La facture d'achat dans EBP Gestion Commerciale Open Line™

Une facture d’achat peut être créée à partir d’une demande de prix, d’une commande ou d’un bon de réception. Elle peut aussi être créée manuellement.

 

Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder directement à l'étape qui vous intéresse : Créer une facture d'achat à partir d'une demande de prix, d'une commande ou d'un bon de réception Créer une facture d'achat Onglet Détail Onglet Récapitulatif Onglet Facturation Onglet Livraison Onglets Échéances Onglets Compléments Onglet Acomptes Onglets Notes

 

 

Créer une facture d'achat à partir d'une demande de prix, d'une commande ou d'un bon de réception

Pour créer une Facture à partir d’une Demande de prix ou d'une commande ou d'un bon de réception, faites un clic droit sur la Demande de prix ou sur la commande ou sur le bon de réception que vous souhaitez transférer en Facture, puis sélectionnez Transférer.

 

 

 

Une boite de dialogue s’ouvre vous permettant de sélectionner :

 

 

• La date et le type de document à générer : par défaut c’est la date du jour (date système) qui vous est proposée mais vous avez la possibilité de la modifier en cliquant sur l’icône 

 

• Ne pas ajouter les informations des documents d’origine : Cochez cette option si vous ne voulez pas visualiser sur votre document généré les informations relatives au document d'origine. (type de document, n° document et date)

 

• Ouvrir les documents générés après transfert : Le fait de cocher cette option permet d’ouvrir le document demandé après sa création. Ici, si l’option est cochée, elle permet d’ouvrir automatiquement la Facture.

Cliquez ensuite sur le bouton  pour générer le nouveau document.

 

 

 

Créer une facture d'achat

Pour créer une Facture d’achat, passez par le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Achats. Puis, dans la liste au-dessus, sélectionnez Factures.

 

 

 

La liste des Factures s’affiche. Cliquez dans la barre d’outils en haut de votre écran sur le bouton puis sélectionnez Factures.

 

 

 

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de saisir une nouvelle facture.

 

 

 

Informations générales

• Numéro. Il peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement si vous avez coché l’option Utiliser le compteur (menu Paramètres > Société > Numérotation). Ce numéro est limité à 8 caractères pour le préfixe et à 10 caractères pour le suffixe. 

• Etat de la facture. Par défaut lors de la création d’une facture ce champ se positionne sur En cours de rédaction.
• Date. Ce champ est saisissable mais vous pouvez aussi, en cliquant sur l’icône , sélectionner la date par le biais d'un calendrier.

 

 

Informations du tiers 

• Code tiers. Cliquez sur l'icône  afin de sélectionner un code tiers dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur . Si vous sélectionnez un fournisseur dans la liste, toutes les informations concernant celui-ci (nom, adresse…) se renseignent automatiquement d'après le contenu de sa fiche. Cependant, ces champs restent modifiables. 

• Mode de règlement. La sélection du Fournisseur affiche automatiquement le mode de règlement si celui-ci a été préalablement défini dans la fiche Fournisseur. Sinon, cliquez sur l'icône  afin de sélectionner un mode de règlement dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur .

 

 

Onglet Détail

 

 

Corps

Les colonnes de la grille de saisie sont fonction de la vue sélectionnée (Vue standard ou Vue avancée).

Cliquez sur  pour ajouter un article au-dessus de la ligne où vous êtes positionné, ou   pour effacer celui-ci.

 

Le bouton Insérer permet :

 

 

• d'insérer une ligne au-dessus de la ligne courante,
• d'insérer une ligne article de type bien,
• d'insérer une ligne article de type service,
• d'insérer une ligne article de type texte,
• d'insérer une ligne article de type texte standard,
• d'insérer un saut de page d'insérer un sous total

 

• Cliquez sur  dans la barre d'outils afin d'afficher l'éditeur de vues vous permettant un affichage personnalisé après sélection des colonnes souhaitées. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.

• Cliquez sur l'icône  afin de sélectionner un code article dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur . Toutes les informations concernant celui-ci (description, quantité…) se renseignent automatiquement d'après les informations de la fiche Article. Vous pouvez aussi saisir directement le code, la description ou le prix de votre article. Dans ce cas, celui-ci sera du type (Bien ou Service) défini lors du paramétrage de l'article (menu Paramètres > Société > Articles).

