Gérer les notes de frais dans EBP Comptabilité Open Line™

Notes de frais: Les notes de frais ou frais professionnels constituent des avances consenties par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

L’application Compta Open Line intègre une fonctionnalité Notes de frais pouvant vous permettre de gérer les notes de frais de vos collaborateurs.

 

Vous avez deux possibilités de gestion des notes de frais:

 

• Gérer les notes de frais uniquement en comptabilité: permet une gestion uniquement comptable, sans relation avec une application extérieure, des notes de frais de vos collaborateurs.

 

• Importer les notes de frais provenant d’un mobile: permet une gestion des notes de frais créées sur smartphone.

 

  Cette gestion nécessite l’utilisation d’un service web et donc une activation avec un contrat d’assistance simple.

  

•  Création des utilisateurs de notes de frais

 

Cette gestion permet de gérer les notes de frais uniquement en comptabilité, sans relation avec une application extérieure.

 

Une fiche note de frais est un ensemble de dépenses effectuées par un utilisateur sur une période donnée.

 

Pour créer un utilisateur de note de frais, cliquez sur Notes de frais dans le menu de Navigation en bas à gauche de l’écran,  puis sélectionnez dans la liste au-dessus Utilisateurs de notes de frais dans le répertoire Notes de frais.

 

 

 

Cliquez ensuite sur le bouton  disponible dans la barre des menus en haut de l’écran. La nouvelle fiche utilisateur de notes de frais s’ouvre.

 

 

 

 Vous devez renseigner :

 

Le Code : Celui-ci se renseigne automatiquement. Il est possible d’en modifier la codification en passant par les paramètres de la société.	Envoyé : Cette case, non modifiable, est cochée si cet utilisateur a été au moins une fois envoyé sur le serveur.
Login (Email) : Ce champ vous permet de saisir une adresse email (valide ou non) qui permettra d’identifier l’utilisateur.	Responsable : Cette option permet de définir si un utilisateur est responsable ou simple utilisateur. Cette option prend toute son importance lors de l’accès au site internet d’administration.
Compte général : Ce champ permet de sélectionner le compte comptable dans lequel vous désirez enregistrer le montant TTC des notes de frais.	Confirmation : Ce champ permet de confirmer la saisie effectuée dans le champ Mot de passe.
Mot de passe : Ce champ vous permet de saisir le mot de passe qui permettra à un utilisateur de se connecter à votre logiciel pour vous envoyer ses notes de frais.

 

En cliquant sur le bouton  vous avez la possibilité de renseigner les informations concernant le véhicule de l’utilisateur et son barème kilométrique.

 

 

 

L’onglet Poste analytique envoyés sur le serveur (disponible à partir des versions Pro) permet de définir les postes analytiques sur lesquels l’utilisateur de l’application EBP Notes de Frais peut affecter ses dépenses.

Enregistrez et fermez la fenêtre, puis sélectionnez l'utilisateur de notes de frais, faites un clic droit dessus et sélectionnez Envoyer sur le serveur.

 

 

 

Une fois la fiche utilisateur envoyée sur le serveur, seuls les postes ajoutés seront proposés dans l’application mobile et sur le site Internet d’administration.

 

Cliquez sur Ajouter ou Supprimer pour définir les postes analytiques attribués à l’utilisateur de Notes de frais.

 

Les postes analytiques disponibles sont ceux créés dans la liste des postes analytiques du dossier.

 

• Création des catégories de notes de frais

 

La fiche catégorie vous permet de paramétrer les libellés, les comptes et le taux de TVA que vous souhaitez appliquer à vos notes de frais.

 

Pour créer une catégorie de note de frais, cliquez sur Notes de frais dans le menu de Navigation en bas à gauche de l’écran, puis sélectionnez dans la liste au-dessus Catégories dans le répertoire Notes de frais.

 

 

 

Cliquez ensuite sur le bouton  disponible dans la barre des menus en haut de l’écran. La nouvelle fiche Catégorie de note de frais s’ouvre.

 

 

 

Vous devez renseigner:

 

Le Code : Celui-ci se renseigne automatiquement. Il est possible d’en modifier la codification en passant par les paramètres de la société.	Le Type : permet de différencier si la nature est de type indemnités kilométriques ou autre.
Envoyée : Cette case, non modifiable, est cochée si cette catégorie a été au moins une fois envoyée sur le serveur.	Le libellé : permet de donner un nom à la catégorie. Ce champ est librement saisissable.
Le plafond autorisé : Ce champ est numérique. Il permet de renseigner un montant limite. Si la dépense saisie est plus forte que le montant limite, vous en serez averti.	Le type de saisie : permet de définir le mode de saisie de la catégorie.  Deux choix sont possibles : HT et TTC.

 

 

• Charge n°1:

 

• Compte de charge : Ce champ vous permet de sélectionner le compte dans lequel vous voulez que le montant HT des notes de frais saisies sur la catégorie soit comptabilisé. (ex : 6251 – péage) ;
• Libellé : Se renseigne automatiquement selon le compte comptable sélectionné dans le champ Compte de charge mais celui-ci reste modifiable. En effet, un libellé comptable peut être incompréhensible pour un utilisateur non comptable. Or, ce libellé sera visible sur les mobiles.
• Compte de TVA : Ce champ vous permet de sélectionner le compte dans lequel vous voulez que le montant de TVA des notes de frais saisies sur la catégorie soit comptabilisé.
• Droit à déduction de la TVA : Ce champ permet de saisir un pourcentage. Par défaut il est à 100% ce qui signifie que la totalité de la TVA pourra être déduite. Si on renseigne un taux de déduction de 80%, le montant sur la ligne de dépense dans la Note de frais sera ventilé de la sorte dans l’écriture comptable générée : 80% de la TVA resteront sur le compte de TVA ; les 20% restants seront ajoutés au montant HT de la ligne de dépense.

