Configuración para generación del fichero SEPA en EBP Obras y reformas

 Tiempo de lectura: 8 min 30 s

 

SEPA (Single Euro Payments Area / Zona Única de Pagos en Euros) es la zona en la que ciudadanos, empresas y otros agentes económicos pueden hacer y recibir pagos en euros, con las mismas condiciones básicas, derechos y obligaciones, y ello con independencia de su ubicación y de que esos pagos impliquen o no procesos transfronterizos.

 

1 - Links de información general

 

Para obtener más información sobre la SEPA, preguntas frecuentes, ayuda o la configuración del propio formato SEPA, le adjuntamos una serie de links. 

 

• Información sobre SEPA (Web EBP): https://es.ebp.com/que-es-sepa.aspx  

• Web del Banco de España sobre SEPA: https://www.datecuenta.es/  

• Web información general SEPA (incluye herramientas de conversión): https://www.sepaesp.es/sepa/es/

• Información ampliada SEPA: https://www.sepaesp.es/sepa/es/secciones/sobre-sepa/Sobre_SEPA.html

• Folleto informativo SEPA del Banco de España Archivo PDF: https://www.sepaesp.es/f/websepa/secciones/Sobre/12-folleto_SEPA.pdf 

• SEPA folleto del Banco Central Europeo (e-brochure): https://www.ecb.europa.eu/paym/sepa/pdf/SEPA_e-brochure_2013.pdf

• Otra documentación relevante sobre SEPA: https://www.sepaesp.es/sepa/es/secciones/sobre-sepa/contenidos_docum/Documentacion_r_fa709b14c174e31.html

 

Dependiendo de la versión de la aplicación EBP Obras y Reformas 2014, tenemos diferentes niveles de funcionalidad relacionada con SEPA:

 

• En la versión PRO 2014: es posible generar ficheros en formato SEPA para realizar los pagos y domiciliaciones.

 

• En la versión Estándar 2014, es posible introducir la  información necesaria y crear remesas y transferencias SEPA, pero no es posible generar el fichero para enviar al banco.

 

• En la versión Básica 2014 no es posible introducir esta información. 

 

Para poder generar estos ficheros sin errores, es necesario realizar una serie de ajustes en diversos apartados de la aplicación. Por un lado, se realizarán ajustes en apartados generales o comunes (bancos…) y, por otro lado, ajustes más específicos al realizar el propio pago o cobro.

 

En estas versiones es posible seguir generando la remesa en formato CSB como hasta ahora y también en formato SEPA (.xml) (sólo en las versión PRO).

En caso de necesitar una remesa en formato CSB a partir de otra en formato SEPA, pueden convertir el fichero SEPA (.xml) al formato CSB mediante la aplicación que pueden descargarse desde el siguiente link : https://descarga.ebp.es/componentes/CSB/SEPA2CSB.zip

 

2 - Configuración de formas de pago

 

Para empezar a trabajar debemos comprobar si tenemos creadas las formas de pago necesarias:

 

• Transferencia SEPA: utilizada para los pagos a proveedores.
• Remesa SEPA: utilizada para las domiciliaciones de pago de clientes.

Desde el menú Datos\Diversos\Formas de Pago accedemos a un listado con todas las formas de pago existentes. Desde ahí podemos crear nuevas con el botón Crear. 

 

En la pantalla que aparece rellenaremos los datos eligiendo el medio de pago adecuado: 

 

• Transferencia SEPA (la descripción de la forma de pago puede ser distinta, como ‘Transferencia Bancaria’, lo importante es asociar el medio de pago ‘Transferencia SEPA’):

 

 

• Remesa SEPA (la descripción de la forma de pago puede ser distinta, como ‘Remesa Bancaria’, lo importante es asociar el medio de pago ‘Remesa SEPA’):

 

 

De esta forma ya tenemos disponibles las formas de pago que necesitaremos:

 

 

3 - Configuración bancaria de la empresa

 

Será necesario configurar el banco^[1] vinculado a la sociedad (Datos\Diversos\Bancos) que utilizaremos para las transferencias y/o remesas SEPA de forma correcta. Tendremos que incluir algunos datos en la pestaña de Contabilidad / CC Bancaria (o Contabilidad / CCC) rellenando los siguientes campos:

 

^[1] Pueden configurarse en todos los bancos dados de alta en la empresa que sea necesario.

 

• Para Transferencias SEPA:

- CCC/BBAN: código de cuenta corriente.

- IBAN (International Bank Account Number ): sirve para identificar a nivel internacional una cuenta bancaria y es facilitado por el banco.

- BIC (Bank Identifier Code).

- SWIFT: sirve para identificar al banco beneficiario de una transferencia (o banco destino) y es facilitado por el banco.

- Identificador de acreedor SEPA (ICS): cada acreedor será identificado con un "identificador" de acreedor en el ámbito de SEPA. Este será el dato que aparecerá en el fichero como identificador del iniciador de las transferencias SEPA.

