La validation des factures dans EBP Gestion Commerciale Nouvelle Génération Édition Maroc

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Avant de commencer

Les documents comptables tels que les Factures, Avoirs, Factures d'acompte et Avoirs d'acompte (Vente) doivent être validés avant d'être remis aux clients.

Auparavant, il était possible de les dévalider après validation et après leur transfert en comptabilité. Cela n'est plus possible actuellement. Une pièce comptable validée ne peut donc plus être modifiée en cas d'erreur.

La gestion de la validation des factures peut se faire de deux manières différentes :

• Rédaction directe avec numérotation définitive.
• Documents en cours de rédaction avec numérotation temporaire jusqu'à validation.

Choisir la méthode de validation

Afin de choisir votre méthode de gestion de validation, cliquez sur l'icône  en haut à gauche de votre écran.

Cliquez sur le menu Paramètres société > Documents de vente, puis sélectionnez Validation :

Enfin, choisissez votre méthode de gestion de validation des documents de vente. Par défaut, ce mode de gestion est : Rédaction directe avec numérotation définitive :

Option : Rédaction directe avec numérotation définitive

• Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture, celle-ci prend directement un numéro définitif (en suivant la numérotation des Paramètres Société > Numérotation). Après son enregistrement, la facture ne peut pas être supprimée.

• Il est cependant possible de la modifier lorsque son état est En cours de rédaction (non validée).
• À l'impression d'une facture dont l'état est En cours de rédaction cette mention apparaît en filigrane :

• Pour annuler une facture ayant un numéro définitif, un avoir doit être fait obligatoirement (la facture n'est pas supprimable)

• L'option Créer les factures, avoirs et documents d'acompte postdatés en temporaire dans les menus Paramètres société > Documents de vente > Validation permet de créer des documents postdatés avec une numérotation temporaire :

• Cette option permet d'anticiper la facturation en réalisant, par exemple, les factures de la fin du mois tout en pouvant réaliser des factures à la date du jour.

Les factures postdatées ont ainsi un numéro temporaire et doivent être validées à la date indiquée dans le document.

Option : Documents en cours de rédaction avec numérotation temporaire jusqu'à validation

• Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture, celle-ci prend un numéro dit Temporaire commençant par TMP. Il n'existe pas de numérotation à définir dans les Paramètres Société > Numérotation. Cette numérotation comme son nom l'indique est temporaire et disparaît après validation des factures.

• Après son enregistrement, la facture peut toujours être supprimée (car elle n'a pas un numéro définitif) sous réserve qu'elle ne soit pas validée.

• Une facture avec un numéro temporaire est automatiquement en état En cours de rédaction. Elle aura le même filigrane En cours de rédaction à l'impression.

• Chronologie des documents :

L'utilisation de la numérotation temporaire impose une continuité chronologique et continue sur la numérotation. Ainsi, il est possible qu'à la validation d'une facture temporaire, la date de la facture soit modifiée (avec l'accord de l'utilisateur) et prenne une date plus récente que celle mentionnée dans la facture temporaire.