Le Bon de Livraison : il s’agit d’un document établi par le fournisseur et remis au client indiquant la quantité et la nature des marchandises reçues par celui-ci.
Le Bon de Retour : il s’agit d’un document établi par le client attestant du retour chez le fournisseur des marchandises.
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Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder directement à l'étape qui vous intéresse : |
Comment créer un Bon de Livraison à partir d’un Devis ou d’une Commande ?
Si vous avez préalablement créé un devis ou une commande, vous avez la possibilité de générer un bon de livraison.
Pour se faire, allez dans la liste des devis ou commandes et faites un clic droit sur l'élément sélctionné pour afficher un menu contextuel puis sélectionnez Transférer.
Une boîte de dialogue s'ouvre vous permettant de sélectionner la date et le type de document à générer.
Envoyer un SMS : Case à cocher disponible si le document de destination est un bon de livraison Dans le SMS envoyé, il y a un destinataire par document d’origine. Vous pouvez définir le texte standard par le biais du menu Paramètres + Société + Documents de vente + SMS.
Envoyer un email : Case à cocher disponible si le document de destination est un bon de livraison. Dans le message envoyé, il y a un destinataire par document d’origine. Ce fonctionnement est uniquement pour les documents de vente. Vous pouvez définir le texte standard par le biais du menu Paramètres + Société + Email + Documents de vente.
Envoyer les documents associés : Vous avez également la possibilité d'envoyer en pièce jointe les documents associés présents sur le document, onglet Notes du document.
Cochez Ne pas ajouter les informations des documents d’origine si vous ne voulez pas visualiser sur votre document généré les informations relatives au document d'origine.
Cochez Ouvrir les documents générés après transfert si vous souhaitez ouvrir le document sélectionné après sa création. Ici, si l’option est cochée, elle permet d’ouvrir automatiquement le bon de livraison.
Puis, Cliquez sur le bouton 
.
Comment créer un Bon de Livraison à partir d’une Commande ?
Si vous avez au préalable créé une Commande Client vous avez la possibilité de Livrer les marchandises de votre commande dans sa globalité ou partiellement.
Pour se faire, allez sur la liste des Commandes Clients et faites un clic droit sur la commande à livrer, puis sélectionnez Livrer.
Une boîte de dialogue s’ouvre vous permettant de sélectionner :
Période
- Date de référence : Elle peut correspondre à la date de la commande ou à la date de livraison des lignes. Sélectionnez votre choix en cliquant sur l’icône
.
Filtrage avancé
- Tiers : Permet de sélectionner le client sur lequel vous souhaitez réaliser la livraison.
- Commande : Permet de sélectionner la/les commande/s pour laquelle/lesquelles vous souhaitez réaliser la livraison.
- Afficher les commandes dont le stock est disponible pour au moins une ligne : Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes ayant au moins une ligne article qui peut être livrée.
- Afficher les commandes qu’il est possible de livrer en fonction du stock disponible : Cochez cette case si vous souhaitez voir uniquement les commandes qui peuvent être livrées. A chaque fois que vous changez un ou plusieurs critères, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton
Pièces à générer
- Date : Permet de sélectionner la date du nouveau document. Sélectionnez votre choix en cliquant sur l’icône
- Nature : Permet de sélectionner le type de document à générer à la livraison de la commande. Sélectionnez votre choix en cliquant sur l’icône
- Regrouper : Regrouper les commandes et Regrouper les articles sont des options à cocher. Regrouper les commandes - permet de regrouper pour un même tiers, dans le document généré après livraison, les commandes sélectionnées de la zone Commandes. Regrouper les articles - permet de regrouper, dans le document généré après livraison, les lignes d’articles.
- Recopier : Recopier les lignes articles déjà réceptionnées et Recopier les lignes articles non réceptionnées sont des options à cocher. Recopier les lignes articles déjà livrées - permet de mentionner, dans le document généré après livraison, les lignes d’articles ayant fait l’objet d’une livraison précédente. Recopier les lignes articles non livrées - permet de mentionner, dans le document généré après livraison, les lignes d’articles non livrées.
