La commande d'achat dans EBP Gestion Commerciale Open Line™

La Commande : Il s’agit d’une demande de marchandises ou de services passée par un client auprès d'un fournisseur.

 

Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder directement à l'étape qui vous intéresse : Comment créer une commande à partir d’une demande de prix ? Comment créer une commande ? Onglet Détail Onglet Récapitulatif Onglet Facturation Onglet Livraison Onglets Compléments Onglets Acomptes Onglets Notes

 

 

 

Comment créer une commande à partir d’une demande de prix ? 

Si vous avez au préalable créé une Demande de prix vous avez la possibilité de transformer celle-ci en Commande. Pour ce faire, dans la liste des Demandes de prix, faites un clic droit sur celle que vous souhaitez transférer en Commande. Puis sélectionnez Transférer.

 

 

 

Une boîte de dialogue s’ouvre. En entête, le type de document à transférer et son numéro sont indiqués. Ils ne sont pas modifiables.

 

 

 

• La date et le type de document à générer : par défaut c’est la date du jour (date système) qui vous est proposée mais vous avez la possibilité de la modifier en cliquant sur l’icône . Une Demande de prix peut être transférée en Commande, Facture ou Bon de réception.
• Ne pas ajouter les informations des documents d’origine : Cochez cette option si vous ne voulez pas visualiser sur votre document généré les informations relatives au document d'origine (type de document, numéro du document et date).
• Ouvrir les documents générés après transfert : Le fait de cocher cette option permet d’ouvrir le document sélectionné après sa création. Ici, si l’option est cochée elle permet d’ouvrir automatiquement la Commande.

Cliquez sur le bouton 

 

 

 

Comment créer une commande ?

Pour créer un document d’achat de type Commande, dans le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran), cliquez sur Achats. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Commandes.

 

 

La liste des Commandes s’affiche. Cliquez dans la barre d’outils en haut de la liste des documents d'achat sur le bouton, puis sélectionnez Commandes.

 

 

 

Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de saisir votre nouvelle commande fournisseur.

 

 

 

Informations générales 

• Numéro. Il peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement si vous avez coché l’option Utiliser le compteur (menu Paramètres > Société > Numérotation). Ce numéro est limité à 8 caractères pour le préfixe et à 10 caractères pour le suffixe.
• Date. Ce champ est saisissable mais vous pouvez aussi, en cliquant sur l’icône , sélectionner la date par le biais d'un calendrier. Il est renseigné par défaut avec la date du jour (date système de l'ordinateur).
• Etat. Ce champ non saisissable indique l'état de réception de la commande.
• Réception le. Ce champ permet d’indiquer la date de réception prévue. Ce champ est saisissable mais vous pouvez aussi, en cliquant sur l’icône , sélectionner la date par le biais d'un calendrier. Il est renseigné par défaut avec la date du jour (date système).

 

 

Informations du tiers

• Code tiers. Cliquez sur l'icône afin de sélectionner un code tiers dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur . Si vous sélectionnez un fournisseur dans la liste, toutes les informations concernant celui-ci (nom, adresse…) se renseignent automatiquement d'après le contenu de sa fiche. Cependant, ces champs restent modifiables.
• Mode de règlement. La sélection du Fournisseur affiche automatiquement le mode de règlement si celui-ci a été préalablement défini dans la fiche Fournisseur. Sinon, cliquez sur l'icône  afin de sélectionner un mode de règlement dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur .

 

 

 

Onglet Détail

 

 

• Corps

Les colonnes de la grille de saisie sont fonction de la vue sélectionnée (Vue standard ou Vue avancée).
Cliquez sur  dans la barre d'outils afin d'afficher l'éditeur de vues contenant la liste des affichages disponibles et permettant d'en réaliser de nouveaux. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.

Cliquez sur  pour ajouter un article au-dessus de la ligne où vous êtes positionné, ou pour effacer celui-ci.

Le bouton  permet :

 

 

• d'insérer une ligne au-dessus de la ligne courante,
• d'insérer une ligne article de type bien,
• d'insérer une ligne article de type service,
• d'insérer une ligne article de type texte,
• d'insérer une ligne article de type texte standard,
• d'insérer un saut de page,
• d'insérer un sous total

 

Cliquez sur l'icône afin de sélectionner un Code article dans la liste des articles existant. Toutes les informations concernant celui-ci (description, quantité…) se renseignent automatiquement d'après les informations de sa fiche. Vous avez la possibilité de créer un nouvel article en cliquant sur le bouton . Vous pouvez aussi saisir directement le code, la description et le prix de votre article. Selon le paramétrage effectué celui-ci sera automatiquement défini en tant que Bien ou Service (menu Paramètres > Société > Articles>Type d’article par défaut).

