La clôture mensuelle permet de rendre intangible un mois, c’est à dire qu’elle empêche toute modification des lignes d’écritures (ajout, modification ou suppression). Une fois votre clôture faite, il sera donc impossible de créer de nouvelles écritures sur le mois clôturé. Pour effectuer une clôture mensuelle, il faut vous assurer que :

Toutes les écritures d’un journal et d'un mois sont en statut validé.

• Toutes les écritures du même journal et de tous les mois précédents sont en statut validé.
• Tous les mois du même journal sont déjà clôturés mensuellement sur l’exercice précédent.

Exemple : La clôture du mois de mars 2015 entraînera obligatoirement la clôture mensuelle automatique des mois précédents du même journal sur le même Donc les mois de janvier et février 2015 seront automatiquement clôturés.

Dans un premier temps, il convient d'effectuer une sauvegarde de votre dossier (menu Outils/Sauvegarde).

Pour effectuer une clôture mensuelle il faut au préalable valider les écritures

Pour effectuer une clôture mensuelle, dans le menu de Navigation en bas à gauche de l’écran, cliquez sur Exercices / Clôtures. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Gestionnaire de journaux dans la catégorie Exercices / clôtures.

Sélectionnez dans l’écran Gestionnaire de journaux, le ou les mois que vous souhaitez clôturer.

Attention, la première ligne est cochée par défaut. Pensez à la décocher si vous ne souhaitez pas clôturer ce journal / mois.

Sélectionnez  dans  la  liste  des  Tâches  Clôturer  journaux  / mois.

Avant de lancer la clôture mensuelle, une boite de dialogue s’ouvre. Celle-ci vous indique que la clôture mensuelle est une action irréversible. Validez votre choix en cliquant sur le bouton Oui.

Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre. C’est le compte-rendu de l’opération. Validez en cliquant sur le bouton OK.

Si des erreurs ont été trouvées, par exemple, si des écritures non validées sont détectées, la colonne  Statut affiche Echec. Cliquez alors sur le   pour connaître le détail de l'erreur.

Vous avez toutefois la possibilité de déclôturer votre clôture mensuelle en passant par la maintenance sur les journaux. Le statut des écritures n'en sera cependant pas modifié. Retrouvez les explications pour effectuer une maintenance sur les journaux en page 8 de ce document.

Pour savoir si un mois et/ou un journal est en statut clôturé, vérifiez dans le Gestionnaire des journaux. Un journal / mois clôturé affiche toujours le signe «√» dans la colonne "Clôturé" et mentionne toujours une date de clôture. Un journal / mois n’est pas clôturé si ces colonnes restent vides