- Ignorer la vérification de l’adresse : Cochez cette option si vous souhaitez regrouper 2 documents pour un même fournisseur même si les documents ont des adresses différentes.
- Ignorer le mode d’arrondi des prix net HT : Cochez cette option si vous souhaitez ignorer le mode d’arrondi sur le prix de vente après remise.
Commandes
Cliquez sur le 
de la colonne Disponible pour afficher les lignes de la commande et sélectionnez les lignes à livrer.
Vous devez saisir dans la colonne Quantité à livrer le nombre d’articles que vous souhaitez livrer. Dans le cas d’une livraison partielle, la quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Différentes actions sont disponibles : 
: Permet de visualiser les lignes totalement livrées d’une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées. 
et 
: Ces deux boutons permettent de voir rapidement le détail des lignes ou uniquement les lignes des commandes. 
: Permet d’afficher la fiche client associée à la ligne sélectionnée. 
: Permet d’afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Pour valider la livraison, vous devez enregistrer la saisie que vous venez d'effectuer par un clic sur le bouton Enregistrer et Fermer.
Comment créer un Bon de Livraison ?
Pour créer un document de vente de type Bon de Livraison, dans le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran), cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Bons de Livraison.
La liste des Bons de Livraison s’affiche. Cliquez dans la barre d’outils (en haut de la liste des documents de vente) sur le bouton 
, puis sélectionnez Bons de Livraison.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de saisir votre nouveau Bon de Livraison.
Informations générales :
o Numéro : Il peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement si vous avez coché l’option Utiliser le compteur (menu Paramètres > Société > Numérotation). Ce numéro est limité à 8 caractères pour le préfixe et à 10 caractères pour le suffixe.
o Date : Ce champ est saisissable mais vous pouvez aussi, en cliquant sur l’icône 
, sélectionner la date par le biais d'un calendrier.
Informations du tiers :
o Code tiers : Cliquez sur l'icône 
afin de sélectionner un code tiers dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur 
. Si vous sélectionnez un tiers dans la liste, toutes les informations concernant celui-ci (nom, adresse…) se renseignent automatiquement d'après le contenu de sa fiche. Cependant, ces champs restent modifiables.
o Mode de règlement : La sélection du Client/Prospect affiche automatiquement le mode de règlement si celui-ci a été préalablement défini dans la fiche Client/Prospect. Sinon, cliquez sur l'icône 
afin de sélectionner un mode de règlement dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur .
Onglet Détail :
* Corps
Les colonnes de la grille de saisie sont fonction de la vue sélectionnée (Vue standard ou Vue avancée) et de la base de calcul sélectionnée (HT ou TTC).
o Cliquez sur 
pour ajouter un article au-dessus de la ligne où vous êtes positionné, ou 
pour effacer celui-ci.
Le bouton 
permet :
 |
d'insérer une ligne au-dessus de la ligne courante d'insérer une ligne article de type bien d'insérer une ligne article de type service d'insérer une ligne article de type texte d'insérer une ligne article de type texte standard d'insérer un saut de page d'insérer un sous total |
o Cliquez sur 
dans la barre d'outils afin d'afficher l'éditeur de vues vous permettant un affichage personnalisé après sélection des colonnes souhaitées. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
o Activez le bouton 
si vous désirez saisir les données en montant TTC. Dans le cas contraire, elles sont saisies en HT. Si vous activez le bouton après avoir saisi les montants en HT, ceux-ci seront affichés en TTC.
o Cliquez sur 
l'icône afin de sélectionner un code article dans la liste ou en créer un nouveau en
cliquant sur 
.Toutes les informations concernant celui-ci (description, quantité…) se renseignent automatiquement d'après les informations de la fiche Article. Vous pouvez aussi saisir directement le code, la description (saisie obligatoire) ou le prix de votre article. Dans ce cas, celui-ci sera du type (Bien ou Service) défini lors du paramétrage de l'article (menu Paramètres > Société > Articles).
