans le logiciel, ni récupérer votre fichier DSN).  

Une fois l’import terminé, vous devez avoir une page de résumé affichant tous les messages et toutes les erreurs indiquées dans le CRM :

 A partir de cette étape, les taux sont mémorisés dans le dossier mais les bulletins ne sont pas encore à jour et peuvent encore utiliser les anciens taux. Vous devez lancer un calcul du bulletin pour mettre à jour les variables de taux dans le bulletin.

 

Consultation des taux PAS importés

Conformément aux recommandations de la DGFIP, cette version ne comporte pas d’écran permettant de consulter les taux des salariés afin de préserver la confidentialité.

Après calcul des bulletins, vous pouvez utiliser l’interrogation des données de paye pour consulter le cumul STAUXPASPREL qui vous indiquera les taux appliqué pour chaque bulletin (sans détailler si le taux est ou non personnalisé).

Pour cela, il vous faudra aller sur le menu Gestion + Interrogation des données de paye.

 

 

 Si vous lancez cette interrogation après l’import du CRM mais avant le calcul des bulletins, les taux apparaissant ne seront pas les taux à jour. L’interrogation affiche les dernières données calculées.

 

Préparation des bulletins

Une fois l’import des taux effectués, vous devez préparer vos bulletins comme d’habitude.

Le lancement du calcul met à jour le taux à partir des données les plus récentes disponibles sur le salarié.

Toutefois, nous attirons votre attention sur la fonction « Préparer le bulletin à partir du bulletin précédent ». Si le bulletin précédent ne contenait pas les rubriques du PAS, celles-ci ne s’ajouteront pas automatiquement le 1^er janvier 2019.

Pour le premier bulletin contenant du PAS (que ce bulletin soit un bulletin de préfiguration ou un bulletin où le PAS est actif), il est donc conseillé de préparer à partir du profil ou de penser à ajouter les rubriques manquantes (voir la liste dans le paragraphe « Modification des profils »).

Impression du bulletin

Seuls les modèles de bulletin clarifiés contenant le mot « PAS » sont conformes aux prescriptions légales.

Toutefois, si vous imprimez un bulletin « détaillé », les éléments de calcul du PAS seront bien présents en tant que rubriques de net. Les bulletins « détaillés » ne doivent plus être remis au salarié depuis le 1^er janvier 2018.

Le paramétrage de vos modèles s'effectue à partir du menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux.

 

 

Préparation de la DSN mensuelle

Lancez la préparation de votre DSN mensuelle comme habituellement à partir du menu Déclarations + DSN mensuelle.

La norme DSN à appliquer pour le PAS est au minimum la norme P18V01.

Au niveau de la DSN, le prélèvement à la source intervient dans 2 blocs :

• G00.50 – Versement individu
• G00.20 – Versement organisme de protection sociale

Vous trouverez ci-dessous une aide explicative concernant le remplissage de ces 2 blocs. Nous vous invitons à les vérifier.

S21.G00.50 – Versement individu

Rémunération nette fiscale (S21.G00.50.002) : reprend l’assiette de calcul du PAS.

 Cas particuliers :

• Apprentis / Stagiaires : cette ligne sera valorisée si la rémunération nette fiscale annuelle dépasse le seuil d’imposition annuel (17 982 € pour l’année 2018).
• Contrats à durée déterminée (ou de mission) de moins de 2 mois ou dont le terme est imprécis : cette ligne sera valorisée de la rémunération nette fiscale après abattement d’un demi-smic  (615 € pour 2018).

Pour plus d’informations, consultez la base de connaissances de DSN INFO en cliquant ici.

 

Rémunération nette fiscale potentielle (S21.G00.50.005) : ne sera valorisé que pour les cas des apprentis / stagiaires et des contrats à durée déterminée (ou de mission) de moins de 2 mois ou dont le terme est imprécis.

Pour les apprentis / stagiaires : la ligne sera valorisée si la rémunération nette fiscale annuelle ne dépasse pas le seuil d’imposition annuel (17 982 € pour l’année 2018).

Pour les contrats à durée déterminée (ou de mission) de moins de 2 mois ou dont le terme est imprécis: la ligne sera valorisée de la rémunération nette fiscale avant abattement d’un demi-smic (615 € pour 2018).

 

 

Taux de prélèvement à la source (S21.G00.50.006) : reprend le taux de PAS (taux personnel ou issu des barèmes). 

Type de taux de prélèvement à la source (S21.G00.50.007) : indique le type de taux utilisé pour le calcul du PAS (taux transmis par la DGFIP, taux issu des barèmes mensuels Métropole ou DOM)

Identifiant du taux de prélèvement à la source (S21.G00.50.008) : indique l’identifiant du CRM nominatif si le taux PAS est un taux transmis par la DGFIP. Dans le cas contraire, cette ligne sera vide.

Cas particulier :

Pour les contrats à durée déterminée (ou de mission) de moins de 2 mois ou dont le terme est imprécis, si un abattement d’un demi-smic est appliqué, la ligne est obligatoirement valorisée à « -1 ».
 

Montant de prélèvement à la source (S21.G00.50.009) : reprend le montant du prélèvement à la source.

S21.G00.20 – Versement organisme de protection sociale

Le montant du versement (S21.G00.20.005) doit obligatoirement être arrondi à l’euro entier le plus proche.

 

Post-paie

Dans le logiciel EBP Paie, pour le Transfert en compta et l’Etat des charges, le montant du prélèvement à la source est traité comme une « cotisation » collectée par la DGFIP bien qu’il soit calculé dans une rubrique de Net.

 

Retrouver toutes les explications de cet article en vidéo : Préfiguration du prélèvement à la source (PAS) dans EBP Paie Ancienne génération.