Les articles dans EBP Gestion Commerciale Open Line™

Avant de commencer

Les articles font référence à tout ce qui pourra être facturé ou acheté, qu’il s’agisse d’un bien ou d’un service. Ils sont les composants de base de vos documents de vente (devis, factures…) ou d’achat (demandes de prix, commandes…).

Avant de créer un article dans votre dossier, vous devez passer par l'étape de paramétrage de la fiche article. Pour cela suivez les explications de l'article : Paramétrer une fiche article dans EBP Gestion Commerciale Open Line™

 Créer un article

Pour créer un nouvel article, cliquez sur le menu Stocks / Articles - Articles - Articles.

Cliquez ensuite dans la barre d'outils en haut de la liste des articles sur le bouton  puis sélectionnez  ou  selon le type d'article que vous devez créer.

Sur la version PRO, vous pouvez créer des articles Nomenclatures commerciales. Ce type d'article sert à créer un article composé d'autres articles.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de créer votre nouvel Article :

• Code* : Saisie manuelle ou automatique (Compteur ou Libellé + numéro d'ordre). Le paramétrage se fait à partir du menu Paramètres / Société / Numérotation / Autre. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. 

Sur la version PRO, vous pouvez autoriser les codes articles jusqu'à 40 caractères.

• Type : sélectionnez dans la liste déroulante Bien ou Service. 

• Famille* : cliquez sur l'icône  afin de sélectionner une famille dans la liste. Vous avez aussi la possibilité d'en créer une nouvelle en cliquant sur  . 

• Libellé* : saisissez le libellé de l'article qui apparaîtra dans les listes. La saisie est limitée à 80 caractères alphanumériques.

 * La saisie de ce champ est obligatoire

• Description commerciale : saisissez dans ce champ la description complète de votre article en vous aidant si besoin des attributs de la barre d'outils. Il est renseigné par défaut avec le contenu du champ libellé. 

Stock 

Cet onglet n'est disponible que pour les articles de type Bien.

• Si vous voulez suivre les quantités en stock pour les articles de type bien, cochez Géré en stock. 
• Pour définir l'autorisation des stocks négatifs, cochez Autoriser les stocks négatifs. 
• Article de remplacement :  vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un article de remplacement, article proposé lorsque la quantité (de l'article principal) demandée est inférieure au stock. Il faut qu'auparavant que l'option Contrôler le stock ait été cochée dans le menu Paramètres / Société / Articles.

 Comptabilité

Cet onglet permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables pour chaque taux de TVA.

• Ventes / Achats : par défaut, ce sont les taux de TVA correspondant à la territorialité du dossier qui sont affichés dans la liste. Cochez Voir toutes les TVA si vous désirez visualiser pour chaque territorialité, tous les taux de TVA disponibles avec les comptes comptables associés. 

• Stock : cliquez sur l'icône  pour sélectionner dans une liste déroulante la Destination : Marchandise, Produit fini, Matière première, Emballage ou Produit intermédiaire. Suite à la sélection, les comptes de variation et d'encours sont automatiquement renseignés tels que définis dans les options du dossier (menu Paramètres / Société / Options comptables / Stock).

La section Stock n'est disponible que pour les articles de type Bien. Elle permet de réaliser la comptabilisation des inventaires.

Image  

Cet onglet permet d'associer une image à un article, celle-ci étant automatiquement reprise sur les impressions avec image (Fiche article, Liste articles avec image, Catalogue article avec image…). Les formats BMP, GIF, JPG/JPEG et ICO sont acceptés. 

Pour ce faire, cliquez sur  puis sélectionnez dans l'explorateur de fichiers l'image que vous souhaitez affecter à l'article. 

Vous avez aussi la possibilité d'ajuster l'image en cliquant sur  .

Dans le cas d'un export de l'article vers un e-commerce, l'image peut être envoyée et redimensionnée. Le paramétrage se fait via le menu Paramètres / Société / Oxatis / Général ou Paramètres / Société / EBP e-commerce / Général.

Afin de savoir à quoi correspondent les champs des différents onglets, n'hésitez pas à appuyer sur la touche F1 de votre clavier ou à cliquer sur le point d'interrogation / Sommaire de l'aide.