Vous avez la possibilité d'intégrer cet article non référencé dans la liste des articles en cliquant sur le bouton . Vous aurez préalablement dû saisir une description.

 

Après une modification dans la fiche article, vous avez la possibilité de recharger sur la ligne article, (virgule) les informations contenues dans la fiche article en cliquant sur le bouton.

Le bouton  est accessible après renseignement du devis. Il permet de visualiser les tarifs associés à la ligne article.

Le bouton Solder/Désolder est accessible uniquement pour les commandes en cours de réception. Solder permet de passer une ligne de la commande "réceptionnée partiellement" en " réceptionnée totalement" (sans générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder permet de passer la ligne de la Commande " réceptionnée totalement" en "non réceptionnée " ou "Partiellement réceptionnée ".

 

 

• Le pied

Le pied représente la partie de totalisation de votre document.

Total Brut HT. Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants nets HT présents dans les lignes.

% remise / Soit. Vous pouvez saisir en montant ou en pourcentage. La remise peut également être reprise de la fiche tiers. Montant remise : Total HT brut x % remise. Le bouton  permet d'ouvrir la liste de saisie des remises. Ces remises peuvent être saisies (montant ou pourcentage) ou sélectionnées à partir de la liste des remises complémentaires existantes. Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en cascade.

Port HT. Il représente le montant de frais de port présent sur la fiche Frais de port de l’onglet Récapitulatif. Vous avez la possibilité de modifier ce montant.

TVA Port. Il représente le taux de TVA présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. Si aucune fiche Frais de port n'est définie, le taux de TVA par défaut est celui de la partie TVA de l’onglet Récapitulatif.

% Escompte / Soit. Vous pouvez saisir un pourcentage d'escompte ou un montant d'escompte. L'escompte peut également être repris depuis la fiche tiers. Le montant de l'escompte représente le produit du Total Net HT brut et du pourcentage de l'escompte.

Total TTC. Il représente la somme des champs Total brut HT - Montant remise + Port HT – Montant escompte + Total Taxes + Total TVA + Eco-contribution (si gestion de l'éco-contribution) + Eco-contribution mobilier (si gestion de l'éco-contribution mobilier). Vous avez la possibilité de modifier le Total TTC du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.

Net à payer. Ce champ est non saisissable. Il représente le Total TTC auquel est déduit l'Acompte mis dans l’onglet Récapitulatif.

 

 

 

Onglet Récapitulatif

Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes de la commande.

 

Informations de calcul

Territorialité. Le renseignement de ce champ est obligatoire. La territorialité renseignée est celle de la fiche du tiers sélectionné en entête. Il est également possible de la modifier en sélectionnant dans la liste déroulante - accessible depuis l'icône - la territorialité désirée.

TVA. Le renseignement de ce champ est obligatoire. Le taux de TVA par défaut est celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres > Société > Identification > Informations de TVA). Il est également possible en cliquant sur l'icône  de sélectionner un taux de TVA dans la liste ou d'en créer un nouveau en cliquant sur . Ce taux sera repris par défaut sur toutes les lignes du document.

Mode de calcul de TVA. Ce champ permet de déterminer les conditions de calcul de la TVA et du transfert comptable du document. Il est par défaut celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres > Société > Identification > Informations de TVA).

Taxes. Ces champs vous permettent de sélectionner des taxes à appliquer sur toutes les lignes du document. Si des taxes ont été définies sur la fiche du tiers, elles seront automatiquement reprises ici. Dès l’insertion d’un article dans les lignes du document, la taxe sera appliquée.
Le montant total de ces taxes sera affiché plus bas dans cet écran dans la partie Récapitulation des autres taxes.

Calculer l’éco-contribution à partir du montant HT. Cette case à cocher permet de prendre en compte le montant HT de la fiche éco-contribution pour le calcul du montant de l'éco-contribution sur la ligne de document. Cette case peut être cochée par défaut par le biais du menu Paramètres, option Société, Documents d’achat, Options générales.

 

 

Pied

Le pied représente la partie de totalisation de votre document.

