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La lista de documentos
La lista de documentos de venta, accesible a partir del menú Procesos > Documentos de venta, tiene las mismas propiedades, opciones de búsqueda, selección y filtros que las otras listas, y dispone de funcionalidades adicionales.
La búsqueda avanzada le permite encontrar los documentos de venta realizados para un cliente o un representante, durante un período o en una fecha precisa.
Puede transferir sus documentos con los botones adicionales (Duplicar, Transferir, Expedir, Agrupación y Avance).
La búsqueda avanzada
Introduzca los criterios que desea y pulse el botón Buscar para actualizar el contenido de la lista de documentos.
Duplicación
Especifique el nombre del cliente para el que realiza un nuevo documento y la fecha del documento. Todos los documentos pueden ser duplicados. De esta manera, puede crear presupuestos-tipo.
Creación, transferencia y agrupación de documentos
Puede crear presupuestos, albaranes, pedidos, órdenes de devolución, facturas y facturas rectificativas. Puede crear estos documentos directamente o a partir de una transferencia.
Observación: los documentos creados por transferencia incluyen un comentario al comienzo del cuerpo, en el que se indica el tipo y el número del documento del que provienen.
Puede transferir un presupuesto en un pedido, albarán o factura.
El albarán es un documento que sólo recoge los elementos de tipo material, mano de obra, maquinaria y diversos.
El pedido cliente se presenta como el presupuesto. A partir del pedido cliente, puede realizar entregas parciales (botón EXPEDIR) y generar uno o varios albaranes de entrega. El pedido puede ser transferido en factura : se facturará la mano de obra y podrá elegir si desea facturar o no las cantidades no entregadas.
El albarán de entrega podrá ser transferido en orden de devolución, factura rectificativa o factura. Si tiene más de un albarán para un cliente, puede agruparlos en una única factura, gracias al botón de Agrupación. La factura, por su parte, podrá ser transferida en factura rectificativa.
Es posible agrupar en una misma factura albaranes con diferentes tipos de IVA (máximo 5 tipos diferentes).
El albarán de entrega podrá ser transferido en orden de devolución, en factura rectificativa o en factura. Si tiene más de un albarán para un cliente, podrá agruparlos en una única factura, con el botón de Agrupación. La factura, por su parte, podrá ser transferida en factura rectificativa
Observación: los documentos que fueron transferidos se conservan. Puede consultarlos, imprimirlos y duplicarlos.
Realización de un presupuesto
Para crear un nuevo presupuesto, puede pulsar el botón Crear en la lista de documentos o utilice los botones de la barra de accesos directos o de la barra de navegación.
Presentación
El presupuesto se abrirá, por defecto, en la pestaña líneas. En el encabezado del documento, puede seleccionar el código cliente, la fecha y el estado del presupuesto.
Puede acceder a la información general del documento a partir de dos pestañas:
La pestaña Generales, donde puede consultar y modificar las direcciones de facturación y expedición del cliente. La pestaña Complemento, en la que puede:
- Escribir un comentario interno y una descripción de los trabajos, que se imprimirá en el encabezado del documento para el cliente.
- Seleccionar el almacén de stock, el tipo de IVA por defecto y el representante.
- Elegir si los albaranes de entrega o facturas que se generarán a partir de este documento disminuirán el stock.
Si desea imprimir el presupuesto con un modelo específico de impresión y/o diferente de los demás presupuestos, selecciónelo en la zona modelo de impresión.
La introducción de datos del presupuesto
Se realiza en la pestaña Líneas. El presupuesto se compone de:
Una tabla de entrada libre, en la que puede modificar la configuración de las columnas.
Una barra de herramientas con la que puede organizar su presupuesto, insertando los tramos o "secciones" en sus presupuestos… (introducción de Capítulos y Sub-Capítulos de Obra).
Botones resumidos…(eliminar, cortar, copiar, mostrar/ocultar partidas, línea, nuevo elemento, etc).
Un menú contextual, al que puede acceder pulsando el botón derecho del ratón.
La introducción de datos
Para insertar un elemento, colóquese en la columna Código elemento y pulse el icono o la tecla [F4]. Elija uno de los elementos de la lista de su base de precios (interna u otra), pulsando el botón correspondiente a la base deseada.
Si quiere seleccionar varios elementos no consecutivos de la lista, utilice la tecla [Ctrl] del teclado y el botón izquierdo del ratón.
Para seleccionar varios elementos consecutivos de la lista, pulse las teclas [Shift] + [Flecha baja] del teclado.
Para insertar un elemento no registrado, introduzca directamente el precio y la descripción en la columna descripción. También puede precisar el tipo de elemento que desea insertar utilizando los iconos de la barra de herramientas (nueva partida, nuevo material, nueva mano de obra, etc.) o el menú contextual.
Para insertar un texto, escríbalo directamente en la columna descripción. El tamaño del texto no es limitado.