o Vous avez la possibilité d'intégrer cet article non référencé dans la liste des articles en cliquant sur le bouton 
. Vous aurez préalablement dû saisir une description.
o Après une modification dans la fiche article, vous avez la possibilité de recharger sur la ligne article les informations contenues dans la fiche article en cliquant sur le bouton 
Les icônes devant chaque ligne diffèrent pour les articles de type bien, de type service ou pour les lignes de texte.
o Le bouton 
est accessible après renseignement du bon de livraison. Il permet de visualiser les tarifs associés à la ligne article.
* Pied en bas de l’onglet Détail : Le pied représente la partie de totalisation de votre document.
o Total Brut HT : Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants nets HT présents dans les lignes.
o % remise / Soit : Vous pouvez saisir en montant ou en pourcentage. La remise peut également être reprise de la fiche tiers. Montant remise : Total HT brut x % remise. Le bouton 
permet d'ouvrir la liste de saisie des remises. Ces remises peuvent être saisies (montant ou pourcentage) ou sélectionnées à partir de la liste des remises complémentaires existantes. Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en cascade.
o Port HT : Il représente le montant de frais de port présent sur la fiche Frais de port de l’onglet Récapitulatif. Vous avez la possibilité de modifier ce montant.
o TVA Port : Il représente le taux de TVA présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. Si aucune fiche Frais de port n'est définie, le taux de TVA par défaut est celui de la partie TVA de l’onglet Récapitulatif.
o % Escompte / Soit : Vous ne pouvez saisir qu'un pourcentage d'escompte, le montant étant non saisissable. Le taux d'escompte peut également être repris depuis la fiche tiers. Le montant de l'escompte représente le produit du Total Net HT brut et du pourcentage de l'escompte.
o Total TTC : Il représente la somme des champs Total brut HT - Montant remise + Port HT – Montant escompte + Total Taxes + Total TVA + Eco-contribution (si gestion de l'éco-contribution) + Eco-contribution mobilier (si gestion de l'éco-contribution mobilier). Vous avez la possibilité de modifier le Total TTC du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.
o Net à payer : Ce champ est non saisissable. Il représente le Total TTC duquel est déduit l'Acompte mis dans l’onglet Récapitulatif.
Onglet Récapitulatif :
Cet onglet contient le détail des calculs du pied, de la TVA et des autres taxes du bon de livraison.
* Informations de calcul
o Territorialité : Le renseignement de ce champ est obligatoire. La territorialité renseignée est celle de la fiche du tiers sélectionné en entête. Il est également possible de la modifier en sélectionnant dans la liste déroulante - accessible depuis l'icône 
- la territorialité désirée.
o TVA : Le renseignement de ce champ est obligatoire. Le taux de TVA par défaut est celui défini lors du paramétrage de la TVA ( menu : Paramètres < Société < Identification < Informations de TVA). Il est également possible en cliquant sur l'icône 
de sélectionner un taux de TVA dans la liste ou d'en créer un nouveau en cliquant sur 
. Ce taux sera repris par défaut sur toutes les lignes du document.
o Mode de calcul de TVA : Ce champ permet de déterminer les conditions de calcul de la TVA et du transfert comptable du document. Il est par défaut celui défini lors du paramétrage de la TVA (menu Paramètres > Société > Identification > Informations de TVA).
o Taxes : Ces champs vous permettent de sélectionner des taxes à appliquer sur toutes les lignes du document. Si des taxes ont été définies sur la fiche du tiers, elles seront automatiquement reprises. Dès l’insertion d’un article dans les lignes du document, la taxe sera appliquée. Le montant total de ces taxes sera affiché plus bas dans cet écran dans la partie Récapitulation des autres taxes.
