Création de la facture d’avancement

 

Vous devez obligatoirement partir d’un document de référence. Dans nos versions « EBP Bâtiment OLT » et « EBP Gestion Bâtiment OLT », le document de référence est une commande de vente.

Il peut être aussi un devis d’exécution sur nos versions « EBP Expert Bâtiment OLT ».

Dans votre document de référence,  une fois les lignes saisies et le client renseigné (vous pouvez vous référez au chapitre Comment créer une commande de vente ?), il est nécessaire, dans un premier temps, de figer le marché. Ceci pour initialiser un montant de début de chantier et pouvoir faire des comparaisons si des modifications ont lieues.

 

Sur la version Bâtiment :

• Accédez à l’onglet Complément suite
• Cochez la case Figer le marché

 

 

 

Sur la version Gestion Bâtiment et Expert Bâtiment :

• Accédez à l’onglet Avenants
• Cocher la case Figer le marché

 

 

 

Une fois le marché figé, enregistrez votre document puis utilisez le menu Actions < Créer une situation de travaux.

 

 

 

La fenêtre suivante apparaît :

 

 

 

Dans le champs Choisir la date et le type de document à générer, le logiciel reprend automatiquement le mois de la date de génération pour la première situation et passera aux mois suivant sur les prochaines situations générées.

Dans le champs Lissage des acomptes (voir l'article Gestion d'un acompte dans EBP Bâtiment Open Line™), apparaît un menu déroulant avec deux choix :

Aucun :

Dans ce cas, l’acompte (associé initialement au document de référence) est repris dans son intégralité.

Exemple situation à 40% :

• Montant de l’acompte dans le document de référence : 4000
• Montant de l’acompte dans la situation : 4000

Prorata :

Dans ce cas, l’acompte (toujours associé initialement au document de référence) est repris en fonction du pourcentage d’avancement global de la situation.

Exemple situation à 40% :

• Montant de l’acompte dans le document de référence : 3000
• Montant de l’acompte dans la situation : 1600.

Ainsi, le montant de l’acompte est subdivisé en autant de situation générée pour le chantier.

Si vous souhaitez visualiser le document généré après son transfert, cochez la case Ouvrir les documents générés après transfert.

Cliquez alors sur Lancer pour générer la situation.

A l’ouverture de votre situation, vous pourrez renseigner les pourcentages d’avancements souhaités dans les colonnes spécifiques.

Attention, le document contient des colonnes spécifiques à l’avancement de travaux qualitatif et à l’avancement de travaux quantitatif.

Ce type d’avancement est paramétrable par défaut dans le menu Paramètres < Société < Documents de ventes < Situations.

Dans ce menu, il sera possible de déterminer le type de calcul souhaité par défaut.

 Pour rappel :

Avancement quantitatif :

Cette méthode de calcul gère uniquement le calcul de l’avancement en fonction de la quantité.

Par exemple :

• Quantité Initiale Prévue : 10
• % Avancement Quantité : 30
• Quantité Avancée : 3

 

Avancement qualitatif :

Cette méthode permet de gérer deux critères de facturation de l’avancement.

Si nous prenons l’exemple d’une société posant des fenêtres (4 dans l’exemple), il se peut que la pose de ces fenêtres soit plus ou moins difficile.

Ainsi, ce mode de calcul permet de gérer 

• une facturation qualitative à hauteur de 75% (parce que le client considère que sur les 4 fenêtres à posées, il a réalisé le plus difficile)
• une facturation quantitative à hauteur de 50% (parce que le client à poser réellement 2 fenêtres sur les 4 prévues).

Donc :

• Quantité Initiale Prévue : 4
• % Avancement Quantité : 50
• % Avancement : 75
• Quantité Avancée : 2 

 

Une fois vos pourcentages saisis, il vous faudra accepter la situation pour générer l’échéance de la facture correspondante

 

Facturation de la situation de travaux

 

Ouvrez votre facture d'avancement et cliquez sur le bouton Accepter/Facturer situé dans la partie haute de la situation.

 

             

 

La facture générée ne sera pas modifiable. En effet, elle reprend à l’identique les informations de la situation.

Si vous souhaitez annuler cette facturation, vous pouvez vous reporter au chapitre Comment annuler la facturation d’une situation ?.

Pour créer une  situation suivante, il vous faudra repartir du document de référence (votre commande ou votre devis d’exécution) et répéter les étapes présentées.

 

Retrouver toutes les explications de cet article en vidéo : Créer une situation de travaux dans EBP Bâtiment Open Line™