 

• Para Remesas SEPA:

- CCC/BBAN: código de cuenta corriente.

- IBAN (International Bank Account Number) : sirve para identificar a nivel internacional una cuenta bancaria y es facilitado por el banco.

- BIC (Bank Identifier Code).

- SWIFT: sirve para identificar al banco beneficiario de una transferencia (o banco destino) y es facilitado por el banco.

- Identificador de acreedor SEPA (ICS): cada acreedor será identificado con un "identificador" de acreedor en el ámbito de SEPA. Dicho identificador permite al deudor y a su entidad filtrar cada adeudo directo y procesarlo, o en su caso, rechazarlo de acuerdo con las instrucciones del deudor.

Los acreedores tendrán que facilitar dicho identificador a su entidad, que se tendrá en cuenta a la hora de realizar la emisión del adeudo. Este será el dato que aparecerá en el fichero como identificator del presentador de las remesas SEPA.

 

 

Configuración de datos bancarios: utilizado para las transferencias SEPA y las remesas SEPA.

 

4 - Configuración bancaria para terceros

 

4.1 - Proveedor / Subcontratista^[1]

 

En la ficha del proveedor o del subcontratista (Datos\Proveedores/Subcontratistas), en la pestaña de Gestión, se incluirá para el banco que utilicemos con SEPA, los datos de CCC, IVAN y BIC (para transferencias SEPA).

Si además ha rellenado en la parte superior de esta pantalla la forma de pago como Transferencia SEPA, este dato aparecerá en las nuevas facturas del proveedor o subcontratista.

 

 

^[1] La introducción de subcontratistas y las opciones asociadas, sólo está disponible en la versión Obras y Reformas PRO 2014

 

4.2 - Cliente

 

En la ficha del cliente (Datos\Clientes/Clientes Potenciales), en la pestaña de Gestión (sólo para clientes, no para clientes potenciales), se incluirá para el banco que utilicemos con SEPA, los datos de CCC, IVAN y BIC.

Los datos asociados a la remesa SEPA (Referencia única de mandato SEPA, Fecha de firma del mandato SEPA y Secuencia de presentación SEPA) podrán también incluirse en esta ficha del banco del cliente.

Si además han rellenado en la parte superior de esta pantalla la forma de pago como Remesa SEPA, este dato aparecerá en las nuevas facturas de este cliente.

 

 

 

Referencia única del mandato SEPA, Fecha de la firma del mandato SEPA y Secuencia de presentación SEPA se utilizan únicamente para las remesas SEPA.

 

5 - Configuración de facturas con el medio de pago sepa

 

5.1 - Factura de proveedor / subcontratista

 

Configuración de una factura proveedor/subcontratista (para generar una transferencia SEPA).

Esta opción sólo está disponible en el software EBP Obras y Reformas PRO 2014^[1].  Dentro de la factura, en la pestaña de Vencimientos podemos ver la forma de pago que viene del proveedor / subcontratista.

En los vencimientos de la factura, el tipo de pago debe ser Transferencia SEPA.

 

 

^[1] El software EBP Obras y Reformas Básica 2014 y Estándar 2014 no gestionan facturas de compra.

 

5.2 - Factura de cliente

 

Configuración de una factura cliente (para generar una remesa SEPA). Dentro de la factura, en la pestaña Vencimientos podemos ver la forma de pago que viene del cliente.

Debemos seleccionar el Banco del cliente y la forma de pago Remesa SEPA para que aparezcan rellenos los datos asociados a la remesa SEPA, si ya los introdujeron en la ficha del cliente.

En caso contrario, deberá seleccionar esta forma de pago y rellenar en esta pantalla estos tres datos (Referencia única del mandato SEPA, Fecha de la firma del mandato SEPA y Secuencia de presentación SEPA).

Debe comprobar que la secuencia es válida para este documento.

 

 

Si no hemos rellenado en el cliente los datos necesarios para la remesa (Referencia única del mandato SEPA, Fecha de la firma del mandato SEPA y Secuencia de presentación SEPA), tenemos dos posibilidades para rellenarlos :

 

6 - Configuración de los documentos de pago y cobro

 

6.1 - Pagos a proveedores / subcontratistas

 

Esta opción sólo está disponible en el software EBP Obras y Reformas PRO 2014^[1]. 

Al generar el pago al proveedor (Procesos/Proveedores/Pagos) o subcontratista (Procesos / Subcontratistas / Pagos subcontratistas), dentro del mismo debemos introducir la Referencia.

También puede crearlo desde el vencimiento (Procesos / Proveedores / Vencimientos) o (Procesos / Subcontratistas / Vencimientos subcontratistas) y con el botón derecho elegir Nuevo pago.

Para localizar los vencimientos existentes con el medio de pago SEPA, debe elegir ‘Transferencia SEPA’ en el campo Pagado con.

