Le devis de vente dans EBP Gestion Commerciale Open Line™

Le devis est une estimation du prix de vente d'un article de type Service ou Bien.

Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder directement à l'étape qui vous intéresse :

Créer un devis
Description de la fiche Devis :

Créer un devis

Pour créer un document de vente de type Devis, passez par le menu de Navigation en bas à gauche de votre écran et cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Devis.

La liste des devis s’affiche. Cliquez dans la barre d’outils (en haut de votre écran) sur le bouton Ajouter puis sélectionnez Devis.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de saisir votre nouveau Devis.

Description de la fiche Devis :

Informations générales :

Numéro : Il peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement si vous avez coché l’option Utiliser le compteur (menu Paramètres / Société / Numérotation). Ce numéro est limité à 8 caractères pour le préfixe et à 10 caractères pour le suffixe.
Etat du devis : Sélectionnez dans une liste déroulante l'état du devis parmi les propositions suivantes :
- En cours (par défaut car il s’agit de l’Etat 1),
- Terminé, A réviser, Accepté, Refusé, Appel d'offre, Envoyé, Autre. Vous pouvez définir les états des devis par le biais du menu Paramètres / Société / Documents de vente / Devis.
Date : Ce champ est saisissable mais vous pouvez aussi, en cliquant sur le volet déroulant, sélectionner la date par le biais d'un calendrier.
Validité. Ce champ permet de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus. Il est saisissable directement mais vous pouvez aussi, en cliquant sur le volet déroulant, sélectionnez la date par le biais du calendrier. Afin d'allonger la durée de validité du devis de manière automatique, vous pouvez le paramétrer via le menu Paramètres / Société / Documents de vente / Devis sur la ligne Durée de validité des devis.

Informations du tiers :

Code tiers : Cliquez sur l'icône afin de sélectionner un code tiers dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur . Si vous sélectionnez un client ou prospect dans la liste, toutes les informations concernant celui-ci (nom, adresse…) se renseignent automatiquement d'après le contenu de sa fiche. Cependant, ces champs restent modifiables.
Mode de règlement. La sélection du Client/Prospect affiche automatiquement le mode de règlement si celui-ci a été préalablement défini dans la fiche Client / Prospect. Sinon, cliquez sur l'icône afin de sélectionner un mode de règlement dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur.

Onglet Détail :

Corps du devis

Les colonnes de la grille de saisie sont fonction de la vue sélectionnée (Vue standard ou Vue avancée) et de la base de calcul sélectionnée (HT ou TTC).

Cliquez sur pour ajouter un article au-dessus de la ligne où vous êtes positionné, ou pour effacer celui-ci.

Le bouton permet :

- d'insérer une ligne au-dessus de la ligne courante,

- d'insérer une ligne article de type bien,

- d'insérer une ligne article de type service,

- d'insérer une ligne article de type texte,

- d'insérer un saut de page

- d'insérer un sous total

Modification de la vue : Cliquez sur dans la barre d'outils afin d'afficher l'éditeur de vues vous permettant un affichage personnalisé après sélection des colonnes souhaitées. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.

Base de Calcul : Activez le bouton si vous désirez saisir les données en montant TTC. Dans le cas contraire, elles sont saisies en HT. Si vous activez le bouton après avoir saisi les montants en HT, ceux-ci seront affichés en TTC.

Saisie de l'article : Dans la colonne Code article, cliquez sur l'icône afin de sélectionner un code article dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur . Toutes les informations concernant celui-ci (description, quantité…) se renseignent automatiquement d'après les informations de la fiche Article. Vous pouvez aussi saisir directement le code, la description (saisie obligatoire) ou le prix de votre article. Dans ce cas, celui-ci sera du type (Bien ou Service) défini lors du paramétrage de l'article (menu Paramètres / Société / Articles).

Vous avez la possibilité d'intégrer cet article non référencé dans la liste des articles en cliquant sur le bouton . Vous aurez préalablement dû saisir une description.

Après une modification dans la fiche article, vous avez la possibilité de recharger sur la ligne article les informations contenues dans la fiche article en cliquant sur le bouton

Les icônes devant chaque ligne diffèrent selon leur type (bien, service ou texte).

Le bouton est accessible après avoir renseigné et enregistré le devis. Il permet de visualiser l'historique de la ligne article. Exemple : transfert d'un devis en facture, le détail présente l'historique avec les numéros de devis et de facture.

Pied de l’onglet Détail

Le pied représente la partie de totalisation simplifié de votre document.

Total Brut HT : Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants nets HT présents dans les lignes.
% remise / Soit : Vous pouvez saisir en montant ou en pourcentage. Si vous enregistrez un montant le pourcentage se calculera automatiquement et vice versa. La remise peut également être reprise de la fiche tiers. Montant remise : Total HT brut x % remise.
Port HT : Il représente le montant de frais de port présent sur la fiche Frais de port de l'onglet Récapitulatif. Vous avez la possibilité de modifier ce montant.
TVA Port : Il représente le taux de TVA présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. Si aucune fiche Frais de port n'est définie, le taux de TVA par défaut est celui de la partie TVA de l’onglet Récapitulatif.
Total TTC : Il représente la somme des champs Total brut HT - Montant remise + Port HT + Total TVA + Eco-contribution (si gestion de l'éco-contribution). Vous avez la possibilité de modifier le Total TTC du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.
Net à payer : Ce champ est non saisissable. Il représente le Total TTC auquel est déduit l'éventuel acompte enregistré dans l’onglet Récapitulatif.

Onglet Récapitulatif :

Cet onglet contient le détail des calculs du pied et de la TVA du devis.

