La gestion des stocks dans EBP Gestion Commerciale Open Line™ Édition Maroc

La gestion des stocks vous permet de vérifier vos quantités de marchandises afin de maximiser la rentabilité. 

 

 

Pour qu’un article puisse être géré en Stock, il faut qu’il soit de type Bien.

Dans la fiche d'un article de type Bien est affiché l’onglet Stock dans lequel vous devez cocher la case Géré en stock.

 

 

Pour valider ce paramétrage il faut enregistrer cette modification en cliquant sur le bouton Enregistrer.

 

 

Comment gérer le stock d'un article ?

 

Pour créer un Bon d’entrée, passez par le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Stock / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectionnez Bons d’entrée.

 

 

 

 

La liste des Documents de stock s’affiche sur l'onglet Bons d'entrée. Cliquez dans la barre d’outils en haut sur le bouton , puis sélectionnez Bons d’entrée.

 

 

 

 

Le masque de saisie du nouveau Bon d’entrée s’ouvre.

 

 

 

 

Vous devez renseigner celui-ci en y indiquant :

• le champ Série : ce champ est saisissable manuellement,
• le champ Numéro dans le cas où vous n'avez pas coché Utiliser le compteur lors du paramétrage de la numérotation (menu Paramètres > Société > Numérotation),
• le champ Date,
• le champ Projet : ce champ permet d'attacher le document à un projet,
• le champ Valeur de l’article (cette valeur permet de définir la valeur de l'article (prix de revient ou PUMP) reprise sur les lignes du bon d’entrée),
• le champ Dépôt : Indiquez le dépôt de stockage de l'entrée ou de la sortie du stock,
• le champ Affaire : ce champ permet d'attacher le document à une Affaire,
• le champ Devis d'étude : ce champ permet d'attacher le document à un devis d'étude,
• la colonne Code article.

Cet article peut être déjà existant et dans ce cas vous pouvez le sélectionner via une liste déroulante. Sinon, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton .

Cliquez ensuite sur le bouton  pour valider la création du bon d’entrée.

 

A l'enregistrement de la fiche Bon d’entrée, le stock des articles est incrémenté, c’est-à-dire que le stock de chaque article augmente de la quantité saisie dans le bon d’entrée.

Le PUMP (Prix Unitaire Moyen Pondéré) est recalculé et les informations de l’onglet Stock de la fiche article sont mises à jour.

 

Réceptionner une commande fournisseur (Bon de réception)

 

Pour réceptionner une Commande Fournisseur, dans le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran), cliquez sur Achats. Dans la liste au-dessus, sélectionnez Commandes.

 

 

 

La liste des documents d’achat s’affiche sur l’onglet Commandes. Cochez la commande que vous souhaitez réceptionner, puis faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez Réceptionner.

 

 

 

La fenêtre de réception s’ouvre. Vous devez sélectionner les articles que vous souhaitez réceptionner puis cliquez sur le bouton  pour valider la réception des articles.

 

 

 

 

A l'enregistrement, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la réception des articles.

 

 

 

 

Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.

 

Réaliser un Bon de retour et/ou un Avoir fournisseur

 

Pour réaliser un bon de retour et/ou avoir fournisseur, passez par le menu de navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Achats. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Bons de retour ou Avoirs.

 

 

 

 

• Si vous sélectionnez Bons de retour, la fenêtre "Liste des documents d’achat" s’ouvre sur l’onglet bons de retour. Cliquez alors sur le bouton  et sélectionnez Bons de retour.

 

 

 

Le nouveau bon de retour s’ouvre. 

 

• Si vous sélectionnez Avoirs, la fenêtre "Liste des documents d’achat" s’ouvre sur l’onglet "Avoirs".

Cliquez alors sur le bouton  et sélectionnez Avoirs.

 

 

 

Le nouvel avoir s’ouvre. 

 

Réaliser un réapprovisionnement

 

Pour réaliser un Réapprovisionnement, passez par le menu de navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Opérations. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Réappro.Fournisseur dans le répertoire Documents d'achat.

 

 

 

La création d’un réapprovisionnement se fait par le biais d'un assistant.

Celui-ci vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de type Bien.

Laissez-vous guider par l’assistant de réapprovisionnement.

 

 

 

Cliquez sur le bouton 

 

Choisissez les articles à réapprovisionner :

 

 

 

• Source de réapprovisionnement : permet de sélectionner l’élément à prendre en compte pour le réapprovisionnement. Vous avez le choix entre Stock, Devis ou Commandes Clients.

 

• Dépôt : le réapprovisionnement peut s’effectuer sur un ou plusieurs dépôt/s à la fois.

 

• Articles : sélectionnez l’intervalle d’article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.

 

• Articles gammes : sélectionnez l’intervalle d’article gamme pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.

 

• Familles articles : sélectionnez l’intervalle de famille d’article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.

 

• Sous-familles articles : sélectionnez l’intervalle de la sous-famille d’article pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.

 

• Fournisseurs : sélectionnez l’intervalle de fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.

 

• Famille Fournisseurs : sélectionnez l’intervalle de Famille fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.

 

• Sous-famille Fournisseur : sélectionnez l’intervalle de la sous-famille fournisseurs pour lequel vous souhaitez réaliser le réapprovisionnement.

 

• Autres : les options de cette partie permettent d’affiner la sélection d’articles pour le réapprovisionnement

Inclure les articles en sommeil

Inclure les articles non facturables en ventes

Autoriser la commande des nomenclatures

 

Cliquez sur le bouton 

Choisissez les traitements à réaliser :

 

 

 

• Série du document : si vous gérez les séries du document, vous pouvez renseigner, le numéro de série.

