La validation des factures dans EBP Gestion Commerciale Open Line™

Avant de commencer

Disponible à partir de la gamme Classic

Depuis les versions 10.0.0 (2018) des logiciels de Facturation Open Line™, les documents comptables tels que les factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte (Vente) doivent être validés avant d'être remis aux clients.

Auparavant (avant les versions 10.0) il était possible de les dévalider après validation et après leur transfert en comptabilité. Cela n'est plus possible actuellement à partir de ces versions 2018. Une pièce comptable validée ne peut donc plus être modifiée en cas d'erreur.

La gestion de la validation des factures peut se faire de deux manières différentes :

• Rédaction directe avec numérotation définitive
• Documents en cours de rédaction avec numérotation temporaire jusqu'à validation

La sélection de la méthode choisie se fait depuis le menu Paramètres / Société / Documents de vente / Validation :

Rédaction directe avec numérotation définitive

• Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture celle-ci prend directement un numéro définitif (en suivant la numérotation des Paramètres / Société / Numérotation). Après son enregistrement la facture ne peut pas être supprimée (car elle a un numéro définitif).
• Il est cependant possible de la modifier lorsque son état est "En cours de rédaction" (non validée).
• A l'impression d'une facture dont l'état est "En cours de rédaction" cette mention apparaît en filigrane :

Si vous souhaitez antidater une facture et qu'une facture a déjà été faite à une date postérieure nous aurons l'information de rupture suivante :

Le message indique très clairement que l'enregistrement du document va créer une rupture dans la chronologie ou la continuité de la numérotation du type de document et invite l'utilisateur à lire les documents légaux relatifs à l'obligation de cette continuité.

L'utilisateur peut corriger le document (modifier la date ou le numéro du document pour éviter cette rupture) ou continuer l'enregistrement malgré la rupture. 

Si vous sélectionnez ce second choix la fenêtre suivante s'affichera afin de saisir la justification de cette rupture dans la chronologie de vos documents :

Puis un événement sera enregistré dans le journal des événements disponible depuis les menus Outils / Journal des événement :

La justification renseignée dans la fenêtre de rupture de chronologie est consultable dans la colonne Informations supplémentaires.

Pour annuler une facture ayant un numéro définitif un avoir doit être fait obligatoirement (la facture n'est pas supprimable).

Une option disponible (depuis les versions 10.0.9) dans les menus Paramètres / Société / Documents de vente / Validation permet de créer des documents post datés avec une numérotation temporaire :

Cette option permet d'anticiper la facturation en réalisant par exemple les factures de la fin du mois tout en pouvant réaliser des factures à la date du jour.

Les factures post datées ont ainsi un numéro temporaire et doivent être validées à la date indiquée dans le document.

Remarque : si cette option n'est pas activée et que vous établissez une facture avec une date post datée (date supérieure à la date système de votre ordinateur) le message d'avertissement suivant apparaîtra à l'écran pour vous le signaler :

Dans cette exemple nous sommes le 06/07/2018 et je modifie volontairement la date du document au 07/07/2018

Vous aurez aussi à la validation de ce document l'avertissement suivant :

Documents en cours de rédaction avec numérotation temporaire jusqu'à validation

Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture celle-ci prend un numéro dit Temporaire commençant par TMP. Il n'existe pas de numérotation à définir dans les Paramètres / Société / Numérotation. Cette numérotation comme son nom l'indique est temporaire et disparaît après validation des factures.

Après son enregistrement la facture peut toujours être supprimée (car elle n'a pas un numéro définitif) sous réserve qu'elle ne soit pas validée.

Une facture avec un numéro temporaire est automatiquement en état En cours de rédaction. Elle aura le même filigrane En cours de rédaction à l'impression (vu page précédente).

Chronologie des documents

L'utilisation de la numérotation temporaire impose une continuité chronologique et continue sur la numérotation. Ainsi, il est possible qu'à la validation d'une facture temporaire la date de la facture soit modifiée (avec l'accord de l'utilisateur) et prenne une date plus récente que celle mentionnée dans la facture temporaire.

Je créé une facture temporaire le 10 Mars 2018 puis une autre le 15 Mars 2018 :

Nous sommes le 19 Mars 2018. Je valide ma facture temporaire du 15/03/2018 en premier :

Elle prend le numéro FA0000001 et conserve la date du 15/03/2018.

Si je souhaite valider ma seconde facture datée du 10/03/2018, le logiciel va faire un contrôle sur les numéros des factures et leurs dates.

Ainsi, à la validation de la seconde facture, le logiciel va numéroter la facture TMP0000001 en FA0000002 mais ne voudra pas conserver la date du 10/03/2018 (car la date est inférieure au 15/03/2018, date de la facture FA0000001).

Donc, pour conserver un ordre chronologique des numéros et des dates de factures, le logiciel va proposer à l'utilisateur une nouvelle date à saisir pour sa facture :

La date proposée est au plus tôt la date du dernier document validé ou créé avec un numéro définitif. Il est aussi possible de mettre une autre date (mais postérieure à la date de la dernière facture ayant un numéro définitif).