• Vous avez la possibilité d'intégrer cet article non référencé dans la liste des articles en cliquant sur le bouton . Vous aurez préalablement dû saisir une description.

• Après une modification dans la fiche article, vous avez la possibilité de recharger sur la ligne article les informations contenues dans la fiche article en cliquant sur le bouton .

• Les icônes devant chaque ligne diffèrent pour les articles de type bien, de type service ou pour les lignes de texte.

• Le bouton  est accessible après renseignement du devis. Il permet de visualiser les tarifs associés à la ligne article.

 

 

Pied en bas de l’onglet Détail 

Le pied représente la partie de totalisation de votre document. 

• Total Brut HT. Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants nets HT présents dans les lignes.

• % remise  /  Soit. Vous pouvez saisir en montant ou en pourcentage. La remise peut également être reprise de la fiche tiers. Montant remise : Total HT brut x % remise. Le bouton  permet d'ouvrir la liste de saisie des remises. Ces remises peuvent être saisies (montant ou pourcentage) ou sélectionnées à partir de la liste des remises complémentaires existantes. Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en cascade.

• Port HT. Il représente le montant de frais de port présent sur la fiche Frais de port de l’onglet Récapitulatif. Vous avez la possibilité de modifier ce montant. 

• TVA Port. Il représente le taux de TVA présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. Si aucune fiche Frais de port n'est définie, le taux de TVA par défaut est celui de la partie TVA de l’onglet Récapitulatif. 

• % Escompte  /  Soit. Vous pouvez saisir un pourcentage d'escompte ou un montant d'escompte. L'escompte peut également être repris depuis la fiche tiers. Le montant de l'escompte représente le produit du Total Net HT brut et du pourcentage de l'escompte. 

• Total TTC. Il représente la somme des champs Total brut HT - Montant remise + Port HT – Montant escompte + Total Taxes + Total TVA + Eco-contribution (si gestion de l'éco-contribution) + Eco-contribution mobilier (si gestion de l'éco-contribution mobilier). Vous avez la possibilité de modifier le Total TTC du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.

• Net à payer. Ce champ est non saisissable. Il représente le Total TTC auquel est déduit l'Acompte mis dans l’onglet Récapitulatif.

 

 

 

Onglet Récapitulatif

 

 

Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes de la facture.

 

Informations de calcul

• Territorialité. Le renseignement de ce champ est obligatoire. La territorialité renseignée est celle de la fiche du tiers sélectionné en entête. Il est également possible de la modifier en sélectionnant dans la liste déroulante - accessible depuis l'icône  - la territorialité désirée.

 

• TVA. Le renseignement de ce champ est obligatoire. Le taux de TVA par défaut est celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres > Société > Identification > Informations de TVA). Il est également possible en cliquant sur l'icône  de sélectionner un taux de TVA dans la liste ou d'en créer un nouveau en cliquant sur . Ce taux sera repris par défaut sur toutes les lignes du document.

 

• Mode de calcul de TVA. Ce champ permet de déterminer les conditions de calcul de la TVA et du transfert comptable du document. Il est par défaut celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres > Société > Identification > Informations de TVA). 

• Ces champs vous permettent de sélectionner des taxes à appliquer sur toutes les lignes du document. Si des taxes ont été définies sur la fiche du tiers, elles seront automatiquement reprises ici. Dès l’insertion d’un article dans les lignes du document, la taxe sera appliquée.

         Le montant total de ces taxes sera affiché plus bas dans cet écran dans la partie récapitulation des autres taxes. 

• Calculer l'éco-contribution à partir du montant HT. Cette case à cocher permet de prendre en compte le montant HT de la fiche éco-contribution pour le calcul du montant de l'éco-contribution sur la ligne de document. Cette case peut être cochée par défaut par le biais du menu Paramètres, option Société, Documents d’achat, Options générales.

 

 

Pied

Le pied représente la partie de totalisation de votre document.

 

• Total Brut HT. Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants nets HT présents dans les lignes. 

