La validation des factures dans EBP Gestion Commerciale Open Line™ Édition Maroc

 Temps de lecture : 2 min 10 s

Pour commencer

Les documents comptables tels que les Factures, Avoirs, Factures d'acompte et Avoirs d'acompte (Vente) doivent être validés avant d'être remis aux clients.

Auparavant, il était possible de les Dévalider après Validation et après leur transfert en comptabilité. Cela n'est plus possible actuellement. Une pièce comptable validée ne peut donc plus être modifiée en cas d'erreur.

La gestion de la validation des factures peut se faire de deux manières différentes :

• Rédaction directe avec numérotation définitive
• Documents en cours de rédaction avec numérotation temporaire jusqu'à validation

La sélection de la méthode choisie se fait depuis le menu Paramètres > Société > Documents de vente > Validation :

Par défaut, ce mode de gestion est : Rédaction directe avec numérotation définitive.

Option Rédaction directe avec numérotation définitive

• Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture, celle-ci prend directement un numéro définitif (en suivant la numérotation des Paramètres > Société > Numérotation). Après son enregistrement, la facture ne peut pas être supprimée (car elle a un numéro définitif).
• Il est cependant possible de la modifier lorsque son état est En cours de rédaction (non validée).
• À l'impression d'une facture dont l'état est En cours de rédaction cette mention apparaît en filigrane.
• Pour annuler une facture ayant un numéro définitif, un avoir doit être fait obligatoirement (la facture n'est pas supprimable)

• Une option disponible dans les menus Paramètres > Société > Documents de vente > Validation permet de créer des documents post datés avec une numérotation temporaire :

• Cette option permet d'anticiper la facturation en réalisant par exemple les factures de la fin du mois tout en pouvant réaliser des factures à la date du jour.

Les factures postdatées ont ainsi un numéro temporaire et doivent être validées à la date indiquée dans le document.

Remarque : si cette option n'est pas activée et que vous établissez une facture avec une date post-datée (date supérieure à la date système de votre ordinateur) le message d'avertissement suivant apparaîtra à l'écran pour vous le signaler :

Dans cet exemple, nous sommes le 09/03/2022 et je modifie volontairement la date du document au 13/03/2022.

Option : Documents en cours de rédaction avec numérotation temporaire jusqu'à validation

• Lors de l'enregistrement d'une nouvelle facture, celle-ci prend un numéro dit Temporaire commençant par TMP. Il n'existe pas de numérotation à définir dans les Paramètres > Société > Numérotation. Cette numérotation comme son nom l'indique est temporaire et disparaît après validation des factures.
• Après son enregistrement, la facture peut toujours être supprimée (car elle n'a pas un numéro définitif) sous réserve qu'elle ne soit pas validée.
• Une facture avec un numéro temporaire est automatiquement en état "En cours de rédaction". Elle aura le même filigrane "En cours de rédaction" à l'impression (vu page précédente).
  
  

Chronologie des documents

L'utilisation de la numérotation temporaire impose une continuité chronologique et continue sur la numérotation. Ainsi, il est possible qu'à la validation d'une facture temporaire, la date de la facture soit modifiée (avec l'accord de l'utilisateur) et prenne une date plus récente que celle mentionnée dans la facture temporaire.