* Pied : Le pied représente la partie de totalisation de votre document.
o Total Brut HT : Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants nets HT présents dans les lignes.
o % remise / Soit : Vous pouvez saisir en montant ou en pourcentage. La remise peut également être reprise de la fiche tiers. Montant remise : Total HT brut x % remise. Le bouton "RÉCUPÉRER ICONE" permet d'ouvrir la liste de saisie des remises. Ces remises peuvent être saisies (montant ou pourcentage) ou sélectionnées à partir de la liste des remises complémentaires existantes. Il est possible de saisir 5 remises au maximum. Elles se calculent en cascade.
o Total HT remisé : Ce champ est non saisissable. Il correspond au total HT brut moins le montant de la remise.
o Frais de port : Cliquez sur le volet déroulant afin de sélectionner une fiche Frais de port dans la liste ou en créer une nouvelle en cliquant sur . Cette sélection affecte automatiquement le montant de port HT et le taux de TVA port. Le frais de port peut également être celui de la fiche du tiers sélectionné en entête.
o Port non soumis à escompte : Case à cocher permettant de définir si le frais de port du document est soumis à escompte. Cette case peut être automatiquement cochée par le biais du menu Paramètres < Société ou la fiche frais de port.
o Port HT : Il représente le montant de frais de port présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce montant.
o TVA Port : Il représente le taux de TVA présent sur la fiche Frais de port. Vous avez la possibilité de modifier ce taux. Si aucune fiche Frais de port n'est définie, le taux de TVA par défaut est celui de la partie TVA de cet onglet.
o Total Net HT : Il représente la somme du Total HT remisé et du Port HT. Vous avez la possibilité de modifier le Total Net HT du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.
o % Escompte / Soit : Vous ne pouvez saisir qu'un pourcentage d'escompte, le montant étant non saisissable. Le taux d'escompte peut également être repris depuis la fiche tiers. Le montant de l'escompte représente le produit du Total Net HT brut et du pourcentage de l'escompte.
o Total Taxes : Ce champ est non saisissable. Il correspond à la somme des taxes présentes dans la partie Autres taxes de cet onglet. La section Taxes à appliquer (onglet Divers) des fiches Article est reprise par défaut.
o Total TVA : Ce champ est non saisissable. Il reprend le montant total de TVA de la partie TVA de cet onglet.
o Eco-contribution : Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants éco-contribution TTC définis pour chaque article présent dans les lignes du bon de livraison. Selon que vous ayez coché ou non Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC à partir du menu Paramètres < Société < Documents de vente < Options Générales, ce montant sera respectivement intégré dans le Total TTC ou uniquement indiqué à titre d'information.
o Eco-contribution mobilier : Ce champ est non saisissable. Il représente la somme des montants éco-contribution mobilier définis pour chaque article présent dans les lignes du bon de livraison.
o Total TTC : Il représente la somme des champs Total HT Net (moins l'escompte), Total Taxes et Total TVA ou, s'il y a gestion de l'éco-contribution ou éco-contribution mobilier, la somme des champs Total HT Net (moins l'escompte), Total Taxes, Total TVA, Eco-contribution et Eco-contribution mobilier. Vous avez la possibilité de modifier le Total TTC du document. Dans ce cas, une nouvelle remise sera calculée.
o Acomptes Préc : Non saisissable, calculé. Cette zone est disponible uniquement sur les Bons de livraison/réception et les Factures. Ce champ contient le montant des acomptes réalisés précédemment.
o Acompte : Ce champ, non saisissable, reprend le montant des factures d’acomptes et avoirs d’acomptes affectés dans l’onglet acompte.
o Net à payer : Ce champ est non saisissable. Il représente le Total TTC duquel est déduit l'Acompte.
* TVA
Dans cet onglet est affiché le récapitulatif des montants HT et TVA par taux de TVA. Les champs ne sont pas saisissables.