Los cálculos
Cada elemento, partida, sub-capítulo y capítulo puede ser multiplicada por una cantidad, y recibir un descuento:
Las cantidades pueden calcularse con las mediciones. Vaya a la pestaña medición. Todos los elementos se presentan como en el presupuesto y puede vincular una medición a todos los elementos que desee. El funcionamiento es idéntico a la pestaña Medición en las fichas de elementos.
Los descuentos aplicados a un elemento se suman a las otorgadas a la partida, a la serie y en el tramo de nivel superior. Para encontrar fácilmente cómo se calculan los importes de cada uno de los elementos, seleccione la línea deseada, pulse el botón Detalle y marque la casilla Ver todos los valores.
Observación:
La columna CANTIDAD expresa una cantidad UNITARIA. Si una partida tiene una cantidad x (superior a 1), las cantidades de sus componentes, que se indican en la columna Cantidad, siempre serán iguales a 1 partida. Sin embargo, puede ver la columna CANTIDAD REAL para conocer exactamente la cantidad necesaria de los componentes necesarios para la realización de x partidas.
Además, los importes netos sin IVA calculados pueden modificarse y redondearse, en caso necesario.
Los resúmenes
El botón IVA detalla los importes totales sin IVA, con IVA y total IVA incluido por tipo ; y el botón Resumen permite obtener los importes totales de los desembolsados, precio de coste y precio de venta por tipo de elemento, así como el total de las horas previstas y su distribución (tiempo de mano de obra y tiempo de instalación..).
Variantes
Permite ver todos los vínculos entre los presupuestos ajustados entre sí, de forma que podamos conocer la evolución de ese mismo documento.
El pie des presupuesto
La pestaña pie representa la parte de la totalización de su documento.
La parte izquierda le resume el total desembolsado, los % Gastos Generales, precio de coste y % beneficio, así como la información de peso y volumen total.
En la parte derecha puede ver el precio de venta sin IVA, el IVA total y el importe total con IVA ; además, aquí puede introducir las siguientes zonas:
Actualización
Permite aprovechar un descuento (con el signo - ante el importe o el %) o una bonificación en cantidad o porcentaje, que será automáticamente desglosada en todas las líneas del documento, salvo en las líneas no incluidas y las líneas en precio de venta fijo.
Recargos adicionales
Haga clic en el icono para aprovechar de 1 a 4 recargos adicionales. Usted puede aprovechar en importe o porcentaje (la zona a la vista se muestra en negrita). Si usted tiene varios recargos adicionales, puede hacer un cálculo en cascada, siendo calculado el Total del recargo según el resultado del sumatorio de los recargos que le preceden.
Realización de una facura
Para crear una nueva factura, puede pulsar el botón Añadir en la lista de documentos o utilizar los botones de la barra de atajos o de la barra de aplicación. La factura puede ser también creada por transferencia de presupuestos, pedidos o albarán de entrega.
La factura está compuesta de la misma manera que el presupuesto, con tres partes esenciales : el encabezamiento, el cuerpo y el pie de factura.
El encabezado y el cuerpo de la factura
Como en un presupuesto, usted tiene acceso a dos pestañas para el encabezado: Generales y Complemento. Estas dos pestañas son las mismas que los del presupuesto, aparte de una zona adicional, para modificar eventualmente el tipo de preparación de la factura : la zona avance cuantitativo está activada o desactivado por defecto, en función de lo que usted ha elegido en el menú Herramientas.
Opciones
La introducción del cuerpo de la factura es idéntica a la del presupuesto. Las columnas adicionales pueden aparecer (en función de configuración de columna elegido) para la incautación de la marcha.
El pie de la factura
En la factura, usted tiene dos pestañas de totalización de la factura. Las pestañas de pie, para la factura global (Idéntico al presupuesto) y la pestaña avance, donde aplicar un porcentaje de Avance global a todas las líneas del documento.
Recargos adicionales
Como en los presupuestos, haga clic en el icono para aprovechar de 1 a 4 recargos adicionales (gastos de obra, gastos varios, gastos de envío, etc).
Tenemos la opción de Incluir la Retención de Garantía en cada uno de los recargos o descuentos a aplicar, como también la posibilidad de aplicar estos recargos solo en el documento en creación, siendo excluidas de la siguientes facturas de avance por emitir.
La pestaña vencimientos
La pestaña vencimientos está disponible para los documentos de venta de tipo factura o factura rectificativa. El importe a repartir y el resto a repartir (cantidad a repartir menos las líneas de vencimientos) aparecerán en la parte derecha.
Seleccione la forma de pago de su cliente. Esta le aparecerá automáticamente, si la ha configurado por defecto en la ficha de cliente, pero puede modificarla si necesario. Introduzca el % de retención de garantía si necesario. La línea de vencimiento para la retención se calculará automáticamente. El vencimiento saldrá a la fecha del documento + 1 año y el importe, igual al importe total del documento * % de retención.
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