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Avant de commencer

La clôture annuelle (appelée aussi clôture de l'exercice) est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice sélectionné.

Toute nouvelle saisie, modification ou suppression d’écriture, tout lettrage et délettrage seront interdits. En revanche vous pourrez continuer à modifier les échéanciers, à pointer ou dépointer les échéances, à exécuter des rapprochements.

L'assistant de clôture annuelle s'ouvre sur le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier.

Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées sinon la clôture ne sera pas réalisable (besoin d'aide pour valider une écriture ? Consultez notre article : Valider des écritures dans EBP Comptabilité Open Line™.

Attention
Avant toute opération de clôture nous vous conseillons vivement d’effectuer une sauvegarde de votre dossier (menu Outils > Sauvegarde).

Effectuer une clôture annuelle

Pour effectuer une clôture annuelle, cliquez sur le menu Exercices  / Clôtures > Exercices / Clôtures > Clôture annuelle :

Bienvenue dans l'assistant de clôture annuelle

Vous allez être guidé par un assistant qui détaille la totalité des contrôles et traitements de la clôture annuelle.

Une sauvegarde ainsi qu’un archivage de votre dossier seront nécessaires et lancés en continuité de la clôture annuelle :

Cliquez sur le bouton Suivant.

Etape 1/4 : informations sur l'exercice à clôturer 

L’assistant de clôture se lance obligatoirement sur le premier exercice non clôturé du dossier.

Les dates de l'exercice à clôturer ne sont pas modifiables.

Les comptes comptables de résultats (bénéfice, perte) sont à définir dans les paramètres de la société :

Cliquez sur le bouton Suivant.

Etape 2/4 : paramètres de l'exercice suivant

Les dates de l'exercice (début et fin) sont proposées et non modifiables si l'exercice suivant existe déjà. Elles sont proposées et modifiables si l'exercice suivant n'existe pas.

L'option (générer les A Nouveaux ou Ne pas générer les A Nouveaux) n'est pas modifiable si les A Nouveaux ont déjà été générés sur le nouvel exercice car ils devront obligatoirement être mis à jour.

En revanche, si l'exercice suivant n'existe pas encore ou s'il existe, mais qu'il ne contient aucun A Nouveau, il est possible de sélectionner l'une ou l'autre option.

La section de génération des A Nouveaux (avec ou sans détail) n'est modifiable que dans les paramètres de la société.

Cliquez sur le bouton Suivant.

Etape 3/4 : options de clôture annuelle

Vous pouvez cocher ou décocher les options suivantes :

• Procéder aux clôtures mensuelles (option cochée par défaut). L'état "coché-décoché" des deux options suivantes est défini dans les paramètres du dossier (menu Paramètres > Société > Options comptables > A Nouveaux > Clôture annuelle). 

• Générer les impressions annuelles (déconseillé dans le cas d'un fichier de plus de 100000 lignes par exercices). Si vous laissez la case cochée, le logiciel génère 4 fichiers au format PDF distincts (journaux, grand livre, balance, journal centralisateur) pour chaque impression.

• Générer le fichier d'export au format FEC.

• Rendre inactifs les journaux non utilisés depuis <le début de l'exercice devant être clôturé>.

• Rendre inactifs les comptes non mouvementés : permet de rendre inactifs les comptes non mouvementés depuis 2 ans (il faut au minimum deux exercices clôturés pour que la case soit active).

Cliquez sur le bouton Suivant.

Etape 4/4 : contrôles

Cliquez sur le bouton Démarrer pour lancer le traitement sur les contrôles :

Si un contrôle bloquant échoue, le statut Echec s'affiche sur la ligne concernée. La clôture ne peut donc être faite. Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement.

Cliquez sur  pour connaître le détail de l'erreur.

Il existe un statut Informations : ce traitement peut alors être exécuté, car certains contrôles ne sont pas bloquants. Les erreurs ainsi relevées peuvent être corrigées ou laissées volontairement, elles ne bloqueront pas la clôture :

Le Statut en Echec doit être corrigé pour lancer de nouveau les contrôles en cliquant sur Démarrer une nouvelle fois. Selon la ligne en échec vous devrez surement sortir de l'assistant pour corriger puis y revenir pour relancer les traitements.

Si vous rencontrez un échec durant cette étape, nous vous invitons à suivre les étapes de l'article suivant : Valider des écritures dans EBP Comptabilité Open Line™.

Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.

Toutes les données ont été collectées

Contrôlez l'exactitude des paramètres que vous avez sélectionnés précédemment :

Cliquez sur le bouton Lancer.

Attention
Si vous cliquez sur le bouton Lancer, la clôture de votre exercice sera définitivement exécutée.
La génération des A Nouveaux (AN) sera effectuée ou non en fonction des options que vous avez choisies. Vous serez automatiquement positionné sur l’exercice suivant.

L’assistant de clôture annuelle lance ensuite automatiquement une sauvegarde complète de votre dossier puis un archivage de celui-ci.

Opération terminée

L'opération de clôture annuelle est terminée. Vous pouvez consulter le résumé des opérations effectuées :

Pour quitter l'assistant de clôture annuelle cliquez sur le bouton Fermer.