 

• Charge n°2 : Le fonctionnement des champs de cet encadré est le même que celui de l’encadré Charge n°1. Cet encadré permet de répartir une dépense entre deux comptes de charges.

 

• Charge n°3 : Le fonctionnement des champs de cet encadré est le même que celui de l’encadré Charge n°1. Cet encadré permet de répartir une dépense entre trois comptes de charges.
  
  

 

• Gestion des notes de frais – saisie manuelle
  

 

 

Une fiche notes de frais est un ensemble de dépenses effectuées par un utilisateur sur une période donnée.

 

Pour saisir une note de frais manuellement dans l’application, cliquez sur Notes de frais dans le menu de Navigation en bas à gauche de l’écran, puis au-dessus, dans le répertoire Notes de frais sélectionnez Notes de frais.

 

 

Cliquez, ensuite sur le bouton  disponible dans la barre des menus en haut de l’écran.

La nouvelle fiche Note de frais s’ouvre. Saisissez les informations relatives à la note de frais:

 

 

 

En-tête de la fiche :

 

Le Code : Celui-ci se renseigne automatiquement. Il est possible d’en modifier la codification en passant par les paramètres de la société.	Le Libellé : Ce champ vous permet de saisir tous les éléments d’identification que vous souhaitez.
L’Utilisateur : Ce champ permet de sélectionner l’utilisateur de notes de frais sur lequel vous voulez enregistrer les dépenses.	Le Compte de tiers : Ce champ affiche le compte comptable défini dans la fiche de l’utilisateur sur lequel les dépenses vont être enregistrées.
La Période : Ce champ permet de sélectionner le mois et l’année pour laquelle vous créez la note de frais. Une seule note de frais peut être créée par mois et par utilisateur.	Le Statut : Par défaut le statut est sur En cours mais vous pouvez dès que vous le souhaitez modifier ce statut en Terminé une fois la saisie de la note de frais finie. La Note de frais ne peut être passée en statut Terminé que lorsque toutes les lignes de dépenses qui la composent ont l’état Comptabilisé ou Refusé. Le statut Terminé interdit toute modification de la note de frais (ajout, suppression, modification).

 

Onglet Détails:

 

Cliquez sur le bouton  pour ajouter une ligne de frais à la note.

 

 

La Catégorie : Ce champ permet de sélectionner la catégorie de dépense désirée parmi la liste des catégories de Notes de frais créées précédemment.	La Date : Ce champ permet de renseigner la date exacte de la dépense. Elle doit être incluse dans la période sélectionnée en en-tête.
Le Libellé : Ce champ est saisissable. Vous pouvez y inscrire les informations que vous désirez.	Les colonnes Véhicule, Coefficient et Nombre de Km concernent uniquement les catégories de type Indemnités kilométriques.
Le Montant TTC : Ce champ permet de saisir le montant TTC de la dépense.   Le Hors taxe n° 1 et 2 et la TVA n°1 et 2 : Ces champs sont saisissables d’après les informations des justificatifs de note de frais.	L’Etat de la ligne : la ligne peut prendre plusieurs états : En cours, Refusé : la ligne ne pourra pas être comptabilisée, Validé : la ligne est non modifiable ou Comptabilisé : la ligne a déjà permis de générer une écriture comptable.
Voir Justificatif : permet de joindre un exemplaire informatique du reçu de la dépense.

 

• Gestion des notes de frais – Importation d'un téléphone mobile

 

Vous pouvez importer les notes de frais créées sur un Smartphone. 

 

Cette opération nécessite de faire appel à trois applications différentes :

• L'application "EBP Compta Open Line",
• Le Web, avec un service approprié de transition,
• Le téléphone mobile.
  
  

 

L’utilisation du service WEB (site internet d’administration) nécessite une activation avec un contrat d’assistance simple. Pour un même dossier, il est nécessaire que le numéro de licence et la clé web coïncident dans l’application sur le site Web et le téléphone portable.

 

•  Vous devez avoir créé votre ou vos utilisateurs (cf § Création des utilisateurs de notes de   frais).
•  Vous devez vous connecter, du téléphone portable, avec l’un des identifiants d’utilisateur   créés précédemment.
•  Dans le logiciel Compta Open Line, vous devez créer les catégories de Notes de frais. (cf §   Création des catégories de notes de frais) et ensuite les envoyer sur le serveur.

 

Pour envoyer une ou plusieurs catégories de Notes de frais sur le serveur, cliquez sur Notes de frais dans le menu de Navigation en bas à gauche de l’écran, puis au-dessus, sélectionnez Catégories dans la section Notes de frais. 

 

 

La liste des catégories existantes s’affiche. Cochez celle que vous souhaitez envoyer sur le serveur puis cliquez sur la gauche de l’écran dans la liste des Tâches sur Envoyer sur le serveur.

 

 

Sur le téléphone portable, vous devez récupérer les catégories précédemment envoyées. Celles-ci vont vous permettre de créer les Notes de frais.

Depuis le téléphone portable, envoyez les Notes de frais sur le serveur.

Dans le logiciel Compta Open Line, importez les notes de frais disponibles sur le serveur.

 

Pour récupérer les notes de frais du serveur, cliquez sur Notes de frais dans le menu de Navigation en bas à gauche de l'écran, puis sélectionnez au-dessus Notes de frais dans la section Notes de frais.

 

 

 

Dans la liste des tâches sur la gauche de l’écran, cliquez ensuite sur Télécharger depuis le serveur.

 

Vous avez la possibilité de vous connecter directement au site internet d’administration en cliquant sur la gauche de l’écran sur Site internet d’administration.