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La création de racine vous permet de gérer la numérotation dans votre logiciel, que ce soit pour les clients, les collaborateurs, les articles, les documents de ventes, de stock.

Par défaut, les documents de ventes et de stocks ont déjà une racine paramétrée. Cependant, les articles, collaborateurs et clients sont paramétrés avec une saisie manuelle. 

Si vous souhaitez que la numérotation de vos clients et articles soit automatique, nous vous invitons à suivre les manipulations suivantes :

Numérotation automatique pour les clients

Cliquez sur le menu Fichier > Paramètres généraux > Racines….

La fenêtre Gestion des racines va s’ouvrir, sélectionnez la table Client du menu déroulant.

Ce que vous obtenez :

Pour passer en automatique, vous devrez décocher Manuel.

Ordre : Placement du type de valeur.

Valeur fixe : il s’agit du préfixe de la numérotation, c’est-à-dire l’avant numérotation.
Par exemple : CLI ou CL.

Date du jour : vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante l’année, le mois, le jour, la semaine, le jour année et le mois lettres. L’aperçu se remplit automatiquement. Vous pouvez saisir la longueur Lg, par exemple 2, pour modifier l’aperçu Vous n’êtes pas obligé de définir chaque élément de la date.

Valeur Incrémentale : valeur qui change à chaque création Mini : valeur minimale Maxi : valeur maximale Nb = nombre de caractères pour afficher cette valeur Car = caractère pour compléter la valeur gauche, droite : pour compléter la racine à droite ou à gauche avec le caractère Car.

Numérotation absolue pour les documents de vente :

La Case à cocher Valeur incrémentale absolue par Etablissement et type de nature est présente pour les pièces d’achat et les pièces de vente.

Par exemple, vous avez deux natures de pièces de type facture client : une pour un salon, l’autre pour un usage courant. Ces natures ont donc des racines différentes. Vous souhaitez néanmoins que la numérotation des factures ne comporte pas de “trou”, vous devez utiliser la numérotation absolue.

Pour la racine de chacune de ces natures de pièce, cochez la case “Numérotation absolue”.

Le n° dans l’écran des racines, qui affiche alors toujours “99999”, ne peut pas être modifié. Vous devez aller dans la fiche de l’établissement pour saisir, dans les compteurs d’achat et vente, le n° absolu de pièce par type de pièce (facture client, BL client, etc pour la société considérée).

Numérotation automatique pour les articles ou collaborateurs

Le procédé est le même.
Vous devrez choisir la table Article ou Collaborateurs au lieu de Client.

Attention
Vous ne devez pas utiliser la même valeur fixe pour les clients que pour les collaborateurs ou articles. Par exemple : ART pour les articles et COL pour les collaborateurs.

Nom du fichier pdf créé :

Vous pouvez automatiser la création d’un fichier PDF des pièces de vente, d’achat. Vous pouvez choisir le nom du fichier en sélectionnant des variables mises à disposition (N° pièce de vent …). Lorsque vous éditerez une pièce de vente, le pdf associé sera automatiquement créé dans le dossier prévu pour réceptionner ces documents.

Pour valider la racine, n’oubliez pas de cliquer sur Prendre en compte le paramétrage et sur Prendre en compte.