La gestion des stocks dans EBP Gestion Commerciale Open Line™ Édition Maroc

La gestion des stocks vous permet de vérifier vos quantités de marchandises afin de maximiser la rentabilité.

Pour qu’un article puisse être géré en Stock, il faut qu’il soit de type Bien.

Dans la fiche d'un article de type Bien est affiché l’onglet Stock dans lequel vous devez cocher la case Géré en stock.

Pour valider ce paramétrage il faut enregistrer cette modification en cliquant Enregistrer.

Comment gérer le stock d'un article ?

Pour créer un Bon d’entrée, cliquez sur Stock / Articles > Documents de stock > Bons d’entrée.

La liste des Documents de stock s’affiche sur l'onglet Bons d'entrée. Cliquez sur , puis sélectionnez Bons d’entrée.

Le masque de saisie du nouveau Bon d’entrée s’ouvre.

Vous devez renseigner celui-ci en y indiquant :

le champ Numéro dans le cas où vous n'avez pas coché Utiliser le compteur lors du paramétrage de la numérotation (menu Paramètres > Société > Numérotation),
le champ Date,
le champ Valeur de l’article (cette valeur permet de définir la valeur de l'article (prix de revient ou PUMP) reprise sur les lignes du bon d’entrée),
le champ Dépôt : Indiquez le dépôt de stockage de l'entrée ou de la sortie du stock,
la colonne Code article.

Cet article peut être déjà existant et dans ce cas vous pouvez le sélectionner via une liste déroulante. Sinon, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton .

Cliquez ensuite sur le bouton pour valider la création du bon d’entrée.

A l'enregistrement de la fiche Bon d’entrée, le stock des articles est incrémenté, c’est-à-dire que le stock de chaque article augmente de la quantité saisie dans le bon d’entrée.

Le PUMP (Prix Unitaire Moyen Pondéré) est recalculé et les informations de l’onglet Stock de la fiche article sont mises à jour.

Réceptionner une commande fournisseur (Bon de réception)

Pour réceptionner une Commande Fournisseur, cliquez sur Achats > Documents d'achats > Commandes.

Cochez la commande que vous souhaitez réceptionner, puis faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez Réceptionner.

La fenêtre de réception s’ouvre. Vous devez sélectionner les articles que vous souhaitez réceptionner, puis cliquez sur le bouton pour valider la réception des articles.

A l'enregistrement, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception des articles.

Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.

Réaliser un Bon de retour et/ou un Avoir fournisseur

Pour réaliser un bon de retour et/ou avoir fournisseur, cliquez sur Achats > Documents d'achats > Bons de retour (ou Avoirs).

Si vous choisissez Bons de retour, cliquez alors sur et sélectionnez Bons de retour.

Le nouveau bon de retour s’ouvre.

Si vous choisissez Avoirs, cliquez alors sur et sélectionnez Avoirs.

Le nouvel avoir s’ouvre.

Réaliser un réapprovisionnement

Pour réaliser un Réapprovisionnement, cliquez sur Opérations > Documents d'achat > Réappro.Fournisseur.

La création d’un réapprovisionnement se fait par le biais d'un assistant.

Celui-ci vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de type Bien.

Laissez-vous guider par l’assistant de réapprovisionnement.

Cliquez sur le bouton

Choisissez les articles à réapprovisionner :

Source de réapprovisionnement : permet de sélectionner l’élément à prendre en compte pour le réapprovisionnement. Vous avez le choix entre Stock, Devis ou Commandes Clients.
Dépôt : le réapprovisionnement peut s’effectuer sur un ou plusieurs dépôt/s à la fois.
Articles : sélectionnez l’intervalle d’article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Familles articles : sélectionnez l’intervalle de famille d’article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Sous-familles articles : sélectionnez l’intervalle de la sous-famille d’article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Fournisseurs : sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Famille Fournisseurs : sélectionnez l’intervalle de Famille fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Sous-famille Fournisseur : sélectionnez l’intervalle de la sous-famille fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.
Autres : les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’articles pour le réapprovisionnement :
- Inclure les articles en sommeil
- Inclure les articles non facturables en ventes
- Autoriser la commande des nomenclatures

Cliquez sur le bouton

Choisissez les traitements à réaliser :

Série du document : si vous gérez les séries du document, vous pouvez renseigner, le numéro de série.
Stock de référence : le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner. Ces paramètres diffèrent en fonction de la source de réapprovisionnement :

Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article,
Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article,
Virtuel personnalisé : le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.

Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.

Quantité à atteindre : les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre :

Stock minimum,
Stock maximum,
Consommation sur la période définie.

Paramètres des commandes fournisseurs : ces commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix effectué

Compléter une commande fournisseur existante.
Fermer les commandes au réapprovisionnement.
Tenir compte des minimums de commande.
Tenir compte des multiples de commande.

Afficher le détail des articles à réapprovisionner : cette option permet d’afficher sur une page de l’assistant la liste des articles concernés par les réapprovisionnements.

Ouvrir les documents générés : cette option est limitée au 10 premiers documents.

Cliquez sur le bouton puis sur le bouton

Créer un bon de sortie

Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :

Pour créer un Bon de Sortie, cliquez sur Stocks/ Articles > Documents de stock > Bons de sortie.

Cliquez sur , puis sélectionnez Bons de Sortie.

Le masque de saisie du nouveau Bon de sortie s'ouvre.

Vous devez renseigner celui-ci en y indiquant le numéro dans le cas où vous n'avez pas coché Utiliser le compteur lors du paramétrage de la numérotation (menu Paramètres > Société > Numérotation), la date et le code article.

Cet article peut être déjà existant et dans ce cas vous pouvez le sélectionner via une liste déroulante. Sinon, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton

Cliquez ensuite sur le bouton pour valider la création du bon de sortie.

A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est décrémenté, c'est à dire que le stock de chaque article diminue de la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.

Livrer une commande ou réaliser une facture de vente

Livrer une commande

Pour livrer une Commande, cliquez sur Ventes > Documents de vente > Commandes.

Cochez la commande que vous souhaitez livrer, faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez Livrer.

La fenêtre de "Livraison" s'ouvre. Cochez la commande à livrer et/ou sélectionner les articles que vous souhaitez livrer, puis cliquez sur le bouton pour enregistrer la livraison.

A l'enregistrement, un message s'affiche, il permet de confirmer la livraison de la commande ou des articles précédemment sélectionnés.

Les mouvements de stocks sont mis à jour.

Réaliser une facture de vente

Pour réaliser une Facture de vente, cliquez sur Ventes > Documents de vente > Factures.

Cliquez sur et sélectionnez Factures.

Une nouvelle facture s'ouvre. Pour de plus amples informations sur la saisie d'une facture de vente, reportez-vous à l'article La facture de vente

Réaliser un bon de retour et/ou un avoir client

Pour réaliser un Bon de retour et/ou un Avoir Client, cliquez sur Ventes > Documents de vente > Bons de retour ou Avoirs.

Si vous sélectionnez Bons de retour, la fenêtre "Liste des documents de vente" s’ouvre sur l’onglet Bons de retour. Cliquez alors sur le bouton et sélectionnez Bons de retour.

Le nouveau bon de retour s’ouvre.

Si vous sélectionnez Avoirs, la fenêtre Liste des documents de vente s’ouvre sur l’onglet Avoirs. Cliquez alors sur le bouton et sélectionnez Avoirs.

Le nouvel Avoir s’ouvre.

Comment visualiser le stock d'un article ?

La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir de :

la liste des articles :
Passez par le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Stocks / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectionnez Articles dans le répertoire Articles.
La liste des articles s'affiche.
Deux colonnes Stock virtuel et Stock réel permettent de suivre le stock pour tous les articles de type Bien.

la fiche article / onglet Stock :
Double-cliquez sur une ligne article dans la liste des articles pour afficher une fiche Article. Sélectionnez l'onglet Stock - uniquement disponible pour les articles de type Bien – pour accéder aux informations de stock.

mouvements de stock :
Passez par le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Stocks / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectionnez Mouvements de stock dans le répertoire Documents de stock.
La liste des mouvements de stock de tous les articles s'affiche.
Il est possible de n'afficher que les mouvements correspondants à une Période, un Type de document ou un ensemble défini d'Articles, famille d’articles, sous-famille d’articles.

A chaque sélection d'un article par le biais d'une liste déroulante, vous avez également accès aux colonnes Stock virtuel et Stock réel si la vue est de type Défaut (Système).

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