• % remise  /  Soit. Vous pouvez saisir en montant ou en pourcentage. La remise peut également être reprise de la fiche tiers. Montant remise : Total HT brut x % remise. Le bouton  permet d'ouvrir la liste de saisie des remises. Ces remises peuvent être saisies (montant ou pourcentage) ou sélectionnées à partir de la liste des remises complémentaires existantes. Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en cascade. 

• Total HT remisé. Ce champ est non saisissable. Il correspond au total HT brut moins le montant de la remise. 

• Frais de port. Cliquez sur l'icône  afin de sélectionner une fiche Frais de port dans la liste ou en créer une nouvelle en cliquant sur . Cette sélection affecte automatiquement le montant de port HT et le taux de TVA port. Le frais de port peut également être celui de la fiche du tiers sélectionné en entête. 

• Port non soumis à escompte. Case à cocher permettant de définir si le frais de port du document est soumis à escompte. Cette case peut être automatiquement cochée par le biais du menu Paramètres, option Société ou la fiche frais de port. 

• Port HT. Il représente le montant de frais de port présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce montant. 

• TVA Port. Il représente le taux de TVA présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. Si aucune fiche Frais de port n'est définie, le taux de TVA par défaut est celui de la partie TVA de cet onglet. 

• Total Net HT. Il représente la somme du Total HT remisé et du Port HT. Vous avez la possibilité de modifier le Total Net HT du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée. 

• % Escompte  /  Soit. Vous pouvez saisir un pourcentage d'escompte ou un montant d'escompte. L'escompte peut également être repris depuis la fiche tiers. Le montant de l'escompte représente le produit du Total Net HT brut et du pourcentage de l'escompte. 

• Total Taxes. Ce champ est non saisissable. Il correspond à la somme des taxes présentes dans la partie Autres taxes de cet onglet. La section Taxes à appliquer (onglet Divers) des fiches Article est reprise par défaut. 

• Total TVA. Ce champ est non saisissable. Il reprend le montant total de TVA de la partie TVA de cet onglet. 

• Eco-contribution. Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants éco-contribution TTC définis pour chaque article présent dans les lignes du devis. Selon que vous ayez coché ou non Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC à partir du menu Paramètres (Paramètres > Société > Documents d'achat > Options générales), ce montant sera respectivement intégré dans le Total TTC ou uniquement indiqué à titre d'information. 

• Eco-contribution mobilier. Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants éco-contribution mobilier définis pour chaque article présent dans les lignes de la facture d'achats. 

• Total TTC. Il représente la somme des champs Total HT Net (moins l'escompte), Total Taxes et Total TVA ou, s'il y a gestion de l'éco-contribution ou éco-contribution mobilier, la somme des champs Total HT Net (moins l'escompte) Total Taxes, Total TVA, Eco-contribution et Eco-contribution mobilier. Vous avez la possibilité de modifier le Total TTC du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée. 

• Acomptes Préc : Non saisissable, calculé. Ce champ est disponible uniquement sur les Bons de livraison/réception et les Factures. Il contient le montant des acomptes réalisés précédemment. 

• Acompte. Ce champ, non saisissable, reprend le montant des factures d’acomptes et avoirs d’acomptes affectés dans l’onglet acompte. 

• Net à payer. Ce champ est non saisissable. Il représente le Total TTC auquel est déduit l'Acompte.

• TVA. Dans cet onglet est affiché le récapitulatif des montants HT et TVA par taux de TVA. Les champs ne sont pas saisissables. 

• Autres taxes. Dans cet onglet est affiché le récapitulatif des montants des autres taxes présentes dans la section Taxes à appliquer (onglet Divers) des fiches Articles relatives à la facture. Les champs ne sont pas saisissables.

 

 

Onglet Facturation

 

 

Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact principal de facturation.

 

Adresse de facturation

• Adresse sélectionnée. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante une adresse définie dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Ville et Pays sont obligatoires à la saisie.

Par défaut, l’adresse principale de facturation définie sur la fiche fournisseur est reprise.

 

Contact de facturation

• Contact sélectionné. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un contact défini dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié.

Par défaut, le contact principal de facturation défini sur la fiche fournisseur est repris.

