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Introduction

La réforme sur la facture électronique arrive à grands pas malgré son report !

Votre Solution de Gestion Commerciale V23 intègre de nouveaux champs dans les fiches Client et dans les documents de vente afin de vous permettre de télétransmettre vos factures en toute conformité le moment venu.

Il s’agit d’une étape préparatoire importante de qualification et de mise à jour des informations, mais aussi de nouveaux automatismes à prendre pour l’établissement des factures.

Plusieurs données réglementaires seront exigées pour que la facture soit “conforme” et puisse être transmise :

• vos informations société (RS - SIREN / SIRET - N° de TVA intracommunautaire - Pays) ;
• les informations du client facturé (Nom - SIREN -N° de TVA intracommunautaire - Pays de facturation) ;
• les informations de la facture (Catégorie d’opération - Option de paiement de la TVA - Motif d’exonération de la TVA - IBAN - N° de la facture).

Pour vous aider à voir en un clin d’œil si les champs sont renseignés, une vue a été créée depuis la liste des clients. Elle se nomme Conformité facture électronique (Système).

Vous y retrouvez 4 colonnes : Pays de facturation, SIREN, NIC, Numéro de TVA intracommunautaire.

Quels sont les nouveaux champs à renseigner ?

1. Le champ Typologie

Afin qu’une facture électronique puisse être transmise correctement à son destinataire, il est obligatoire de renseigner le champ Typologie dans vos fiches client/prospect, qui peut être soit :

• Entité publique
• Entreprise privée
• Particulier

Pour rappel, vos fiches Clients existantes seront automatiquement mises à jour selon les champs suivants renseignés : SIREN, N° de TVA intracommunautaire et Référence de l'acheteur.

• Si les Champs Référence de l’acheteur / Code service sont renseignés, la typologie sera Entité Publique
• Si les champs SIREN / SIRET et/ou N° de TVA intracommunautaire sont renseignés, la typologie sera Entreprise
• Si aucun champ n’est renseigné, la typologie sera Particulier.

Bon à savoir
Si les champs n'ont pas été renseignés, vos fiches Clients seront automatiquement affectées à la typologie “Particulier”, mais elles restent modifiables.

Vous retrouvez ce champ dans l’entête de la fiche de votre client/prospect, depuis le menu Clients I Ventes > Clients I Prospects.

Bon à savoir 
Si vous possédez la solution EBP Comptabilité PRO ou ELITE, lors de la prochaine synchronisation, les typologies renseignées dans votre Gestion Commerciale seront automatiquement intégrées dans votre comptabilité.

2. Le champ Catégorie d’opérations

Pour répondre à une mention obligatoire à faire figurer sur les factures, le champ Catégorie d'opérations doit être renseigné.

En effet, la réforme impose de mentionner s'il s’agit d’une facture de bien ou de service.

 Vous pouvez renseigner la catégorie d’opérations :

• dans l'assistant de création de dossier :

• dans les Paramètres société :

• et dans les documents de vente depuis l'onglet Facture électronique.

3. Le champ Paiement de la TVA

L’option de paiement de la TVA fait partie des nouvelles mentions obligatoires à faire figurer sur les factures.

Afin de répondre à cette mention obligatoire, à partir des versions V23, le champ Mode de calcul de la TVA devient Paiement de la TVA, avec les choix suivants :

• Sur les débits
• Sur les encaissements
• Mixte

 Vous pouvez le renseigner :

• depuis l'assistant de création de dossier :

• depuis les Paramètres société

• dans les documents de vente depuis l'onglet Facture électronique.

• Dans la fiche Fournisseur

L’assistant de conformité

Dans les versions V23.1 de votre Solution Gestion Commerciale, un assistant de conformité a été mis en place dans les documents de vente (facture, avoir, facture d’acompte, avoir d’acompte), afin que vous puissiez vérifier dès maintenant que tous les champs exigés par la réforme de la facture électronique sont bien renseignés.

Rendez-vous dans une facture. Un encadré en haut à droite, nommé Conformité facture électronique, vous informe que votre document est conforme ou non :

- Si vous voyez ce pictogramme , votre document de vente est conforme.

- Si vous voyez ce pictogramme  , votre document de vente n’est pas conforme.

Dans ce cas, cliquez sur Consulter.

Une fenêtre s’ouvre vous permettant de renseigner les différents champs indiqués par ce même pictogramme.

Si l’assistant de conformité vous remonte des champs manquants dans les informations du client facturé, nous vous conseillons de les renseigner directement depuis la fiche Client, et non depuis l’assistant. Cela vous évitera de devoir les renseigner à chaque facture faite pour ce client.