El asiento predefinido en EBP Contabilidad Nueva Generación (V21 y >)

Antes de comenzar

 

El asiento predefinido permite introducir rápidamente, y con un mínimo de conocimientos sobre contabilidad, todo tipo de asientos.

 

El asiento predefinido está regido por diferentes principios. Este modo de introducción requiere la creación, en primer lugar, de lo que llamamos un modelo predefinido.

Una vez creado el (o los) modelo(s), puede comenzar a introducir los datos de su asiento predefinido.

Los modelos predefinidos creados por defecto responden a las necesidades más comunes y pueden modificarse.

 

Crear un modelo predefinido

 

Crear un modelo predefinido a partir de un asiento

 

En el modo de introducción por diario es posible crear un modelo predefinido a partir de un asiento existente.

Para ello, en la ventana de introducción, haga clic en Más acciones y, a continuación, en Crear un modelo predefinido a partir de este asiento.

 

Crear un nuevo modelo predefinido

 

Para crear un modelo predefinido, a partir del icono , haga clic en Otros datos > Diario > Modelos predefinidos :

 

 

En la lista de modelos predefinidos, haga clic en :

 

 

Se abrirá una nueva ventana en el nuevo modelo predefinido. Introduzca los siguientes datos :

 

 

• El Nombre. Este le permitirá encontrar fácilmente el modelo en la lista.
• El Tipo de diario. Seleccione el tipo de diario mediante la pestaña desplegable.
• El Día. Este dato es facultativo. Puede introducir una fecha en caso de que el asiento deba ser generado en un día fijo cada mes.
• El Código diario. Este dato es facultativo. Puede introducir el código diario en caso de que el asiento deba ser generado siempre en el mismo diario.

 

Haga clic en para introducir las líneas del modelo :

 

 

• Columna Cuenta general : indique la cuenta contable que desea utilizar en el modelo. Si lo desea, puede utilizar una cuenta de tipo raíz y completar la cuenta al introducir los datos en el modelo.
• Columna : Descripción. Si no indica nada en este campo, se utilizarán las reglas del diario en el momento de la introducción. Puede indicar una descripción fija o utilizar fórmulas para realizar una descripción en parte fija y en parte automática.

 

 

Es bueno saber que
Para crear una fórmula que le permita realizar una descripción en parte fija y en parte automática, haga clic en .

 

Ejemplo

 

Si desea tener la descripción "factura n.° 0001 del 01/01/2020".

 

• Coloque el cursor después de "del" y, en la lista de las fórmulas, seleccione Fecha y haga clic en Añadir.

Así, obtendrá la siguiente descripción: Factura n.° <Do> del <Fe>. Los elementos "Do" y "Fe" se reemplazarán automáticamente por los valores correspondientes en el momento de la introducción de los datos.

 

• Columnas Debe / Haber.

En estos campos, es posible contar con varios tipos de datos:

• Un valor: introduzca directamente el valor en caso de que este sea conocido (valor fijo).
• Debe seleccionar una fórmula predefinida en el menú desplegable: IVA a partir de la BI, IVA a partir del PVP o Saldo.
• IVA a partir de la BI: si el importe de la línea anterior es una BI, esta fórmula le permite calcular el importe de IVA en una línea que utilice una cuenta de IVA (de raíz 4456 o 44571).
• IVA a partir del PVP: si el importe de la línea anterior es un PVP, esta fórmula le permite calcular el importe de IVA en una línea que utilice una cuenta de IVA (de raíz 4456 o 44571).
• Saldo: permite calcular el saldo del asiento.
• Una fórmula matemática también es posible siempre y cuando se respete la siguiente sintaxis: Lx (donde la "x" deberá ser reemplazada por el número de la línea correspondiente), los operadores matemáticos aceptados son: / * + -. Ejemplo: L1*0,01.

 

 

Impedir que algunos campos puedan ser modificados

 

Es bueno saber que
Le recomendamos impedir que algunos campos puedan ser modificados.

 

De hecho, los campos completamente automatizados no deben poder ser editados para poder ganar tiempo a la hora de introducir los datos.

 

Ejemplo

 

Si los campos Debe y Haber están vacíos, puede impedir que uno u otro puedan ser editados para evitar los errores de introducción en el asiento predefinido.

Por lo tanto, un usuario "Responsable" podrá configurar el campo Debe de una línea de asiento de manera que este no pueda ser modificado para que la persona encargada de introducir los datos solo pueda modificar el campo Haber de esta misma línea del asiento.

Asimismo, le recomendamos configurar todos los campos que contengan una fórmula de manera que estos no puedan ser modificados para evitar el riesgo de que estas sean reemplazadas a la hora de introducir los datos en el asiento predefinido.

 

Para configurar uno o más campos de forma que estos no puedan ser modificados, seleccione los campos correspondientes de la plantilla del modelo predefinido y haga clic en . El (o los) campo(s) seleccionado(s) deben aparecer en color gris.

 

Para poder volver a modificar los campos, haga nuevamente clic en :

 

 

En nuestro ejemplo, el campo Haber de la primera línea no puede ser modificado.

 

Coherencia del modelo

 

Puede comprobar la coherencia del modelo que acaba de crear. Esta acción le permite controlar el modelo y visualizar los posibles errores de configuración.

Para ello, haga clic en el botón . Se abrirá una ventana de información en la que se indicarán las posibles incoherencias que se hayan encontrado. Corríjalas.

Para guardar su nuevo modelo predefinido, haga clic en Guardar y cerrar (o en Guardar y nuevo para crear un nuevo modelo predefinido).

 

 

 

Utilizar un modelo predefinido

 

El asiento predefinido puede ser utilizado de inmediato gracias a los modelos predefinidos creados por defecto.

Estos modelos determinan el esquema del asiento y las reglas de automatización de la introducción de datos.

Para realizar un asiento predefinido, haga clic en Diario y, luego, en Asiento predefinido :

 

 

En el encabezado, introduzca los siguientes datos:

• El Modelo, haciendo clic en el icono que le permite acceder a la lista de modelos disponibles.
• El Diario en caso de que no haya ningún diario configurado en el modelo seleccionado, haga clic en el icono que le permite acceder a lista de diarios disponibles.
• La Fecha, este campo se completa de forma automática con la fecha del día en caso de que no haya ningún día configurado en el modelo seleccionado. No obstante, puede modificarlo.

 

En las líneas se indican los siguientes datos: 

• El Asiento, que se completa de forma automática en caso de que el diario esté configurado en numeración automática. Pero este campo puede modificarse si se lo ha definido como "editable" en el modelo.
• El Documento, una vez introducido en la primera línea, se repetirá de forma automática en todas las líneas siguientes en caso de que el diario esté configurado para recuperar el número de documento.
• La Cuenta general, que se debe completar en caso de que el campo sea editable y si la cuenta propuesta por defecto es de tipo raíz.
• La Descripción, que se completa de forma automática en función de la configuración del diario o de la configuración establecida en el modelo.
• El Debe/Haber, los importes deben introducirse o, de lo contrario, se calculan automáticamente en función de la configuración del modelo.
• La Fecha del vencimiento puede indicarse en las líneas de la cuenta de terceros y para las operaciones de facturación.

 

Una vez que ha terminado de introducir toda esta información, haga clic en Guardar y cerrar.