 

 

Onglet Livraison
 

Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact de livraison. C’est à cette adresse qu’il est prévu d’envoyer la marchandise ou d’effectuer le service.

 

Adresse de livraison 

• Cochez Identique à l'adresse de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations de l'adresse de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner l'adresse à votre convenance.

• Adresse sélectionnée. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante une adresse définie dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Ville et Pays sont obligatoires à la saisie. L’adresse principale de livraison définie sur la fiche fournisseur est reprise par défaut.

 

Contact de livraison 

• Cochez Identique au contact de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations du contact de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner le contact à votre convenance.

• Contact sélectionné. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un contact défini dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié.

  Le contact principal de livraison défini sur la fiche fournisseur est repris par défaut.

 

 

Onglets Échéances 

 

 

 

Cet onglet permet de planifier les échéances d'un fournisseur pour une facture.

 

• Banque du tiers. Ce champ est renseigné par défaut par la banque principale définie sur la fiche tiers. Cliquez sur l'icône  afin de sélectionner une banque parmi celles définies dans la section Coordonnées bancaires de l'onglet Divers dans la fiche tiers. 

• Banque du dossier. Cliquez sur l'icône  afin de sélectionner dans la liste la banque du dossier. Elle est par défaut celle définie dans le menu Paramètres > Société > Règlements.  Vous avez aussi la possibilité d'en créer une en cliquant sur . 

• Si un mode de règlement est sélectionné dans la section (en en-tête) Informations du tiers, les lignes d'échéances, automatiquement calculées, s'affichent dans la grille. Le mode de règlement peut également être affecté automatiquement s'il est paramétré dans la fiche du fournisseur.

 

Si aucun mode de règlement n'est sélectionné, une ligne d'échéance par défaut sera automatiquement créée, avec les informations suivantes :

Date échéance = Date du document

Montant = Net à payer du document

Moyen de paiement = Chèque

Solde dû = Montant de l'échéance

 

• Date d'échéance. Ce champ est saisissable directement mais vous pouvez aussi, en cliquant sur l’icône , sélectionner la date par le biais d'un calendrier. Par défaut, elle est soit la date système dans le cas d'une génération automatique de l'échéance soit la date définie par le mode de règlement sélectionné dans la section (en en-tête) Informations du tiers. 

• Montant. Dans le cas d'une génération automatique de l'échéance, le champ est renseigné avec le montant de la facture (net à payer). Il peut aussi être modifié par saisie manuelle. 

• Moyen de paiement. Le moyen de paiement est soit Chèque (moyen de paiement par défaut défini lors de la génération automatique de l'échéance suivant le paramétrage défini dans les options de la société (Paramètres > Société > Règlements)), soit le moyen défini par le mode de règlement sélectionné dans la section (en en-tête) Informations du tiers. Il peut aussi être modifié par saisie manuelle. 

• Solde dû. Ce champ est non saisissable. Il correspond au montant de l'échéance tant que celle-ci n'a pas été réglée. 

• Acompte. Ce champ est non saisissable. Il est renseigné (coché), lorsqu'un règlement d'acompte a été réalisé sur un document précédent (Commande, Bon de réception).

Exemple : Réalisation d’une commande avec un règlement d’acompte (donc pas de facture d’acompte associée).

Si la commande est transférée en facture, il y a automatiquement, dans l’onglet Echéances de la facture, une ligne d’échéance (grisée) qui correspond au règlement d’acompte. De plus, le champ Acompte est renseigné avec une coche. Il est impossible de supprimer cette ligne d’échéance.

 

• Générer le règlement. Cocher cette case permet de créer automatiquement, lors de l'enregistrement de la facture, le règlement.

 

Vous pouvez modifier les lignes générées à l'aide des boutons à votre disposition au dessus de la grille :

•  Cliquez sur le bouton pour ajouter  en fin de liste une nouvelle ligne d'échéance ou  pour insérer une nouvelle ligne au-dessus de celle sélectionnée. 

• Cliquez sur le bouton  pour répartir sur chaque ligne et en fonction du pourcentage de celle-ci, le montant Restant à répartir situé dans le pied de la grille des échéances. 