Informations de calcul

Cet onglet contient la territorialité, la TVA et le mode de calcul de la TVA prise en compte par défaut dans ce document.

Il contient également le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes du devis.

Territorialité : Le renseignement de ce champ est obligatoire. La territorialité renseignée est celle de la fiche du tiers sélectionné en entête. Il est également possible de la modifier en sélectionnant dans la liste déroulante - accessible depuis l'icône - la territorialité désirée.
TVA : Le renseignement de ce champ est obligatoire. Le taux de TVA par défaut est celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres / Société / Identification / Informations de TVA). Il est également possible en cliquant sur l'icône de sélectionner un taux de TVA dans la liste ou d'en créer un nouveau en cliquant sur .Ce taux sera repris par défaut sur toutes les lignes du document.

Mode de calcul de TVA : Ce champ permet de déterminer les conditions de calcul de la TVA et du transfert comptable du document. Il est par défaut celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres / Société / Identification / Informations de TVA).

Pied

Le pied représente la partie de totalisation de votre document.

Total Brut HT : Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants nets HT présents dans les lignes.
% remise / Soit : Vous pouvez saisir en montant ou en pourcentage. La remise peut également être reprise de la fiche tiers. Montant remise : Total Brut HT x % remise.
Total HT remisé : Ce champ est non saisissable. Il correspond au total Brut HT moins le montant de la remise.
Frais de port : Cliquez sur l'icône afin de sélectionner une fiche Frais de port dans la liste ou en créer une nouvelle en cliquant sur .

Cette sélection affecte automatiquement le montant de port HT et le taux de TVA port. Le frais de port peut également être celui de la fiche du tiers sélectionné en entête.

Port HT : Il représente le montant de frais de port présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce montant.
TVA Port : Il représente le taux de TVA présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. Si aucune fiche Frais de port n'est définie, le taux de TVA par défaut est celui de la partie TVA de cet onglet.
Total Net HT : Il représente la somme du Total HT remisé et du Port HT. Vous avez la possibilité de modifier le Total Net HT du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.
Total TVA : Ce champ est non saisissable. Il reprend le montant total de TVA de la partie TVA de cet onglet.
Eco-contribution : Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants éco-contribution TTC définie pour chaque article présent dans les lignes du devis. Selon que vous ayez coché ou non Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC à partir du menu Paramètres / Société / Documents de vente / Options générales, ce montant sera respectivement intégré dans le Total TTC ou uniquement indiqué à titre d'information.
Total TTC : Il représente la somme des champs Total Net HT et Total TVA ou, s'il y a gestion de l'éco-contribution, la somme des champs Total Net HT, Total TVA et Eco-contribution. Vous avez la possibilité de modifier le Total TTC du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.
Acompte : Saisissez le montant ou le pourcentage de l'acompte versé par votre client. Lors du transfert du devis en facture, il est possible de créer un document d'acompte. L'acompte est ensuite repris sur le document généré et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés.
Net à payer : Ce champ est non saisissable. Il représente le Total TTC duquel est déduit l'Acompte s'il y a lieu.

TVA : Dans cette section est affiché le récapitulatif des montants HT et TVA par taux de TVA. Les champs ne sont pas saisissables.

Onglet Facturation

Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact principal de facturation.

Adresse de facturation

Adresse sélectionnée : Vous avez la possibilité de sélectionner dans la liste déroulante une adresse définie dans la fiche client. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Code postal, Ville et Pays sont obligatoires à la saisie.

Par défaut, l’adresse principale de facturation définie sur la fiche client est reprise.

Contact de facturation

Contact sélectionné : Vous avez la possibilité de sélectionner dans la liste déroulante un contact défini dans la fiche client. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié.

Par défaut, le contact principal de facturation défini sur la fiche client est repris.

Onglet Livraison

Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact de livraison. C’est à cette adresse qu’il est prévu d’envoyer la marchandise ou d’effectuer le service.

Adresse de livraison

Cochez Identique à l'adresse de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations de l'adresse de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner l'adresse à votre convenance.
Adresse sélectionnée : Vous avez la possibilité de sélectionner dans la liste déroulante une adresse définie dans la fiche client. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Code postal, Ville et Pays sont obligatoires à la saisie.

L’adresse principale de livraison définie sur la fiche client est reprise par défaut.

Contact de livraison

Cochez Identique au contact de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations du contact de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner le contact à votre convenance.
Contact sélectionné : Vous avez la possibilité de sélectionner dans la liste déroulante un contact défini dans la fiche client. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié.

Le contact principal de livraison défini sur la fiche client est repris par défaut.

Onglet Compléments

Date/délai de Livraison : Champs de type texte permettant de saisir une date ou un délai de livraison.
N° TVA intracommunautaire. Si le n° de TVA intracommunautaire est défini dans la fiche client, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du client. Vous avez également la possibilité de saisir directement sur le document le n° de TVA intracommunautaire du client.
Impression. Cochez Imprimé si vous désirez savoir si un document a déjà été imprimé. Cette option peut être gérée automatiquement grâce au menu Paramètres / Société / Impression / Marquer comme imprimé puis sur la ligne Action par défaut sélectionnez votre choix.
Statistiques du document. Cette partie contient le récapitulatif du prix de revient total et de la marge totale du document présents dans les lignes de document.
Mention à imprimer sur le document. Champ de type texte permettant de saisir une information qui sera présente sur l'impression du document en pied de page. Ce texte peut être repris de la fiche client.

Onglet Notes

Cet onglet permet :

D'indiquer une référence. Il peut par exemple s'agir du numéro de document chez le tiers.
De sélectionner un ou des documents associés, fichier ou adresse web.
De saisir un commentaire interne.

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