* Autres taxes
Dans cet onglet est affiché le récapitulatif des montants des autres taxes présentes dans la section Taxes à appliquer (onglet Divers) des fiches Article relatives au bon de livraison. Les champs ne sont pas saisissables.
Onglet Facturation :
Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact principal de facturation.
* Adresse de facturation
o Adresse sélectionnée : Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante une adresse définie dans la fiche client. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Ville et Pays sont obligatoires à la saisie. Par défaut, l’adresse principale de facturation définie sur la fiche client est reprise.
* Contact de facturation
o Contact sélectionné : Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un contact défini dans la fiche client. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Par défaut, le contact principal de facturation défini sur la fiche client est repris.
Onglet Livraison :
Cet onglet permet de renseigner l’adresse et le contact de livraison. C’est à cette adresse qu’il est prévu d’envoyer la marchandise ou d’effectuer le service.
* Adresse de livraison
- Cochez Identique à l'adresse de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations de l'adresse de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner l'adresse à votre convenance.
o Adresse sélectionnée : Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante une adresse définie dans la fiche client. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Seuls les champs Ville et Pays sont obligatoires à la saisie. L’adresse principale de livraison définie sur la fiche client est reprise par défaut.
* Contact de livraison
- Cochez Identique au contact de facturation si vous désirez reprendre dans tous les champs les informations du contact de facturation. Quand cette case est cochée, toutes les zones sont grisées et donc non modifiables. Dans le cas contraire, vous avez la possibilité de renseigner le contact à votre convenance.
o Contact sélectionné : Vous avez la possibilité de sélectionner dans une liste déroulante un contact défini dans la fiche client. Cependant, le contenu des champs suivants peut être modifié. Le contact principal de livraison défini sur la fiche client est repris par défaut.
Onglet Compléments :
o Commercial / collaborateur : Si le commercial/collaborateur est défini dans la fiche client, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du client. Cependant, le champ reste modifiable. Cliquez sur l'icône afin de sélectionner un commercial/collaborateur dans la liste ou en créer un nouveau en cliquant sur .
o Soldé : Ce champ est visible uniquement dans l'onglet "Compléments" des Bons de livraison. Non saisissable. Case cochée suite à l'action "soldé" réalisée sur le document.
o Informations du tiers : Cette partie contient des informations complémentaires sur le tiers.
o N° TVA intracommunautaire : Si le n° de TVA intracommunautaire est défini dans la fiche client, celui-ci est automatiquement renseigné dans cet onglet lors de la sélection du client. Vous avez également la possibilité de saisir directement sur le document le n° de TVA intracommunautaire du client.
o Catégorie tarifaire : Si la catégorie tarifaire est définie dans la fiche client, celle-ci est automatiquement renseignée dans cet onglet lors de la sélection du client. Vous avez également la possibilité, en cliquant sur l'icône , de sélectionner une catégorie tarifaire dans la liste ou en créer une nouvelle en cliquant sur .
o Impression : Cochez "Imprimé" si vous désirez savoir si un document a déjà été imprimé. Cette option peut être gérée automatiquement grâce au menu Paramètres > Société > Impression > Marquer comme imprimé.
o Statistiques du document : Cette partie contient le récapitulatif du prix de revient total et de la marge totale du document ainsi que des informations de colisage présentes dans les lignes de document.
o Statistiques du document : Cette partie contient le récapitulatif du prix de revient total et de la marge.
o Mention à imprimer sur le document : Champ de type texte permettant de saisir une information qui sera présente sur l'impression du document en pied de page. Ce texte peut être repris de la fiche client.