Total Brut HT. Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants nets HT présents dans les lignes.

o % remise / Soit. Vous pouvez saisir en montant ou en pourcentage. La remise peut également être reprise de la fiche tiers. Montant remise : Total HT brut x % remise. Le bouton permet d'ouvrir la liste de saisie des remises. Ces remises peuvent être saisies (montant ou pourcentage) ou sélectionnées à partir de la liste des remises complémentaires existantes. Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en cascade.

Total HT remisé. Ce champ est non saisissable. Il correspond au total HT brut moins le montant de la remise.

Frais de port. Cliquez sur l'icône  afin de sélectionner une fiche Frais de port dans la liste ou en créer une nouvelle en cliquant sur .
Cette sélection affecte automatiquement le montant de port HT et le taux de TVA port.
Le frais de port peut également être celui de la fiche du tiers sélectionné en entête.

Port non soumis à escompte. Case à cocher permettant de définir si le frais de port du document est soumis à escompte. Cette case peut être automatiquement cochée par le biais du menu Paramètres, option Société ou la fiche frais de port.

Port HT. Il représente le montant de frais de port présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce montant.

TVA Port. Il représente le taux de TVA présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. Si aucune fiche Frais de port n'est définie, le taux de TVA par défaut est celui de la partie TVA de cet onglet.

Total Net HT. Il représente la somme du Total HT remisé et du Port HT. Vous avez la possibilité de modifier le Total Net HT du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.

% Escompte / Soit. Vous pouvez saisir un pourcentage d'escompte ou un montant d'escompte. L'escompte peut également être repris depuis la fiche tiers. Le montant de l'escompte représente le produit du Total Net HT brut et du pourcentage de l'escompte.

Total Taxes. Ce champ est non saisissable. Il correspond à la somme des taxes présentes dans la partie Autres taxes de cet onglet. La section Taxes à appliquer (onglet Divers) des fiches Articles est reprise par défaut.

Total TVA. Ce champ est non saisissable. Il reprend le montant total de TVA de la partie TVA de cet onglet.

Eco-contribution. Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants éco-contribution TTC définis pour chaque article présent dans les lignes de la commande. Selon que vous ayez coché ou non Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC à partir du menu Paramètres (Paramètres > Société > Documents d'achat > Options générales), ce montant sera respectivement intégré dans le Total TTC ou uniquement indiqué à titre d'information.

Eco-contribution mobilier. Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants éco-contribution mobilier définis pour chaque article présent dans les lignes de la commande.

Total TTC. Il représente la somme des champs Total HT Net (moins l'escompte), Total Taxes et Total TVA ou, s'il y a gestion de l'éco-contribution ou éco-contribution mobilier, la somme des champs Total HT Net (moins l'escompte) Total Taxes, Total TVA, Eco-contribution et Eco-contribution mobilier. Vous avez la possibilité de modifier le Total TTC du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.

Acompte. Ce champ est non saisissable, il reprend le montant des factures d’acomptes et avoirs d’acomptes affectés dans l’onglet acompte.

Net à payer. Ce champ est non saisissable. Il représente le Total TTC auquel est déduit l'Acompte.

TVA. Dans cette section est affiché le récapitulatif des montants HT et TVA par taux de TVA. Les champs ne sont pas saisissables.

Autres taxes. Dans cette section est affiché le récapitulatif des montants des autres taxes présentes dans la section Taxes à appliquer (onglet Divers) des fiches Articles relatives à la commande. Les champs ne sont pas saisissables

 

 

 

Onglet Facturation

Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact principal de facturation.

 

Adresse de facturation

Adresse sélectionnée. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante une adresse définie dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Ville et Pays sont obligatoires à la saisie.
Par défaut, l’adresse principale de facturation définie sur la fiche fournisseur est reprise.

 

Contact de facturation

Contact sélectionné. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un contact défini dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié.
Par défaut, le contact principal de facturation défini sur la fiche fournisseur est repris.

 

 

 

Onglet Livraison

 

Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact de livraison. C’est à cette adresse qu’il est prévu d’envoyer la marchandise ou d’effectuer le service.

Adresse de livraison

Cochez Identique à l'adresse de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations de l'adresse de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner l'adresse à votre convenance.

Adresse sélectionnée. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante une adresse définie dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Ville et Pays sont obligatoires à la saisie. L’adresse principale de livraison définie sur la fiche fournisseur est reprise par défaut.

 

Contact de livraison

Cochez Identique au contact de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations du contact de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner le contact à votre convenance.