 

• Stock de référence : le stock de référence est le stock à prendre en compte pour le calcul de la quantité à réapprovisionner. Ces paramètres diffèrent en fonction de la source de réapprovisionnement :

1. Virtuel : le stock de référence est le stock virtuel de la fiche article,
2. Réel : le stock de référence est le stock réel de la fiche article,
3. Virtuel personnalisé : le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.

 Le stock virtuel personnalisé représente le détail des quantités à associer au stock réel.

 

• Quantité à atteindre : les quantités sur les commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix de la quantité à atteindre :

1. Stock minimum,
2. Stock maximum,
3. Consommation sur la période définie.

• Date limite : le réapprovisionnement permet de tenir compte des dates limites dépassées pour déterminer le stock de référence à l'aide des cases à cocher :

  • déduire les quantités dont la date limite de consommation est dépassée,

  • déduire les quantités dont la date limite d’utilisation optimale est dépassée,

  • tenir compte du délai de sortie du stock des dates limites.

 

• Paramètres des commandes fournisseurs : ces commandes fournisseurs seront générées en fonction du choix effectué

1. Compléter une commande fournisseur existante.
2. Fermer les commandes au réapprovisionnement.
3. Fermer les commandes au réapprovisionnement contremarque.
4. Tenir compte des minimums de commande.
5. Tenir compte des multiples de commande.

 

• Afficher le détail des articles à réapprovisionner : cette option permet d’afficher sur une page de l’assistant la liste des articles concernés par les réapprovisionnements.

 

• Ouvrir les documents générés : cette option est limitée au 10 premiers documents.

 

Cliquez sur le bouton  puis sur le bouton 

 

 

Créer un bon de sortie

 

Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités :

 

• Pour créer un Bon de Sortie, passez par le menu de navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Stocks/ Articles. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Tous.

 

 

 

• La liste des Documents de stock s’affiche sur l'onglet Bons de sortie. Cliquez dans la barre d’outils sur le bouton , puis sélectionnez Bons de Sortie.

 

 

 

 

• Le masque de saisie du nouveau Bon de sortie s'ouvre.

Vous devez renseigner celui-ci en y indiquant le numéro dans le cas où vous n'avez pas coché Utiliser le compteur lors du paramétrage de la numérotation (menu Paramètres > Société > Numérotation), la date et le code article.

 

Cet article peut être déjà existant et dans ce cas vous pouvez le sélectionner via une liste déroulante. Sinon, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton 

 

 

 

Cliquez ensuite sur le bouton  pour valider la création du bon de sortie.

 

A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est décrémenté, c'est à dire que le stock de chaque article diminue de la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.

 

Livrer une commande ou réaliser une facture de vente 

 

Pour livrer une Commande, passez par le menu de navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Commandes.

 

 

 

La liste des commandes s'affiche sur l'onglet Commandes. Cochez la commande que vous souhaitez livrer, faites un clic droit sur la ligne et sélectionnez Livrer.

 

 

 

La fenêtre de "Livraison" s'ouvre. Cochez la commande à livrer et/ou sélectionner les articles que vous souhaitez livrer puis cliquez sur le bouton  pour enregistrer la livraison.

 

 

 

A l'enregistrement, un message s'affiche, il permet de confirmer la livraison de la commande ou des articles précédemment sélectionnés.

 

 

 

Les mouvements de stocks sont mis à jour.

 

Pour réaliser une Facture de vente, dans le menu de navigation (en bas à gauche de votre écran), cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Factures.

 

 

 

La fenêtre Liste des documents s'ouvre sur l'onglet Factures. Cliquez sur le bouton  et sélectionnez Factures.

 

 

 

Une nouvelle facture s'ouvre. Pour de plus amples informations sur la saisie d'une facture de vente, reportez-vous à l'article La facture de vente

 

 

Réaliser un bon de retour et/ou un avoir client

 

Pour réaliser un Bon de retour et/ou un Avoir Client, passez par le menu de navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectionnez Bons de retour ou Avoirs.

 

 

 

• Si vous sélectionnez Bons de retour, la fenêtre "Liste des documents de vente" s’ouvre sur l’onglet "Bons de retour". Cliquez alors sur le bouton  et sélectionnez Bons de retour.

 

 

 

Le Nouveau bon de retour s’ouvre. 

 

• Si vous sélectionnez Avoirs, la fenêtre Liste des documents de vente s’ouvre sur l’onglet Avoirs. Cliquez alors sur le bouton et sélectionnez Avoirs.

 

 

 

Le Nouvel Avoir s’ouvre.

 

Comment visualiser le stock d'un article ?

 

La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir de :

 

• la liste des articles :
  Passez par le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Stocks / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectionnez Articles dans le répertoire Articles.
  La liste des articles s'affiche.
  Deux colonnes Stock virtuel et Stock réel permettent de suivre le stock pour tous les articles de type Bien.

 

• la fiche article / onglet Stock :
  Double-cliquez sur une ligne article dans la liste des articles pour afficher une fiche Article. Sélectionnez l'onglet Stock - uniquement disponible pour les articles de type Bien – pour accéder aux informations de stock.

 

• mouvements de stock :
  Passez par le menu de Navigation (en bas à gauche de votre écran) et cliquez sur Stocks / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectionnez Mouvements de stock dans le répertoire Documents de stock.
  La liste des mouvements de stock de tous les articles s'affiche.
  Il est possible de n'afficher que les mouvements correspondants à une Période, un Type de document ou un ensemble défini d'Articles, famille d’articles, sous-famille d’articles.

 

A chaque sélection d'un article par le biais d'une liste déroulante, vous avez également accès aux colonnes Stock virtuel et Stock réel si la vue est de type Défaut (Système).