Onglet Acomptes :
L'onglet Acomptes permet de créer ou de rattacher des règlements non pointés, factures ou avoirs d'acompte liés à votre client.
o Créer une facture ou un avoir d'acompte : Cliquez sur 
puis sélectionnez Créer une facture d'acompte ou Créer un avoir d'acompte pour générer l'un des deux documents. Renseignez celui-ci (cf La facture d'acompte et l'avoir d'acompte). Lors de la sauvegarde de votre saisie, il vous est demandé si vous souhaitez ouvrir la fiche de paiement associée. Cliquez sur Oui si vous désirez l'afficher immédiatement. Cette dernière étape peut être occultée par le biais du menu Paramètres > Société > Documents de vente en décochant Génération automatique du règlement d'acompte. Le montant de l'acompte est ajouté (facture d'acompte) ou déduit (avoir d'acompte) dans le champ Acomptes de l'onglet Récapitulatif tandis que le solde de TVA est calculé dans le récapitulatif de TVA de ce même onglet.
o Créer un règlement : Cliquez sur l'icône puis sélectionnez Créer un règlement pour afficher une nouvelle fiche Règlements. La sauvegarde de ce règlement entraîne son affectation automatique à la commande. Aucun document d'acompte n'est généré.
o Affecter un document d'acompte : Cliquez sur l'icône 
puis sélectionnez Affecter un document d'acompte pour associer un document d'acompte existant. Cliquez sur l'icône dans le champ Numéro afin de sélectionner un document (facture ou avoir) d'acompte dans la liste. Le montant de l'acompte est ajouté dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif.
o Affecter un règlement : Cliquez sur l'icône puis sélectionnez Affecter un règlement pour associer un règlement existant. Cliquez sur l'icône dans le champ Référence règlement afin de sélectionner un règlement non pointé dans la liste. Le montant de l'acompte est ajouté dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif.
o Afficher l'acompte : Cliquez sur l'icône 
puis sélectionnez Afficher l'acompte pour ouvrir le document d'acompte associé.
o Afficher le règlement : Cliquez sur l'icône 
puis sélectionnez Afficher le règlement pour ouvrir le règlement associé.
o Désaffecter : Cliquez sur 
pour supprimer de la liste un document d'acompte ou un règlement et ainsi annuler son association au bon de livraison. Le montant de l'acompte ajouté dans le champ Acompte de l'onglet Récapitulatif est mis à jour.
Onglet Notes :
Cet onglet permet :
- D'indiquer une référence. Il peut par exemple s'agir du numéro de document chez le tiers,
- De sélectionner un ou des document/s associés, fichier ou adresse web,
- De saisir un commentaire interne.
Une fois votre saisie terminée cliquez sur le bouton 
pour enregistrer votre Bon de livraison.
Comment créer un Bon de Retour à partir d'un Bon de Livraison ?
Si vous avez préalablement créé un bon de livraison, vous avez la possibilité de générer un bon de retour à partir de ce dernier.
Pour se faire, allez dans la liste des bons de livraison et faites un clic droit sur l'élément visé pour afficher un menu contextuel puis sélectionnez Transférer.
Une boîte de dialogue s'ouvre vous permettant de sélectionner la date et le type de document à générer.
Cochez Ne pas ajouter les informations des documents d’origine si vous ne voulez pas visualiser sur votre document généré les informations relatives au document d'origine (type de document, n° document et date).
Cocher Ouvrir les documents générés après transfert permet d’ouvrir le document sélectionné après sa création. Ici, si l’option est cochée, elle permet d’ouvrir automatiquement le bon de retour.
Cliquez sur le bouton 
.
Comment créer un Bon de Retour ?
Pour créer un document de vente de type bon de retour allez dans le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran), cliquez sur Ventes, puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Bons de retour.
La liste des bons de retour s’affiche. Cliquez dans la barre d’outils en haut de votre écran sur le bouton 
, puis sélectionnez Bons de retour.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre vous permettant de saisir un nouveau bon de retour.
Pour de plus amples informations sur la manière de renseigner les onglets Détail, Récapitulatif, Facturation, Livraison, Compléments et Notes, reportez-vous au chapitre premier de ce document Créer un bon de livraison et bon de retour.
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