• Cliquez sur le bouton  pour répartir sur la ligne sélectionnée le montant Restant à répartir situé dans le pied de la grille des échéances. 

• Cliquez sur  pour créer la fiche règlement de la ligne sélectionnée.

 

 

Dans le bas de la fenêtre :

Total des échéances : Montant calculé. C'est le Net à payer de la facture.

Restant à répartir : Montant calculé. Restant à répartir = Montant des lignes d'échéances - Total des échéances.

Solde dû : Montant calculé. Solde dû = Somme des soldes dus des lignes d'échéances de la grille.

 

 

 

Onglets Compléments

 

• Commercial / collaborateur. Si le commercial/collaborateur est défini dans la fiche fournisseur, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du fournisseur. Cependant, le champ reste modifiable. Pour ce faire, cliquez sur l'icône afin de sélectionner un commercial/collaborateur dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur  . 

• Informations du tiers. Cette partie contient des informations complémentaires sur le tiers. 

• N° TVA intracommunautaire. Si le n° de TVA intracommunautaire est défini dans la fiche fournisseur, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du fournisseur. Vous avez également la possibilité de saisir directement sur le document le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur. 

• Catégorie tarifaire. Si la catégorie tarifaire est définie dans la fiche fournisseur, celle-ci est automatiquement renseignée dans cet onglet lors de la sélection du fournisseur. Vous avez également la possibilité, en cliquant sur l'icône , de sélectionner une catégorie tarifaire dans la liste ou en créer une nouvelle en cliquant sur . 

• Impression. Cochez Imprimé si vous désirez savoir si un document a déjà été imprimé. Cette option peut être gérée automatiquement grâce au menu Paramètres > Société > Marquer comme imprimé. 

• Statistiques du document. Cette partie contient le récapitulatif du prix de revient total. 

• Informations de colisage. Cette partie reprend le volume et le poids total présents dans les lignes du document. 

• Mention à imprimer sur le document. Champ de type texte permettant de saisir une information qui sera présente sur l'impression du document en pied de page. Ce texte peut être repris de la fiche client.

 

 

Onglet Acomptes

 

L'onglet Acomptes permet de créer ou de rattacher des factures ou avoirs d'acompte liés à votre fournisseur.

 

• Créer une facture ou un avoir d'acompte. Cliquez  sur puis sélectionnez Créer une facture d'acompte ou Créer un avoir d'acompte pour générer l'un des deux documents. Renseignez celui-ci (cf Comment créer une facture d'acompte ? et § Comment créer un avoir d'acompte ?). Lors de la sauvegarde de votre saisie, il vous est demandé si vous souhaitez ouvrir la fiche de paiement associée. Cliquez sur Oui si vous désirez l'afficher immédiatement.

Cette dernière étape peut être occultée par le biais du  menu Paramètres > Société > Documents d'achat en décochant Génération automatique du règlement d'acompte.

 

Le montant de l'acompte est ajouté (facture d'acompte) ou déduit (avoir d'acompte) dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif tandis que le solde de TVA est calculé dans le récapitulatif de TVA de ce même onglet.

• Affecter un document d'acompte. Cliquez sur  puis sélectionnez Affecter un document d'acompte pour associer un document d'acompte existant. Cliquez sur l'icône   dans le champ Numéro afin de sélectionner un document (facture ou avoir) d'acompte dans la liste. Le montant de l'acompte est ajouté dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif.
• Afficher l'acompte. Cliquez sur puis sélectionnez Afficher l'acompte pour ouvrir le document d'acompte associé.
• Afficher le règlement. Cliquez sur puis sélectionnez Afficher le règlement pour ouvrir le règlement associé.
• Désaffecter. Cliquez sur pour supprimer de la liste un document d'acompte et ainsi annuler son association à la facture. Le montant de l'acompte ajouté dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif est mis à jour.

 

 

Onglets Notes

 

 

Cet onglet permet :

• d'indiquer une référence. Il peut par exemple s'agir du numéro de document chez le tiers,
• de sélectionner un ou des document/s associés, un fichier ou une adresse web,
• de saisir un commentaire.

 

Une fois votre saisie terminée cliquez sur le bouton  pour enregistrer votre facture.