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Après avoir importé vos documents, vous pouvez effectuer la pré-comptabilisation.
Pour vous aider dans l'import de vos documents, vous pouvez consulter notre article dédié : Importer des documents dans EBP DigiCompta
La pré-comptabilisation d’un document vous permet de renseigner toutes les informations nécessaires pour la génération de l’écriture comptable du document.
Pré-comptabiliser un document
Pour pré-comptabiliser un document, passez par la liste des documents et cliquez sur la ligne du document à pré-comptabiliser pour l'ouvrir :
Le document s'ouvre :
Sur la droite, vous retrouvez un visuel du document importé :
Les actions possibles sont :
| Télécharger le document | |
| Ouvrir le document dans un nouvel onglet | |
| Effectuer un zoom avant ou un zoom arrière | |
| Naviguer d'une page à l'autre si le document possède plusieurs pages. |
En-tête du document
Sur la gauche, retrouvez :
Les informations de l’en-tête du document indiquent :
- s’il s’agit d’une facture ou d’un avoir, s'il s'agit d'un achat ou une vente, le fournisseur ou le client du document,
- Le N° du document,
- La Date du document,
- Le Net à payer du document,
- Le Statut du document indique l’état de traitement du document.
Bon à savoir
Ces informations ne sont pas modifiables.
Le document est :
- À traiter lorsque aucune donnée n’a été renseignée,
- En cours, lorsqu’une partie des données a été renseignée ou automatisée,
- Prêt à comptabiliser, lorsque toutes les données nécessaires à la génération d’une écriture comptable ont été renseignées ou automatisées.
Renseignez ou modifiez les informations de l'en-tête :
Image
Ces informations sont obligatoires pour traiter un document dans un autre format que celui du Factur-X.
Renseignez également le Montant TTC lorsque celui-ci n'a pas pu être océrisé.
Image
Attention
L'enregistrement de la modification de ces informations lance la nouvelle automatisation du document. Les informations renseignées manuellement dans les Champs généraux, Détail du document, TVA et Paiements anticipés ne seront pas conservés.
En-tête du document
Depuis le premier encadré, vous devez renseigner les champs :
Bon à savoir
Les champs avec * sont obligatoires.
- Le Journal : Le champ Journal propose les journaux actifs.
- Le Compte général : Le Compte général propose les comptes actifs correspondants aux clients, fournisseurs et autres tiers.
Vous pouvez saisir un compte inactif. Dans ce cas, le compte sera rendu actif dans votre plan comptable lors de la récupération de l’écriture comptable. Vous pouvez saisir un compte qui n’est pas encore créé dans votre plan comptable. Dans ce cas, le compte sera créé lors de la récupération.
- Le Moyen de paiement : Le Moyen de paiement permet de renseigner le moyen de paiement.
- La Date d'échéance : La Date d’échéance reprend la date d’échéance du document.
- Le Libellé de l'écriture : Le Libellé de l'écriture est libre, il vous permet de saisir un détail concernant le document.
Détail du document
Bon à savoir : Les champs avec * sont obligatoires
- Le Compte : propose les comptes actifs correspondants aux immobilisations, charges et produits.
Vous pouvez saisir un compte inactif. Dans ce cas, le compte sera rendu actif dans votre plan comptable lors de la récupération de l’écriture comptable. Vous pouvez saisir un compte qui n’est pas encore créé dans votre plan comptable. Dans ce cas, le compte sera créé lors de la récupération de l’écriture comptable. Dans ce cas, le compte sera créé lors de la récupération de l’écriture comptable. Vous ne pouvez pas saisir un compte bloqué.
- La Description : reprend la description de l’article du document, ou l’intitulé du compte précédemment sélectionné.
- Le Montant : reprend le montant de la ligne de l’article du document.
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Au bout de chaque ligne, vous avez la possibilité d'insérer une ligne ou de supprimer une ligne en cliquant sur :
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La TVA
- Le Compte : propose les comptes actifs correspondants à la TVA. Vous pouvez saisir un compte inactif. Dans ce cas, le compte sera rendu actif dans votre plan comptable lors de la récupération de l’écriture comptable. Vous pouvez saisir un compte qui n’est pas encore créé dans votre plan comptable. Dans ce cas, le compte sera créé dans votre plan comptable lors de la récupération de l’écriture.
- Le Taux : reprend le taux de TVA du document uniquement si le document est issu d'un fichier au format factur-X, ou celui paramétré dans le compte de TVA précédemment sélectionné. Dans le cas où le compte sélectionné est paramétré avec un taux, le champ Taux reprend le taux du compte et n’est plus modifiable. Dans le cas où le compte sélectionné n’est pas paramétré avec un taux, le champ Taux est modifiable et propose les taux actuels. Vous pouvez également saisir un ancien taux.
- La base HT : reprend la base HT de la TVA du document seulement si le document est issu d’un fichier au format Factur-X.
- Le Montant TVA : reprend le montant de TVA du document. Lorsque le document est issu d’un fichier au format Factur-X, tous les montants de TVA détaillés par taux sont repris. Lorsque le document est issu d’un fichier au format autre que le Factur-X, seul le montant total de la TVA est repris.
Le Bouton permet d’ajouter une nouvelle ligne de TVA. Vous pouvez aussi en cliquant sur
insérer ou supprimer une ligne.
Paiements anticipés
Lorsque le document est issu d’un fichier au format Factur-X, la rubrique des Paiements anticipés n’est affichée que lorsque le document contient un acompte. Dans ce cas, il faudra renseigner le compte général et le montant TTC.
Enregistrer
Vous pouvez Enregistrer toutes les informations renseignées dans le document.
Comptabiliser
Une fois toutes les informations correctement renseignées, vous pouvez Comptabiliser le document.
Plusieurs contrôles sont effectués lors de la comptabilisation du document.