Debe rellenar obligatoriamente la Referencia del pago y NO DEBE SELECCIONAR NINGÚN VALOR EN EL Banco^[2]

 

 

^[2] Para el enlace contable, el banco elegido en los cobros es independiente ya que se configura de forma única la cuenta para todos los bancos en Herramientas\Opciones\Contabilidad\Banco.

^[1. Para seleccionar aquel/los vencimiento/s que queremos cobrar, nos colocaremos encima y pincharemos en Asociar (o doble clic encima), con lo que cambiará el color a azul. Guardaremos. 

 

6.2 - Cobros a clientes

 

Al generar el cobro de un cliente (Procesos / Clientes / Cobros), debemos seleccionar el cliente para que muestre los vencimientos que se pueden cobrar.

También puede crearlo desde el vencimiento (Procesos / Clientes / Vencimientos) y con el botón derecho elegir Nuevo cobro.

Para localizar los vencimientos existentes con el medio de pago SEPA elegimos Remesa SEPA en el campo Pagado con.

Además, debe rellenar obligatoriamente la Referencia del cobro, el Banco del cliente (Banco terceros) y NO DEBE SELECCIONAR NINGÚN VALOR EN EL Banco^[6]

 

^[6] Para el enlace contable, el banco elegido en los cobros es independiente ya que se configura de forma única la cuenta para todos los bancos en Herramientas\Opciones\Contabilidad\Banco.

  

 

Debe comprobar que en la pestaña de Transferencia bancaria aparecen los datos de la remesa y si no, introducirlos. Después, guardaremos

 

 

7 - Generación de ficheros sepa (Transferencias / Remesas)

 

7.1 - Transferencia proveedor / subcontratista (transferencia SEPA)

 

 

Esta opción sólo está disponible en el software EBP Obras y Reformas PRO 2014^[7].

Para generar un fichero SEPA que recoja la transferencia al proveedor/subcontratista, debemos crear en la aplicación un pago bancario (Procesos \ Proveedores \ Remesa Bancaria o Procesos \ Subcontratistas \ Remesa Subcontratista). Damos a Crear. 

Elegimos el Banco, el medio de pago Transferencia SEPA, el período (Del - Al), damos a Buscar, y veremos los pagos que cumplan las condiciones en la parte inferior.

Seleccionamos los pagos que queramos incluir y damos a Guardar.

 

 

^[7] El software EBP Obras y Reformas Básica 2014 y Estándar 2014 no gestionan facturas de compra.

 

En el panel de navegación de la parte derecha aparece la opción de Generar SEPA, desde la cual podemos lanzar la generación del fichero.
También puede realizarse volviendo al listado de pagos bancarios, elegimos el que queremos generar fichero y con el botón derecho seleccionamos la opción Generar SEPA.

 

 

Al pinchar en la opción para generar el fichero SEPA aparecerá la siguiente pantalla donde se solicitará la fecha de la operación y la ruta y nombre del fichero SEPA (formato XML).

 

 

Cuando pinchamos en la opción de Aceptar, se generará el fichero y aparecerá el mensaje de generación satisfactoria. En caso de faltar algún dato de los necesarios para la generación del fichero, aparecerá un mensaje de error indicándolo.

 

 

7.2 - Domiciliación / remesa en banco (remesa SEPA)

 

Para generar un fichero SEPA que recoja la remesa al cliente, debemos crear desde la aplicación una nueva remesa bancaria (Procesos / Clientes / Remesa bancaria o desde el listado de cobros, botón derecho sobre un cobro, y elegimos Remesas bancarias). Damos a Crear.

Elegimos el Banco, el medio de pago Remesa SEPA, el período (Del - Al), damos a Buscar, y veremos los cobros que cumplan las condicione en la parte inferior.

Seleccionamos los que queramos incluir y damos a Guardar. 

 

 

En el panel de navegación de la parte derecha aparece la opción de Generar SEPA, desde la cual podemos lanzar la generación del fichero^[8].   

  

También puede realizarse volviendo al listado de pagos bancarios, elegimos el que queremos generar fichero y con el botón derecho seleccionamos la opción Generar SEPA.

 

 

Al pinchar en la opción para generar el fichero SEPA aparecerá la siguiente pantalla donde se solicitará la fecha de la operación, el tipo de remesa (Remesa SEPA Core / Remesa SEPA Entreempresas (B2B)), y la ruta y el nombre del fichero SEPA (formato XML).

 

 

Cuando pinchamos en la opción de Aceptar, se generará el fichero y aparecerá el mensaje de generación satisfactoria. En caso de faltar algún dato de los necesarios para la generación del fichero, aparecerá un mensaje de error indicándolo.

 

 

^[8] Sólo la versión PRO del software de Obras y Reformas 2014 puede generar el fichero para remitir al banco.