Contact sélectionné. Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un contact défini dans la fiche fournisseur. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié.
Le contact principal de livraison défini sur la fiche fournisseur est repris par défaut.

 

 

 

Onglets Compléments

Commercial / collaborateur. Si le commercial/collaborateur est défini dans la fiche Fournisseur, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du fournisseur. Cependant, le champ reste modifiable. Pour ce faire, cliquez sur l'icône  afin de sélectionner un commercial/collaborateur dans la liste ou créez un nouveau en cliquant sur .

Fermer au réapprovisionnement. Ce champ concerne uniquement les commandes. Ce champ permet de définir que la commande ne pourra pas être complétée par un autre réapprovisionnement. Elle reste modifiable manuellement.

Informations du tiers. Cette partie contient des informations complémentaires sur le tiers.

N° TVA intracommunautaire. Si le n° de TVA intracommunautaire est défini dans la fiche fournisseur, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du fournisseur. Vous avez également la possibilité de saisir directement sur le document le n° de TVA intracommunautaire du fournisseur.

 Catégorie tarifaire. Si la catégorie tarifaire est définie dans la fiche fournisseur, celle-ci est automatiquement renseignée dans cet onglet lors de la sélection du fournisseur. Vous avez également la possibilité, en cliquant sur l'icône , de sélectionner une catégorie tarifaire dans la liste ou en créer une nouvelle en cliquant sur .

Impression. Cochez Imprimé si vous désirez savoir si un document a déjà été imprimé. Cette option peut être gérée automatiquement grâce au menu Paramètres > Société > Marquer comme imprimé.

Statistiques du document. Cette partie contient le récapitulatif du prix de revient total du document.

Informations de colisage. Cette partie reprend le volume et le poids total présents dans les lignes du document.

 

 

 

Onglets Acomptes

L'onglet Acomptes permet de créer ou de rattacher des règlements non pointés, factures ou avoirs d'acompte liés à votre fournisseur.

Créer une facture ou un avoir d'acompte. Cliquez sur puis sélectionnez Créer une facture d'acompte ou Créer un avoir d'acompte pour générer l'un des deux documents. Renseignez celui-ci (cf Comment créer une facture d'acompte ? et Comment créer un avoir d'acompte ?). Lors de la sauvegarde de votre saisie, il vous est demandé si vous souhaitez ouvrir la fiche de paiement associée. Cliquez sur Oui si vous désirez l'afficher immédiatement.
Cette dernière étape peut être occultée par le biais du menu Paramètres > Société > Documents d'achat en décochant Génération automatique du règlement d'acompte.

Le montant de l'acompte est ajouté (facture d'acompte) ou déduit (avoir d'acompte) dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif tandis que le solde de TVA est calculé dans le récapitulatif de TVA de ce même onglet.

Créer un règlement. Cliquez sur puis sélectionnez Créer un règlement pour afficher une nouvelle fiche Règlements. La sauvegarde de ce règlement entraîne son affectation automatique à la commande. Aucun document d'acompte n'est généré.

Affecter un document d'acompte. Cliquez sur  puis sélectionnez Affecter un document d'acompte pour associer un document d'acompte existant. Cliquez sur l'icône dans le champ Numéro afin de sélectionner un document (facture ou avoir) d'acompte dans la liste. Le montant de l'acompte est ajouté dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif.

Affecter un règlement. Cliquez sur  puis sélectionnez Affecter un règlement pour associer un règlement existant. Cliquez sur l'icône  dans le champ Référence règlement afin de sélectionner un règlement non pointé dans la liste. Le montant de l'acompte est ajouté dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif.

Afficher l'acompte. Cliquez sur  puis sélectionnez Afficher l'acompte pour ouvrir le document d'acompte associé.

Afficher le règlement. Cliquez sur puis sélectionnez Afficher le règlement pour ouvrir le règlement associé.

Désaffecter. Cliquez sur  pour supprimer de la liste un document d'acompte ou un règlement et ainsi annuler son association à la commande. Le montant de l'acompte ajouté dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif est mis à jour.

 

 

 

Onglets Notes

Cet onglet permet :

1- d'indiquer une référence. Il peut par exemple s'agir du numéro de document chez le tiers,
2- de sélectionner un ou des document/s associés, fichier ou adresse web,
3- de saisir un commentaire.

Une fois votre saisie terminée cliquez sur le bouton  pour enregistrer votre commande.